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专业行政文秘/助理培训

 

《专业行政文秘/助理培训》课程大纲

授课对象:秘书助理/行政人员
时间安排:2019年4月16-17日(周二、周三)9:00至16:30
人数限制:36人


● 引言
您是秘书、助理、行政管理者,是领导“身边”的人,您是否对以下问题感到困惑:
1、同样的工作机遇,同样的发展平台,为什么有的人能在很短的时间里平步青云,成为领导的得力助手,成为企业不轻易被取代的人,而有的的人付出不少,却不能被领导认可?
2、想成为领导的得力助手,却不知道如何才能做得优秀?
3、看着领导每日的繁忙,想辅助他做更多的工作,却不知从何下手?
4、面对领导,不知道自己在领导心目中的价值是多少?
5、领导交办的工作,努力去做了,但为什么结果与领导的要求差距甚远,领导不满意呢?
6、工作中总是被动,想主动却缺乏清晰的努力方向?对后勤工作缺乏基本的理论支持?
7、辅助领导的工作,很多时候不知道如何去行使权利;碰到“难缠”的下属,不知道如何奠定自己的“领导”地位?领导催办的工作,对方总是拖延,自己却无力解决?
8、与领导工作中积累的各种社会资源,却不知道如何去利用?如何把握和领导的距离,心中没底?
9、对公司的“潜”规则,不知该如何应对?
10、对领导交办的文书工作,却不知如何把握其权重?
11、礼仪看似微不足道,如何认知其重要性?
12、在所从事的工作中总是被动行事,如何才能主动掌握工作节奏?
13、不明确自己未来职业发展方向是什么?


诸如以上的问题,是大多数秘书/行政管理者在工作中感到困惑的,如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养,成为行政人员亟待解决的问题。
——如何全方位打造五星级秘书 / 行政助理,通过学习从优秀到卓越!努力提升工作效率,提高自己在领导心目中的价值!


课程收益:
→  明确各级行政管理人员的职业发展方向;
→  岗位认知,职责明确;
→  明确行政管理工作必须掌握的各种专业知识;
→  学会奠定非领导的“领导“地位;
→  运用流程化管理技能提升行政管理工作水平 ; 
→  有效利用时间管理的工具,提高自身工作效率;
→  规范文档管理为企业运营发挥重要作用;
→  提升的商务公文写作技巧,提高驾驭文字的能力;
→  学习掌握会议的组织策划和高效主持会议技巧;
→  了解作为一个专业化的前台行政人员所需具备的职业形象与商务接待的内涵; 
→  掌握沟通的基本步骤,学习沟通的基本方法,了解沟通的基本原则,以其提高人际沟通技巧。
→  学习如何从优秀到卓越的方法,成为五星级秘书/助理的的能力及方法
→  明确秘书人员的职责角色与功能
→  提高工作效率,帮助秘书人员将工作化繁为简
→  塑造专业的秘书形象
→  掌握专业秘书的礼仪与应对技巧


课程背景:
数百年来,各行各业都有文秘工作,它是一项常青的、不可或缺的职业,也是当今很多年轻人向往的职业。文秘是领导的得力助手,接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件,文秘的形象更是代表着单位的整体形象。
但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事,需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计,通过两天系统化的梳理和强化,相信会给您最专业的职业指导。


课程收益:
● 了解专业秘书/助理的职责与角色,工作范围与未来展望
● 学习提升工作效率的技巧,包含档案管理、时间管理、会议管理,以及上司的行程管理
● 学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧,成为上司的得力助手
● 学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧,塑造专业的形象


课程时间:2天,6小时/天
课程对象:秘书助理或行政人员,及有志从事文秘工作的人士
课程方式:启发式互动教学、小组讨论、案例分析、角色扮演、培训游戏、模拟演练


课程大纲:
一、专业秘书/助理的角色认知
1. 专业秘书/助理的定义与职业价值
1)行政人员的角色扮演:管家、助手、人际
2)企业需要什么样的行政人员
2. 认清秘书/助理的十四项职责
3. 专业秘书/助理必备的技能与素质
4. 准确自我定位
1)初级:事务性文员
2)中级:事务性文员+协助管理
3)高级:独立管理+事务处理
5. 专业秘书/助理的工作法则
1)摆正位置
2)积极主动
3)细心准确
4)严守机密
5)诚恳有礼


二、如何提升文秘工作效率
1. 从高效率的文档管理技巧
1)文档管理的方法、原则及流程
2)高效名片管理-大大提升老板业务能力
3)如何运用信息科技进行客户关系管理
4)高效助理秘书必备之文书管理技巧
5)如何成为全方位信息整合工作者
2. 如何为上司与自己管理时间
1)80/20原理的应用
2)优先级的排定
3)避免秘书人员的时间管理陷阱
4)如何优化上司的时间安排
3. 会议管理技巧
1)会议(活动)的种类
2)会议的流程管理:会前准备;会中协助;会后管理
3)会议记录训练
4. 上司出差行程管理技巧
1)行前安排
2)为上司搜集资料
3)制定完备行程表


三、专业秘书/助理人际沟通技巧
1. 成功沟通的秘诀
1)沟通的定义
2)沟通的双向性
3)保证沟通成功的三原则
2. 有效职场沟通技巧
1)人际风格的类型:DISC工具导入
2)如何与上司沟通
3)如何与同事沟通
4)如何与客户沟通
3. 上司需要什么样的秘书/助理:白骨精沟通高招
1)积极倾听
2)同理心
3)正向引导法
4)赞美法


四、专业秘书/助理的形象塑造
1. 女性行政人员的着装要求
1)职业装的选择
2)鞋、袜、包的搭配
3)巧用首饰、丝巾及其它配饰
2. 男性行政人员的着装要求
1)公务西装的选择
2)穿西装的十大误区
3)衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配
3. 专业秘书/助理的场合着装
1)正式严肃的会议场合
2)商务休闲的办公场合
3)优雅从容的社交场合
4. 合宜的仪表修饰
1)化妆、修面、发型
5. 专业的仪态
1)站、坐、走、蹲、手势、微笑


五、专业秘书/助理的礼仪与应对技巧
1. 商务用语礼仪
1)交谈礼仪
2)接打电话礼仪与技巧
3)电子礼仪:电子邮件、手机、传真等
2. 商务往来礼仪
1)专业的接待态度
2)招呼技巧
3)介绍时的原则
4)握手技巧
5)交换名片
6)行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪
7)不同的送客方式
8)拜访的宜与不宜
9)馈赠礼仪
3. 商务餐饮礼仪
1)中式:请客吃饭的艺术;桌位;点菜;上菜顺序;敬酒;餐桌禁忌;奉茶
2)西式:桌位;餐桌禁忌;餐具;上菜次序;酒水和咖啡;自助餐


六、结束语
1. 分享与回顾
2. 行动计


培训师介绍

王晓珑

王晓珑
原林德(中国)总裁办公室主任

资历背景
福建省礼仪协会理事
DISC认证讲师/测评师
厦门人才中心特约讲师
中国女性形象工程特邀礼仪专家
厦门海峡导报《商务礼仪》专栏作者
16年知名跨国企业员工管理与培训经验
厦门大学外文系英语专业学士(能双语授课)
曾任:柯达(中国)行政主任、采购经理、内训讲师、总经理秘书
曾任:林德(中国)总裁办公室主任、资深讲师,获“最佳讲师”称号
长期担任厦门人才中心、厦门大学、安踏集团、中外运集团多家院校及企业特聘讲师
授课风格
王老师授课注重互动、体验、角色扮演、实例操作,让学员在练中学,学中练,避免“学而不用,听了就忘”。在海量案例中,揭示员工职业素养提升的误区与禁忌,塑造企业专业形象。结合企业的现状,对企业现有商务礼仪、接待及大型会议提出建设性、实操性反馈,推动商务礼仪日常化和标准化。
授课经验
江苏沭阳地方税务局、长沙商务局、厦门海沧市政建设管理中心、龙岩市党校、厦门大学、福州大学、福建师范大学、济南大学、哈尔滨铁路局、北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院、IT税务服务、中山市城市管理行政执法局直属分局、广州质检院、天生桥水力发电总厂、东南汽车、厦门港务集团、中外运集团厦门分公司、嘉晟集团、厦门斯巴特进出口、海天集装箱/珠海交通集团、兴业银行、农商银行、农行、工行、建行、中信银行、移动通信、中国银行、广发银行、国际银行、中国邮政储蓄银行、英大证券有限责任公司、华润置地……

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