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【干货】如何实现团队的自组织管理

博锐管理在线 2020年10月27日 作者:张正平

    

 在金庸先生的《射雕英雄传》中,原本敌不过黄药师的全真七子却能够依靠“天罡北斗阵”与其战成平手。从企业管理的角度来看,这无疑体现了团队协同的巨大能量。特别是在当今的互联网商业环境中,以往“单打独斗”的竞争模式逐渐成为过去,现在企业间的比拼更多的是靠团队能力。


自组织管理能够帮助团队成员增强协同能力,提高团队工作效率,并最终增强企业的环境适应力和市场竞争能力,因而越来越受到企业的关注和重视。


简单来讲,自组织管理就是在共享愿景、目标的引领下,团队中的每个成员都可以成为组织的“中心”,而不需要像传统组织管理那样设立一个绝对的权威和管理者。这样,在自组织管理中,每个成员都会基于对共同愿景的认同而自我管理、自我负责,并通过不断协同完成团队事务,为组织创造价值。

 

集权式管理的弊端

 

自组织管理是对传统管理模式缺陷的弥补,更是新商业环境下企业持续发展的必然选择。在传统管理中,中央集权的绝对控制“中心”通过自上而下的方式向团队成员发布命令、进行管理,而团队成员只能执行命令,无法参与进团队运营的管理决策中。


这一管理方式造成了诸多弊端。


(1)处于“中心”地位的管理者很难真正做到对每项团队事务都考虑周全


因为团队管理涉及项目运营、团队建设、团队分享、团队文化等方方面面的事情,仅靠一个管理者负责很难面面俱到。即便是完成了,也常常由于没有足够的时间进行过程管理而导致无法达到最佳效果。


(2)在传统管理模式中,执行层面也常常会出现问题


因为团队成员没有参与到管理决策中,因此对管理者强行派发的指令、任务可能并不认同。这样,虽然成员迫于上级压力不得不去完成任务,但具体实践中的执行力如何,就颇为堪忧了。


(3)传统管理也很难获得团队的协同价值


每个成员都会对如何提高团队效率有着自己的想法和创意。只是,在传统管理模式中,团队成员的这些想法和创意往往很难真正落地(管理者不认可或者根本没有时间去倾听成员的声音)。这会不断挫伤成员的参与感和积极性,最终导致只有管理者一个人绞尽脑汁地去思考如何提升团队效率,而无法获得来自整个团队成员的支持。


通过自组织管理,让每个成员参与进团队事务和管理中,不仅能够真正实现对团队每一方面的细致考虑,还能够增强成员的认同感和归属感,让他们愿意自我管理、自我负责,主动为企业创造价值。


同时,自组织管理也更有利于挖掘和发挥每个成员的独特优势,从而形成整体协同效应,创造更多的团队价值。如让擅长项目管理的成员负责项目管理,让对项目都创意想法的成员带领团队进行更多优质项目的开发,等等。

 

如何进行自组织管理


下面以阿里ITU内贸团队的自组织管理实践为例,来详细分析如何进行团队的自组织管理。由于还没有形成高度的自组织化管理模式,因此该团队首先由主管向成员分配事务,然后接受事务的团队成员采取任务发布和认领的形式组织大家共同完成。


(1)任务的发布和认领


组织者首先需要把团队事务分解成更为具体细致的若干子任务,然后将这些子任务以任务认领表的形式放到共享和协同软件confluence上,以供有兴趣的团队成员了解和领取这些任务,如表1所示。


表1 任务领取表示例

9141.jpg

 

另外,有些任务还需要注明详细信息,认领的成员则需要填写上预计完成任务的时间。实践表明,子任务需要完成的时间越短,越容易被认领;而由认领者本人划定完成时间,也对成员形成一种内在的推动力,提高了任务完成度。同时,若出现无人认领子任务的情况,则一般由组织者自己领取,或者主动询问团队成员有无兴趣。


(2)促进任务的完成


除了任务发布,组织者还负有督促任务完成的责任。例如,提高单元测试的组织者,可以与同事分享自己在以往是如何解决一些难写的单元测试案例的;在团队群里表扬完成任务的同事,以激励和提醒其他领取任务的成员尽快完成自己的工作;在某项子任务进展不顺时,组织者要主动帮助成员分析解决问题,等等。


(3)鼓励每位成员都组织一项感兴趣的公共事务


团队成员之间容易受到暗示、传染等因素的影响。当一个成员积极支持其他同事组织的团队事务时,也必然会获得“投之以桃,报之以李”的回赠。因此,主管要鼓励每一位团队成员都参与到组织团队事务当中,以此形成成员间的互惠协同效应,从而最终提高组织效率,更好地完成团队目标。

 

主管在自组织管理中的作用

 

由传统管理团队向自组织管理团队的转型,离不开团队主管的鼎力支持和引导。具体来看,主管在自组织管理团队中主要是一种支持者、协调者和指导者的角色,如图1所示。

 

9142.jpg

图1主管在自组织管理中的作用

 


(1)支持组织者的工作


团队主管需要切实有效地去支持团队事务组织者的工作。比如,在团队会议上鼓励成员领取任务;在行动上做出表率,首先认领子任务,以鼓励和引导其他同事。


(2)支持团队成员实现自己的想法


在自组织管理团队中,主管的主要任务不是对具体的团队事务进行管理控制,而是挖掘团队每一个成员的潜能,帮助团队成员实现自我成长,从而增强团队的整体能力,更好更快地完成团队工作。


当任何一个成员提出关于团队工作的想法和创意时,主管都应该认真听取。如果这个创意是可行的,能够促进团队目标的实现,那么主管就要予以鼓励、赞同,帮助完善创意,并切实支持这些创意的落地;若这个建议并不符合团队需要,主管也要积极帮助成员分析其中的原因,促进成员成长,使他们在以后能够提出真正合理优秀的建议。


(3)鼓励团队合作


在自己的想法或创意得到团队主管的认同支持后,多数成员首先想到的都是独自去完成这个想法。这时,主管就要鼓励成员将自己这些优秀的想法分享出来,并与感兴趣的同事一起完成这件事情。这不仅能够加快优秀想法的落地,还有利于增强团队成员的协作能力,并形成分享合作的团队氛围。


(4)勇于承担责任


自组织管理对每个团队成员都提出了更高的要求。因此,在由传统管理向自组织管理转型的过程中,成员因能力欠缺或角色转化的不适应而出现一些问题是在所难免的。比如,由于缺乏实际的管理经验而造成项目延期或故障。在这种情况下,需要团队主管主动站出来承担责任,用切实行动对成员进行鼓励支持,给予他们充分的转变和成长空间,避免成员由于遭到挫折而对自组织管理模式产生质疑甚至否定。并且,主管主动承担责任,也会对团队成员形成一种压力和激励效应,促使他们更加努力地将自己负责的团队事务做好。

 

如何打造自组织团队

 

自组织管理中,不再有绝对的“中心”,每个成员都可能扮演着十分重要的角色。因此,进行自组织管理不仅需要管理者的鼎力扶持,更需要每一个团队成员的积极参与、配合与协同。从这个角度而言,打造自组织团队需要着重把握两点,如图2所示。


9143.jpg

图2 打造自组织团队的两个重点


(1)培养团队合作氛围


在自组织管理中,团队工作很少是由某一个成员“单打独斗”完成的,多借助成员间的合作。因此,培养良好的团队合作氛围对自组织管理团队来说显得十分重要。
 

一方面,在团队组建阶段,应该多吸纳那些具有更强团队合作意识的成员;另一方面,在具体工作中,也可以通过多种途径培养成员的团队合作意识。比如,明天就要发布软件的新版本,但某个成员所负责的模块仍然有问题没有解决,这时其他同事就可以一起来帮助该成员分析解决问题,从而及时完成预订工作,培养合作精神。另外,在工作之外,成员间也可以通过聚餐、打牌、唱歌等集体活动来培养良好的团队氛围。


(2)锻炼团队成员的管理能力


与传统管理模式不同,自组织管理中每个成员都会或多或少地参与团队事务的管理之中。因此,打造优秀的自组织管理团队还需要有意识地培养每位成员的管理能力。比如,对那些管理经验匮乏的成员,可以先让他们尝试诸如团队分享管理、团队活动管理等一些简单的管理工作,以便让成员积累经验,逐步培养起他们的团队事务管理能力。

 

自组织管理的效果

 

自组织管理的最大特色是弱管理。团队成员基于共享的愿景、目标,自我负责、自我管理,具有很强的团队意识,能够积极参与和支持团队公共事务,并从团队整体角度对相关事务提出自己的想法和创意;同时,团队中的每个成员都会参与到团队事务的管理和执行中,这种多重角色定位有利于团队成员间的理解、尊重和协作,从而提高效率,更好地完成团队目标。

最后,在执行力上,由于成员参与或组织的是自己擅长和感兴趣的事务,因此愿意付出更多的精力去完成这些事情,并为了实现团队目标而不断完善自我。






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作者 张正平 的介绍:
张正平,国际注册管理咨询师,中国企业管理学会理事。提供“战略管理咨询、人力资源咨询、组织运营咨询、企业文化咨询和商业模式咨询”服务, 手机/微信13335003141,微信公众号ID:zhang-zhengping。

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