当前位置:培训频道岗位技能培训行政人事 》韦老师:高级文秘、行政助理综合技能实战培训 (课程编号:100143152)

高级文秘、行政助理综合技能实战培训

 

培训目标

1. 明确各级行政管理人员的职业发展方向;
2. 学会编写自己的岗位说明;
3. 明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识;
4. 学会奠定非领导的“领导”地位;
5. 运用流程化管理技能提升行政管理工作水平;
6. 有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率;
7. 规范文档管理为企业运营发挥重要作用;
8. 提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力;
9. 学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧;
10.了解商务接待活动中各项礼仪,体现企业良好形象。

课程大纲

第一部分 职业素养篇
一、秘书/行政助理职业特性与素质要求
1. 秘书/助理人员的自我角色定位
① 初级秘书/助理:事务性文员
② 中级秘书/助理:事务性文员+协助管理
③ 高级秘书/助理:独立管理+事务处理
★ 视频:为什么不提拔我?
★ 现场演示:“用什么方式说话,永远比说什么更重要”
2. 优秀秘书/助理人员的胜任素质
① 如何提升秘书/助理人员的素质
② 优秀秘书与一般秘书的差异
★ 案例分析:对待岗位的三种不同观点的人,命运怎么就这么不一样呢?
第一种人认为:初级秘书不就是端茶倒水,接听电话,就是个“万金油”角色;第二种认为吃年轻饭,混日子;第三种可是个有心人,知道脚下的路该怎么走,剖析她的成功路是怎么走的。
二、秘书/助理的职业生涯规划
1. 什么是职业生涯规划?
2. 为何要进行个人职业生涯规划?
① 分析自我,确立人生的方向
② 准确评价个人特点和强项,在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势
③ 看到秘书/助理职业发展规划的前景,提供前进的动力
★ 小组讨论:获得员工成长与企业绩效的双赢
3. 职业生涯规划的简单步骤
① 掌握SWOT分析工具进行自我分析
② 运用“5W提问”法进行自我分析
◎ What I am? 我是什么样的人?
◎ What I want? 我想要什么?
◎ What I can do? 我能做什么?
◎ What fit I most? 什么是最适合我?
◎ What I can choose?我能够选择什么?
★ 走进实战:“我的命运我把握,我的前途我做主。”
★ 运用SWOT分析工具认识自我
三、秘书/助理商务礼仪规范
1. 塑造良好的个人职场形象
① 着装的TOP原则
② “拒绝”着装败笔——着装误区
③ 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人
★ 案例:为什么不录用我,我错在哪呢?
2. 基本商务礼仪
办公室礼仪/接待礼仪/电话礼仪与应对技巧
★ 现场演示:如何着装让我更优雅和自信
四、办公室5S管理
1. 5S的概念
2. 推行5S的重要性
3. 如何做好办公室的整理、整顿、清洁、清扫工作
4. 长期有效地推动5S工作的注意事项和操作方法
★ 现场模拟:算一算人生有多少年在工作?良好的环境对我们有多重要,教会你5分钟快速掌握5S技巧。
第二部分 工作技能篇
一、时间管理及工作统筹技巧
1. 时间管理的误区
2. 时间管理的原则
① 目标管理与80/20法则
② 缓急轻重的优先管理
③ 个人时间与领导工作时间计划与安排
3. 时间管理小窍门
4. 办公室接待与电话处理
5. 上级的时间管理与安排
6. 自我情绪控制与压力管理
7. 上司出差日程管理与工作计划
★ 小组讨论:“你一天的工作是怎么安排的?”
我们每个人的生命就是通过时间来计算的。如果活到70岁,你拥有25500天。每人每天都有24小时,1440分钟,86400秒。人——倒计时,人的出生是偶然,但死亡是必然,如何管理你好你的时间,让自己活出精彩?
二、会务组织与管理
1. 成功组织会议的技巧
2. 组织阶段的工作:会前准备/会中协助/会后整理
3. 会议座次安排的学问
★ 练习:小组讨论:如何协助召开公司例会
★ 案例:如何应对会议中的“漏洞”?
三、信息、文档管理与运用
1. 信息收集
① 信息工作的六个基本要求和三个诀窍
② 收集信息工作的三个诀窍
③ 信息的查实及传递
④ 信息的储存与保密
2. 文档管理
① 文档分类及储存的工作规范
② 文档查阅及分装的工作规范
③ 文档销毁及保密的工作规范
★ 案例:李秘书的返工引起的深思
四、行政公文写作技巧与处理实务
1. 行政公文写作的基本要求
2. 行政公文的格式
3. 常用行政公文写作及公文格式要素范例
① 通用公文:报告/请示/批复/函/决定/公告/通告
② 事务公文:工作计划/工作总结/会议纪要
③ 礼仪文书:请柬/介绍信/推荐信
★ 案例分享:请示/报告混为一体
★ 撰写初稿练习:通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写
第三部分 统筹管理篇
一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧
游戏导入:通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义,并导出沟通的意义所在。
1. 成功沟通的秘诀
① 学会聆听:不轻易打断对方的话
② 怎样反问:了解对方的需求
③ 如何肯定:肯定对方——微笑、点头、是是是
④ 表明立场:拒绝的艺术
⑤ 提出解决方案:提出2-3个解决方案
★ 案例:如果是你该怎么说?——为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价
2. 有效沟通过程及环节
① 信息发送、接收、反馈
② 有效发送的技巧
★ 现场演示:沟而不通的后果给我们带来的启事
3. 认识你的沟通对象
① 与上级沟通的原则
② 与各种性格的领导打交道技巧
③ 跨部门的沟通技巧
★ 游戏:究竟是谁的错?
二、行政管理人员办公室事务管理
1. 后勤管理(前台、车辆、食堂、清洁)
2. 办公室设备管理(电话、传真、复印机、电脑)
3. 员工安全和保密工作
4. 公共关系管理
★ 全景案例:某公司年度大型庆典活动策划始末
★ 案例:如何应对车辆管理的“漏洞”?
三、事物性项目性工作的组织管理
1. 事务工作有哪些
2. 学会列事务清单
3. 用项目计划管理工作
★ 沙盘演练:如何设计大型接待计划并实施
四、课程分享:我学到了什么?

培训师介绍

韦老师

曾任上海LYMA(英国)人力资源总监,深圳海王药业集团(上市公司)大区总经理,上海WATA (日资)总经理、恒源祥、苏州三药厂、苏州房屋置换中心、苏州委易印刷、太仓仓环、太仓恒鑫、太仓德威、上海天使股份、徐州维维集团、江苏新事达、苏鑫集团、深圳礼安电子、苏州松下电子、台湾冠鑫电子、苏州大学文正学院、重庆金夫人、香港屏洋服饰、香港托尼-艾加电子、杭州远大等企业顾问。学历:MBA(留学新加坡)人力资源方向,擅长的项目有企业行政效能系统、人力资源系统、市场营销系统、CIS系统市场导入。策划的项目有56项,其中成功策划海王张铁林华东招商会、苏州沈阳两市市政府联谊会。培训的学员有两万余人。

培训对象

企业各级行政管理人员、各级助理和秘书、办公室主任等。

所属分类
所属专题
关键词
高级文秘、行政助理、综合技能、行政秘书、办公室技能、财务管理、生产管理、
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