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资深行政文秘/助理

 

《资深行政文秘/助理》课程大纲

课程意义:

你在公司是上司“身边”的人,看起来似乎冠冕堂皇,却不明确自己未来职业发展方向是什么?想成为上司的得力助手,却不知如何才能做得优秀?看着上司每日繁忙,想辅助他做更多的工作,却不知如何下手?面对上司,却不知自己在他心目中的价值是多少?辅助上司的工作,很多时候不知道如何去行使“权力”?遇到跨部门的沟通、协调问题,总是困难重重?整天忙得晕头转向,却只有苦劳没有功劳,如何让行政管理工作更有效率?想快速提升行政管理能力,却苦于没有专项的培训课程?为此,我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程,通过两天的集中训练,全方位提升行政管理人员的认知水平和实操能力。



授课方式:启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

课程时间:2天;6小时/天

授课对象:3~5年以上工作经验的中高级秘书助理

 

课程大纲:

第一讲:办公室综合管理

一、办公室管理制度的建立与推行

1.大型企业和中小型企业办公室管理制度的区别

2.如何制定具体的管理制度

二、办公室环境管理

1.办公环境常识:绿化、空气、光线、安全、设备、声音、色调

2.5S管理

3.办公室布置原则

三、办公文档、办公设施与日常用品的管理

1.不同文档的具体管理方法:信件、文书、电子文档、名片等

2.办公设备和公共设施的日常管理

3.文具等办公用品的采购和预算

4.固定资产管理

四、 后勤岗位员工管理

前台、车辆、食堂、保安、清洁、医务、杂志

五、公共关系管理

1.如何与媒体共舞

2.如何与政府沟通

3.面对突发事件的软处理与硬处理

 

第二讲:专业秘书/助理人际沟通技巧

一、成功沟通的秘诀

1.沟通的定义

2.沟通的双向性

3.保证沟通成功的三原则

二、有效职场沟通技巧

1.人际风格的类型:DISC工具导入

2.如何与上司沟通

2.如何与同事沟通

3.如何与客户沟通

4.如何与下属沟通

三、如何成为上司的“贴心小棉袄”

1.只有懂领导才能帮领导

2.如何取得上司的信任

3.正确领悟上司的意思

4.如何巧妙地提出建议

5.多领导的沟通技巧

 

第三讲:实用公文写作

一、公文写作概述

1.公文的类别和行文关系

2.公文写作四大原则

3.公文写作六大步骤

4.公文写作的规范:格式、时间、空间、职务、数字、层次及计量单位等

二、企业常用公文的写作

1.通知

2.请示与报告

3.批复

4.函

5.会议纪要

6.工作总结

7.工作计划

8.演讲稿

三、简洁有效地使用电子邮件

1.书写原则

2.书写技巧:发送对象、标题、内容、签名栏

3.电子邮件沟通礼仪

四、制作专业的工作简报(PPT)

1.明确目标、分析听众

2.设定逻辑:金字塔写作原则

3.如何选用文字、图表和动画让PPT更精彩

4.演示PPT:开场白和结束语

5.巧妙帮助上司熟悉PPT

 

第四讲:有效的会议/活动管理

一、导致会议低效的原因

二、高效会议的策划、组织与管理

1.所有的会议均以目标为核心

2.会议的节点管理:会前准备;会中协助;会后跟进

三、如何成为优秀的会议主持人

1.把控好会议的三个阶段:开始;进行;收尾

2.如何应对会议中发生的意外

3.如何对付与会群体中的“刺儿头”

四、项目性活动的管理

1.项目管理内容

2.大型活动的关键节点控制

3.常规活动如何推陈出新

 

第五讲:情绪与压力管理

一、如何提高自我情绪觉察力

1.辨识自己的情绪

2.先处理心情,再处理事情

二、如何处理工作上的负面情绪

1.愤怒管理的秘诀

2.你的压力指数是多少

3.如何管理压力

三、遇到挫折,如何自我激励

如何建立乐观思维

 

最后:结束语

一、分享与回顾

二、行动计划

 


《资深行政文秘/助理》培训目标

1.明确行政管理必须掌握的各项专业知识

2.了解不同风格的沟通方式,提升高效沟通技巧,提高关系协调能力

3.学会奠定非领导的“领导”地位

4.提升公文写作方法与技巧

5.策划和组织大型会议与活动

6.正确管理情绪与排解压力


培训师介绍

王晓珑

王晓珑

职业素养提升专家
15年知名跨国企业员工管理与培训经验
厦门大学外文系英语专业学士(能双语授课)
曾任:柯达(中国) 行政主任、内训讲师、总经理秘书
曾任:林德(中国) 总裁办公室主任、获“最佳讲师”称号
福建省礼仪协会理事;厦门人才中心特约讲师
中国女性形象工程特邀礼仪专家;厦门海峡导报《商务礼仪》专栏作者
长期担任厦门人才中心、厦门大学、安踏集团、中外运集团多家院校及企业特聘讲师
王晓珑老师曾先后就职于柯达、林德等知名跨国公司,分别担任总经办主任、亚太区总裁助理及内训讲师等职务,精通大型会议、活动策划及组织工作;掌握如何与政府、媒体及社会团体保持良好互动,熟悉行政管理制度和程序,熟悉保安、食堂、运输等行政事务。王老师将15年资深的行政管理体验与高端商务实践相融合,独自开发《资深行政文秘综合能力提升训练》、《客户经理职业形象与商务礼仪训练》等一系列课程,能单独进行英语授课,专注于职业素养、商务礼仪、会议管理、办公室管理等方面培训,在外累计培训场次达150多场,课程满意度高达95%以上,累计培训过4000余名企业员工。


服务过的客户有:

政府高校:集美大学、华侨大学、厦门海沧市政建设管理中心、龙岩市党校、厦门大学、福州大学、福建师范大学、济南大学、厦门理工学院、云南大学旅游学院、厦门华夏职业学院
物流:厦门港务集团、中外运集团厦门分公司、嘉晟集团、厦门斯巴特进出口、中外运集运厦门分公司、海天集装箱等…
金融业:台州农商行、成都农商行、临海农商行、吴江农商行、济宁农信社、杭州农行、浙江农行、台州农行、厦门农行、北京中行、南海工行、南沙工行、福州建行、兴业银行太原分行、兴业银行杭州分行、贵州省长顺县农村信用合作、厦门邮政等…
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