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高效会议管理技巧

 

《高效会议管理技巧》课程大纲

• 会议的意义
• 会议的目的
• 会议的种类
• 会议的频繁
• 会议成本的计算
集思广益图
会议的意义
• 会议是一个集思广益的渠道
• 会议显示一个组织或一个部门的存在
• 会议是一种群体沟通的方式
会议的目的
• 开展有效的沟通
• 传达资讯
• 监督员工、协调矛盾
• 达成协议与解决问题
• 资源共享
• 开发创意
• 激励士气
• 巩固主管地位
达成协议与解决问题
会议的种类
会议的频率
会议成本的计算
• 会议的时间成本
• 直接的会议成本
• 效率损失成本
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
• 会议效率不高的原因及预防性管理
• 高效会议的八大特征
• 会议规范
高效会议的预防性管理(二)
5.参会者要有听的技能
6.要充分作好准备工作
7.明确开会原因及目的
高效会议的八大特征
• 只有必要时才召集
• 好好筹划过
• 拟订和分发了议程表
• 遵守时间
• 一切按部就班
• 请了最有经验的和有才能的人出席
• 作出了评论和归纳
• 记录所有决定、建议和负责人
会议规范种类
• 时间安排方面的规范
• 固定的会议流程规范
• 会议本身要遵守的规则
固定的会议流程规范
会议本身要遵守的规则(一)
1.参会者要将工作安排交给会议主席
2.超过1小时的会议要有书面的通知
3.所有参会者都要有准备发言的心态
4.会议要能准时开始、准时结束
5.负责人对决议能否达成负主要责任
会议本身要遵守的规则(二)
6.在会上要维护别人的尊严
7.要有人提出不同的意见
8.会后要能拿到书面的记录
9.参会者要履行反馈职责
10.要请第三方监控会议质量
第三讲 开会前的准备工作
• 是否要开会
• 准备工作的作用
• 1H5W
• 准备工作核对单
• 主持人的准备工作
准备工作的作用
• 选择最恰当的选择方式
• 使参会者能对讨论有清楚的方向可循
• 清楚的告知参会者应有何种行为表现
• 节省时间与减少冲突
会议准备的5W1H法
主持人的4个准备
设定沟通目标
制订行动计划
预备可能的争执
进行SWOT分析
SWOT分析
第四讲 成功会议的五种策略
如何做开场白
• 定义:3~5分钟的谈话,系统、简洁及有明确宗旨。
• 内容:开会目的,时间安排,议事方式,纪律规则等。
• 程序:
• 概观会议进行程序;
• 提供与会议有关的资讯;
• 规范议程;
• 指定会议记录者;
• 征求对议程设计的意见。
如何分配发言时间
v 主持人的发言时间应掌握在20%要尽量保证每个人发言机会均等;尽量开成一种互动的会议氛围。
如何掌握议事进度
• 语言方式
• 非语言方式
如何达成决议—决策方式
彼德·德鲁克决议法:
• 用足够多的时间检视困难所在,并是参会者达成共识
• 列举或图示各提案并开始讨论
• 客观比较各提案的优劣,避免意气之争
• 估计各提案之获益律
• 估计有无采集更多参考资料的需要
• 征求反对意见
• 以中立角度检视正反意见
• 寻求与会者对各题案之认同
• 对提案做适当的休整与妥协
• 确认议事结果
• 组成或指定议案执行的监督单位。
4种群体决策
4种团队决策法
Ø 头脑风暴法
Ø 德尔菲法
Ø 思路转换法
Ø 易地思考法
第五讲 会议中的沟通与反馈技巧
v 会议中的沟通
v 会议中的反馈技巧
沟通的漏斗
沟通的定义
沟通金三角
沟通的冰山模式
有效沟通原则
Ø 有明确的沟通目标
Ø 有明确的时间约束
Ø 重视每一个细节
Ø 积极倾听
Ø 努力达成目标
造成沟通困难的因素
• 缺乏自信,主要因为知识和信息掌握不够
• 重点强调不足或条理不清
• 不能积极聆听,有偏见,先入为主,判断错误
• 按自己的思路思考,忽略他人的需求
• 失去耐心,造成争执
• 准备不充分,没有慎重思考就发表意见
• 时间不充分
• 情绪不好
• 语言不通
• 大脑过滤
• 记忆力差
如何建立信任
v 找共同点
v 适当展示自己的能力和水平
v 适当暴露自己脆弱的地方
v 不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
批评三部曲
第六讲 主持人的会议管理技巧
v 倾听的技巧
v 实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容,与他一起去体验,感受整个过程。这是一种管理技巧,可以通过学习和锻炼得到提高。
倾听的礼节
v 听听别人的故事
v 听听别人完整的故事
v 先听听别人完整的故事
倾听的技巧
v 点头且微笑
v 眼神的接触
v 发出倾听的声音
v 身体向前倾
v 重复和总结
v 必要时做记录
倾听的误区
v 别人说话时你在想你自己的事
v 边听边与自己的不同观点比较
v 经常打断别人的谈话
v 为演讲者结束他的演讲
v 忽略过程只要结果
v 仅听自己想听或愿听的东西
v 精力不集中,易被其他东西干扰
表达感受的两句话
说话技巧
v 展示
v 探询
v 评论
v 建立
v 测试理解情况
第七讲 如何对待会议中的意外情况
v 与“cicada蝉”相遇
v 与“shark鲨鱼”相遇
v 与“donkey驴”相遇
v 遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”
v 与“crab螃蟹(跑题者)”相遇
与“cicada蝉”相遇
v 讲故事(和讨论的主题无关)
v 讲了很长才进入主题
v 讲的太模糊,没有具体事例
v 拒绝倾听别人的主要观点
对于“cicada蝉”的解决
v 可用话语或非语言的暗示
v 事先提醒关于会议的程序和时间限制
v 用总结的方式结束
与“shark鲨鱼”相遇
v 有攻击别人的倾向
v 总是给予消极的、否定的意见
对付“shark鲨鱼”型发言者的办法
• 非语言性打断
• 重申会议规范
• 反问法
与“donkey驴”相遇
v 过于敏感
v 防卫性很强,心中有面墙
v 不能站在别人的立场看问题
对付“donkey驴”型发言者的办法
Ø 点名发言
Ø 重复问题
Ø 突出他的贡献
遭遇“rabbit tracking兔子般追踪”
v 质疑正在使用的程序
v 总是提议不同的程序或建议
v 解决的方法:
1.肯定他的贡献
2.重申可以试用现在的程序
与“crab螃蟹(跑题者)”相遇
v 开会的同时一并做别的工作
v 私自进入小团体讨论
v 时常接电话
v 瞌睡
v 其他:以笔敲桌,背对发言者,故意看别处等
对“crab螃蟹”型发言者的办法
• 强调时间压力
• 重申会议规范
• 带入别人
• 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
v 主持人的守则与责任
v 参会者的守则与责任
v 如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
v 营造和谐气氛
v 按照议程进行
v 正确讨论总结内容
v 引导发言者解释使人困惑的发言
v 帮助参会者理清不假思索的想法
v 尊重别人,避免会中意见一边倒的情况
v 减少与议题无关的争辩和讨论
v 保证中立态度
主持人作为矛盾调停者的失败表现
v 听完陈述后,就没词了
v 向双方之一表示赞同
v 阻止对方宣泄,建议双方冷静下来后再谈
v 认为双方都有错误,指出两者各自存在的问题
v 建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议
v 引导双方攻击你
v 缩小问题的严重性
v 换话题
v 当双方争执时,表达不愉快的情绪
参会者的守则和责任
v 会前充分准备
v 会中全情投入,贡献自己的创意与意见
v 以解决问题为己任
v 开放的心态,摒除部门之见
v 尽可能多的获取信息
v 耐心聆听,尊重他人的意见
v 勇于发言,言之有物
v 不隐善扬恶,不人身攻击
v 避免不当的肢体语言
v 会后总结
如何处理会议中的冲突
第九讲 会议记录
v 会议记录者的功能
v 谁能胜任会议记录者
v 对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
v 仅次于主持人
v 记录及维持议程所设计的 顺序
v 协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
v 反应快
v 写字快
v 知识面广
v 记忆力特别强
v 组织能力强
v 倾听能力强
v 总结能力强
会议记录的10大建议
团队会议的误区
社会性懈怠
团体思维
团体极化
第十讲 会后跟进
v 作参为者的会后跟进
v 作为主持人的会后跟进
v 自我评定
v 怎样提高下次会议的质量
v 关于习惯
参会者会后跟进的内容
v 拿到会议记录以后要细读
v 分析不同参会者的众生相
v 考虑自己任务的完成方法
v 会议是一项新任务的开始
主持人的会后跟进
• 请大家填写会议评估表
• 针对意见做出改进措施
• 询问和联络缺席的同事
• 制定跟进计划,负责跟进
• 如有需要找高层协助
• 如计划进行顺利,取消下次会议
• 会议之后检讨得失
主持人会后自我评定问卷(一)
• 在开会中有没有人误解过我的意思?
• 我有没有在别人谈话时跳到其他话题?
• 有没有在会前让员工了解会议的内容?
• 面对别人说话的时候是不是很紧张?
主持人会后自我评定问卷(二)
• 是否遇到只有主持人说话而没人参与?
• 谈话结束后是否确认别人明白了你的意思?
• 在分派工作时大家是否都看着我而不提问
• 总会把事情的前因后果呈现给别人吗?
• 是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来?
• 是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗
提高下次会议质量
v 只有必要时才开会
v 会前要做准备
v 事先颁发议程
v 准时开会准时结束
v 有意识把握会议的方向
v 注意力集中在政策和行动上
v 会议记录应阐明最后的结论
v 会议成功只有用结果衡量
v 强调实施所有的决定
v 鼓励沉默的人发言,阐明糊涂的观点,删除重复的话题
改变旧时的习惯
v 写下想改变的习惯
v 写下你的目标
v 列出习惯带来的问题
v 列出改变习惯的好处
v 奖励自己
v 坚持21天
v 回顾新的习惯行为

培训师介绍

杨悦澜

杨悦澜
事成企管首席HR管理教练、高级人力资源管理师讲师、人力资本圈创始人,悦澜HR学院院长
全国多家咨询公司合伙人兼高级咨询顾问、项目负责人、高级讲师
曾在多家企业集团及上市公司任企业培训经理、人力资源经理、副总等职务
国际人力资源管理硕士、复旦大学MBA研修
曾师从华人成功学大师陈安之、心理学潜能大师安东尼罗宾斯、亚洲快嘴张锦贵、神经语言学尚致胜、世界行销大师杰亚伯拉罕等顶尖大师,同时对快速提升学习力、快速阅读力有一定的研究和授课。

培训经验:10多年企业工作经验,多年培训行业经验,总培训课时10000余课时。擅长培训体系建设、团队素质训练、管理技能课程、战略绩效薪酬管理。授课风格:老师的授课风格轻松活泼,幽默风趣,善于引导学员通过实际案例来加深对课题的认识和理解,并能充分调动学员的情绪。在授课的过程中注意解决学员实际工作中所遇到的问题,给予实用的工具和方法。
培训形式:现场体验教学+实战教练指导+经典案例分析+实用工具方法+轻松幽默风趣+师生互动升华=现场教练
服务过的客户:上海汽车集团、宝钢集团、华东电网、中国石化、太原一建、新华传媒、晨光文具、平安保险、中国人寿、太平洋人寿、安邦财险、安侯保代、中国农行、中国建行、中国移动、中国联通、奥达科金属制品、浙江商讯、江苏汽配、华鼎集团、利丰集团、美都教育、浙江绿野汽车等。
开发与讲授的课程:
精益人力资源管理类:《企业培训体系建设与培训管理》、《企业培训师培训(TTT)》、《全面绩效管理及实施》、《全面薪酬管理策略及实务》、《非人力资源经理的人力资源管理》、《年度培训计划制订实用工具与方法》、《企业人全面职业生涯规划》、《高效招募选材体系实务》、《人力资源战略规划与企业预算》、《全面战略人力资源审计》、《战略劳动关系管理》
职业素质类:《职业化团队与高效执行力提升训练》、《高效会议管理》、《高效时间管理》、《高效目标管理》、《咨询式问题解决方法》、《跨部门沟通管理》、《职业化五项修炼》、《高效能人士的七个习惯》、《打造卓越执行力》、《制造业中高层干部素质训练》
营销销售类:《从销售骨干走向管理高手》、《高绩效狼性营销团队打造》、《狼性销售团队建设及考核》、《实效销售过程管理技能训练营》、《高绩效渠道开发及维护》、《顾问式销售》、《电话销售技巧训练》
培训理念:致力于通过训练来提升企业管理人员和员工的综合素质,使培训成为提升企业绩效、实现企业战略目标的核动力。
客户评价:杨老师的课程,内容贴近实际,语言风趣幽默,深入浅出,培训方式灵活多样,从学员的角度进行启发和思考,有效的将所学运用到实际工作中去。能帮助学员快速提高能力,能帮助企业快速提升市场竞争力。
服务过的客户有:上海汽车集团、宝钢集团、华东电网、中国石化、太原一建、新华传媒、晨光文具、平安保险、中国人寿、太平洋人寿、安邦财险、安侯保代、中国农行、中国建行、中国移动、中国联通、奥达科金属制品、浙江商讯、江苏汽配、华鼎集团、利丰集团、美都教育、浙江绿野汽车等。
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