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读书记|让工作效率翻倍的时间管理法则!

博锐管理在线 2017年6月29日 作者:黄兰兰

     在我们的日常工作中,你是不是会有如下苦恼:
 

每天感觉工作很忙,但一天下来,似乎又没干成多少事情。
手边工作越堆越多,只能通过加班来完成。
布置下去的工作,下属总是不能及时完成,或完成的质量不佳。



 
问题的症结很可能就在于你工作的“时间管理”上。
 
如何利用好你每天8小时的工作时间,高效的完成任务,让我们来学习华为公司是如何做好“时间管理”的。
 

1
    

目标明确,行动才有效!




 
没有目标,是时间管理的大忌。
 
同样,明确目标,是时间管理的一大法宝。
 
目标越明确,注意力越集中,就越容易在时间选择上做出更明智的决定。
 
反馈在工作上,就比如我自己,每天到办公室坐定之后,会在工作本上雷打不动的花上10分钟的时间梳理一下今天要完成的工作任务,并分出轻重缓急,且一一将其记录在本子上。
 
因为有清晰的记录和目标,心里很清楚每一项任务完成的大概时间,且在每完成一项任务后,就会其在后面打对勾,这样就会督促你管好自己的时间,争取在规定的时间里完成任务。
 
而每天最开心的事情,就是在快下班的时候
看到多达十几项任务都是打对勾的状态,而特别有成就感。
 
当然,工作不仅要有目标,还要让目标达到SMART标准。 

S:Specific 要具体;
M:Measurable 可度量;
A:Actionable 可实现;
R:Realistic 结果导向;
T:Time-based 时间限定



 
比如你安排两个下属完成同样一份工作,一位告诉他“务必在周五之前提交三家供应商的方案对比结果”,与另一位只告知“把供应商方案汇报给我”。
 
结果一定是前者能及时完成且能完成的更好。
 
因为只有心中对目标有数,才能保证工作的顺利开展,才能保证对时间的整体把握和全程控制。
 
也就是,当目标明确化,我们将选取一条最短、最便捷的路径,因为效率也是最高的。
 
那衡量一个目标是否明确,则体现在六大方面:


 
作为管理者,只有明确了目标与责任,则易于从总体上把握目标的协调平衡性,控制目标的按时完成。
 
但在确定具体目标时,有几点需要注意:
 
考虑到个人能力、发展潜力及能源条件因素;



 
这代表目标要和接受目标的对象有一定的适宜性,具备一定的可实现性,否则就是没有意义的。
 
将目标任务的表述细化至单位时间与工作细节,甚至包括工作的交接人员与支持人员;



 
也就是确定目标时,要注意目标完成过程的细节和相关环节,尽量细化,且明确具体的对接人员,尤其是需要团队完成的工作任务。
 
还要考虑到岗位职务因素,自上而下地按层次逐级落实,岗位职务高的,目标责任也大;反之,目标责任就小些;




2
    

目标管控,量化要到位!




 
平衡计分卡创立者罗伯特和诺顿认为“不能衡量,就不能管理。”
 
任何一个目标都应有可衡量的标准,越是可衡量,目标就越明确,越能给我们的行为提供更多的指导和建议。
 
目标可衡量的3个关键指标
 
比如你安排下属一项关于考勤统计的例子,让其“4小时内完成1000人的考勤统计,保证数据准确的情况下,形成考勤表。”
 
这样一个工作目标就包含了3个量化指标:
 

1.时量:4小时内完成;
2.数量:1000人的考勤统计;
3.质量:保证数据准确,形成考勤表。



 

这样一来,员工的头脑中就会清晰地形成3个“量”的概念,保证执行到位。如果取消其中一个量,都可能出现偏差。
 
即使是不同员工,在执行同一项工作时,也能够达成目标要求,按时,同量、同质地完成任务。
 
这也就是为什么越大的企业,反而不是能人战略,而更多地需要依赖严谨规范的体制和标准。
 
但也并非所有的目标都可以被量化。
 
比如说“心里体验、价值观、大方向”等类似的目标就难以衡量。但可遵循“能量化的量化,不能量化的质化”的原则。
 
使工作可以判定,使目标制定者与考核者都有一个统一、清晰的衡量标准。即使不能精确,也能有一个可把握的轮廓,一个可判定的尺度。 



3
    

目标可实现,才有执行力!




 
目标可实现,有两重含义:
 
---目标应该在有能力的范围内;
---目标应该有一定的难度。
 
目标经常达不到会让人沮丧,但太容易达到的目标也会让人失去斗志。
 
这就需要让目标的设置既能让工作内容饱满,也要具有可实现性。也就是说,目标可以是“跳起来摘桃”,但不能是“跳起来摘星星”。 
 

4
    

大小目标之间紧密相连!




 
目标的制定与自己的工作有一定的相关性。若与工作无关,或相关度很低,那么即使达成了,其创造的价值也不大。
 
与岗位职责相关联;



比如一个前台人员,她的工作目标可以是学外语,以便接电话的时候使用,但你不能为其制定全面学习品质管理,就不合时宜。
 
保持目标体系的整体相关性;



目标与实现的期限挂钩。当目标被较短的实现期限所限定,其方向就越明确,那么措施和方法就越具体。
 
目标与组织层次融合;



分清是企业发展目标,还是部门工作目标或岗位员工的工作目标。
 
将个人目标与企业目标二合为一。



企业效率的实现,关键就在于企业目标与个人目标是否一致,当两者方向一致时,员工与企业的效率才会同时提高。


5
    

以确切的时间点管控进度!






 
任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定。
 
例如“我一定要晋升”。目标是明确了,只是未明确是在什么时候完成,是半年,一年还是什么时候呢。
 
没有时间限制,对目标轻重缓急的认识程度就有不同,目标完成效率就缺少衡量的尺度,就会影响目标的及时达成。
 
可以根据工作任务的权重、事情的轻重缓急,拟定完成目标项目截止的时间要求。定期检查项目的完成进度,及时掌握项目进展的变化情况,以便于对员工进行及时的工作指导,并根据工作计划的异常变化做出及时调整,最终保持效率的提升。
 
人做事情都是为了追求快乐,躲避痛苦。有了最后期限,他就会对自己有一定的约束和要求,以及会考虑,若超出了期限,会给自己带来怎样的后果,自己是否能承担起这个后果。
 
这样他就会有有工作压力,随着截止时间的临近,迫使他更努力、更有效的完成工作。
 
但同样,设定最后期限时,必须保证最后期限的适度。
 
不能盲目追求速度。如果工作任务很复杂,难度较大,工作量较多,就需要确定一个适度的期限。而不能因为时间截止,而手忙脚乱应付。
 
总结一句,在工作中,做好时间管理你得做到:
 
首先,制定目标任务时须明确,给接下来的行动指明方向,避免工作盲目或混乱而浪费时间;
 
其次,制定的目标唯有量化到位,才方便执行和过程的管控,提高管理的成效;
 
再次,关注个体目标与组织目标的一致性,且保证目标完成的可实现性,同时具备时效性,才能在提高工作效率的基础上,达成最终全方面最佳的结果。



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作者 黄兰兰 的介绍:
黄兰兰, 三茅网专栏作家、国家人力资源管理师和企业培训师,有十多年人力资源管理实战经验。擅长招聘、培训、绩效及员工关系模块。在多家人力资源专业网站发布原创文章,业余时间经营自己的个人微信公众号《一个HR的杂家生活》。
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