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专业行政文秘/助理

 

《专业行政文秘/助理》课程大纲

课程意义:

数百年来,各行各业都有文秘工作,它是一项常青的、不可或缺的职业,也是当今很多年轻人向往的职业。文秘是领导的得力助手,接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件,文秘的形象更是代表着单位的整体形象。但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事,需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计,通过两天系统化的梳理和强化,相信会给您最专业的职业指导。



授课方式:启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练

课程时间:2天;6小时/天

授课对象:1~3年工作经验的初级秘书助理,及有志从事文秘工作的人士

 

课程大纲:

第一讲:专业秘书/助理的角色认知

一、专业秘书/助理的定义与职业价值

1.行政人员的角色扮演:管家、助手、人际

2.企业需要什么样的行政人员

二、认清秘书/助理的十四项职责

三、专业秘书/助理必备的技能与素质

四、准确自我定位

1.初级:事务性文员

2.中级:事务性文员+协助管理

3.高级:独立管理+事务处理

五、专业秘书/助理的工作法则

1.摆正位置

2.积极主动

3.细心准确

4.严守机密

5.诚恳有礼

 

第二讲:如何提升文秘工作效率

一、高效率的文档管理技巧

1.文档管理的方法、原则及流程

2.高效名片管理-大大提升老板业务能力

3.如何运用信息科技进行客户关系管理

4.高效助理秘书必备之文书管理技巧

5.如何成为全方位信息整合工作者

二、如何为上司与自己管理时间

1.80/20原理的应用

2.优先级的排定

3.避免秘书人员的时间管理陷阱

4.如何优化上司的时间安排

三、会议管理技巧

1.会议 ( 活动 ) 的种类

2.会议的流程管理:会前准备;会中协助;会后管理

3.会议记录训练

四、上司出差行程管理技巧

1.行前安排

2.为上司搜集资料

3.制定完备行程表

 

第三讲:专业秘书/助理人际沟通技巧

一、成功沟通的秘诀

1.沟通的定义

2.沟通的双向性

3.保证沟通成功的三原则

二、有效职场沟通技巧

1.人际风格的类型:DISC工具导入

2.如何与上司沟通

3.如何与同事沟通

4.如何与客户沟通

三、上司需要什么样的秘书/助理:白骨精沟通高招

1.积极倾听

2.同理心

3.正向引导法

4.赞美法

 

第四讲:专业秘书/助理的形象塑造

一、女性行政人员的着装要求

1.职业装的选择

2.鞋、袜、包的搭配

3.巧用首饰、丝巾及其它配饰

二、男性行政人员的着装要求

1.公务西装的选择

2.穿西装的十大误区

3.衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配

三、专业秘书/助理的场合着装

1.正式严肃的会议场合

2.商务休闲的办公场合

3.优雅从容的社交场合

四、合宜的仪表修饰

化妆、修面、发型

五、专业的仪态

站、坐、走、蹲、手势、微笑

 

第五讲:专业秘书/助理的礼仪与应对技巧

一、商务用语礼仪

1.交谈礼仪

2.接打电话礼仪与技巧

3.电子礼仪:电子邮件、手机、传真等

二、商务往来礼仪

1.专业的接待态度

2.招呼技巧

3.介绍时的原则

4.握手技巧

5.交换名片

6.行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪

7.不同的送客方式

8.拜访的宜与不宜

9.馈赠礼仪

三、商务餐饮礼仪

1.中式:请客吃饭的艺术;桌位;点菜;上菜顺序;敬酒;餐桌禁忌;奉茶

2.西式:桌位;餐桌禁忌;餐具;上菜次序;酒水和咖啡;自助餐

 

最后:结束语

一、分享与回顾

二、行动计划

 


《专业行政文秘/助理》培训目标

1.了解专业秘书/助理的职责与角色,工作范围与未来展望。

2.学习提升工作效率的技巧,包含档案管理、时间管理、会议管理,以及上司的行程管理。

3.学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧,成为上司的得力助手。

4.学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧,塑造专业的形象。


培训师介绍

王晓珑

王晓珑

职业素养提升专家
15年知名跨国企业员工管理与培训经验
厦门大学外文系英语专业学士(能双语授课)
曾任:柯达(中国) 行政主任、内训讲师、总经理秘书
曾任:林德(中国) 总裁办公室主任、获“最佳讲师”称号
福建省礼仪协会理事;厦门人才中心特约讲师
中国女性形象工程特邀礼仪专家;厦门海峡导报《商务礼仪》专栏作者
长期担任厦门人才中心、厦门大学、安踏集团、中外运集团多家院校及企业特聘讲师
王晓珑老师曾先后就职于柯达、林德等知名跨国公司,分别担任总经办主任、亚太区总裁助理及内训讲师等职务,精通大型会议、活动策划及组织工作;掌握如何与政府、媒体及社会团体保持良好互动,熟悉行政管理制度和程序,熟悉保安、食堂、运输等行政事务。王老师将15年资深的行政管理体验与高端商务实践相融合,独自开发《资深行政文秘综合能力提升训练》、《客户经理职业形象与商务礼仪训练》等一系列课程,能单独进行英语授课,专注于职业素养、商务礼仪、会议管理、办公室管理等方面培训,在外累计培训场次达150多场,课程满意度高达95%以上,累计培训过4000余名企业员工。


服务过的客户有:

政府高校:集美大学、华侨大学、厦门海沧市政建设管理中心、龙岩市党校、厦门大学、福州大学、福建师范大学、济南大学、厦门理工学院、云南大学旅游学院、厦门华夏职业学院
物流:厦门港务集团、中外运集团厦门分公司、嘉晟集团、厦门斯巴特进出口、中外运集运厦门分公司、海天集装箱等…
金融业:台州农商行、成都农商行、临海农商行、吴江农商行、济宁农信社、杭州农行、浙江农行、台州农行、厦门农行、北京中行、南海工行、南沙工行、福州建行、兴业银行太原分行、兴业银行杭州分行、贵州省长顺县农村信用合作、厦门邮政等…
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