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行政工作统筹管理(5月10—11日成都)

    

课程大纲

适用对象
行政总经理、行政总监、人事行政部经理、人力资源部经理、总经理办公室主任、总经理高级秘书、部门行政助理、办公室秘书


做好行政统筹工作,把握进度主动权!
行政管理工作是企业的中枢神经系统,行政管理工作的广度,涉及到一个企业的全部运作过程;行政管理工作的深度,又涉及到许多局外人难以想象的细枝末节。企业的行政管理如此重要,但却很少有人以统筹的思维来开展工作。对此,许多行政管理工作者深感困惑——
q 行政工作缺乏理论支持,不能主动掌握工作节奏?
q 行政工作缺乏标准流程,不知从何处下手?
q 缺乏战略性思考,不能系统性统筹管理行政事务?
《行政工作统筹管理》课程,从企业行政工作日常管理出发,对行政统筹、组织管理、信息管理、运营管理、有效沟通等问题进行有针对性的诠释,帮助学员进行系统化的专业训练,全面提升解决问题的统筹能力和实施操作水平。
 
课程收获
1、陈述行政统筹的基本认知
2、描述行政统筹的内涵和范围
3、陈述大型会议管理流程
4、运用企业沟通渠道建立的方法


学员评价
最大的感触是项目统筹管理(WBS)的学习可以是工作更系统化,更有计划性,更有条理性,更便于工作的开展。印象深刻知识点有WBS学习、有效沟通、会议统筹管理。
——朱同学
会议管理、WBS、关键路径图,让每人都可以参与及融入到课堂当周,小组讨论较多。很有用,指导了方向,让我思路清晰很多。
——赵同学


课程大纲
【第一天上午】
一、关于行政统筹的基本认知
1、当前环境下行政管理的转型
(1)从管家型到枢纽型
(2)从经验管理到科学管理
(3)从被动执行到主动推进
2、行政统筹的绩效价值
(1)协调的功能
(2)优化的功能
(3)执行的功能
(4)服务的功能
3、行政管理工作的困扰及其应对
(1)工作内容和效果的无形性
(2)任务的被动性和突发性
(3)外界对其管理效果评价的主观性
(4)管理特征的政策性和协调性
4、行政统筹管理的领域
(1) 硬件—办公环境、办公设施、后勤资源
(2)软件—管理效率、工作流程、预见性管理
(3)人员—工作心态、服务意识、习惯、个性
5、审视行政部门存在的价值
(1)努力发现业务部门的需求- 避免被边缘化
(2)努力满足企业运作的核心需求-被高层所依赖
(3)努力创造企业和业务部门的需求-凸显自身价值


【第一天下午】
二、企业运营的统筹管理
1、事务性工作的统筹管理体系
(1)建立管理法规
(2)量化管理标准
(3)制作点检工具
(4)完善抽查记录
2、办公环境的统筹管理
(1)办公环境管理的特点和难点
①繁杂、琐碎
②突发性、被动型
(2)如何保证管理的有效性
①使任务可视化-除去感觉和经验导致的盲区
②制作管理工具-降低检查和监督的成本
③建立工作标准-保证执行过程的可操行性
(3)有效管理标准的特征
①可衡量-能够量化到点
②可检验-不能产生争议
③可追溯-便于检查监督
(4)管理效果的检验
①复杂的事情简单化
②简单的工作流程化
③让经验可以复制
④降低对人的依赖
演练:行政事务管理工具的演示及制作
案例:洗手间管理文化
3、其他行政事务的管理规范
(1)饭堂管理规范(作业、卫生、安全、采购)
(2)保安管理规范(培训、安全、工作标准)
(3)公务车管理规范(司机培训、考核)
(4)前台管理规范(礼仪、标准化)


【第二天上午】
4、会议筹划与管理
(1)会议的行政筹划与准备
①企业会议类型
②各类会议的筹划要点
③会议席位的礼宾次序
④为效果服务的几种会场模式
(2)行政例会效果的管理与控制
①摩氏会议效果评鉴法
②科学的会议纪要模板
③会议决议的跟进和督办
三、跨部门工作任务的统筹管理
1、行政沟通协调的困扰和难点
(1)垂直指挥系统的作用有限,缺乏强制力
(2)职能分工不合理,导致部门利益冲突
(3)职权划分不清晰,有责任盲点或空白区
(4)组织资源稀缺,导致无序竞争和掠夺
(5)人性的弱点---尽可能把责任推给他人
2、科学管理的思路与方法
(1) 科学代替经验,用清晰的工作流程避免责任的盲区
(2)理性代替感性,用清晰的任务划分避免部门间推诿
(3) 高效率代替随意性,用重组和优化手段避免工期延误
3、情景演练:企业年会统筹策划案、科学的会议统筹流程
(1)分解任务-使大型任务变成每一项清晰具体的活动
(2)制作工作包-明确各协作部门的管理责任和资源配置
(3)制作管理网络图-各项任务的完成时限和相互制约的关系清晰化
(4)关键任务管理— 保证监督检查和特殊问题统筹到位


【第二天下午】
四、有效的行政沟通与协调
1、构建企业的沟通网络—提升部门管理威信
(1)建立清晰的管理系统-明确企业的汇报关系
(2)健全正式沟通路线-保证信息的权威性和严肃性
(3)建立正向的沟通渠道-传递公司的文化和管理主张
2、有效的对上沟通-获得领导信任
(1)学会听懂上级说话,不要想当然
(2)问好问题,了解领导的真正需求
(3)有效表达,提高建议的采信率
(4)积极互动,引导上级的正确思路
(5)主动补台,适应不同上级的行为风格
(6)严格职场操守,不参与办公室政治
(7)承接任务三步骤
(8)工作汇报四原则
(9)接受指令五步法
3、有效的横向沟通-获得他人支持
(1)用好非职务权力,增强个人影响力
(2)分析对方的利益,启动对方需求
(3)踩住对方的动力点,销售你的主张
(4)了解并消除对方顾虑,促使对方参与
(5)衡量双方优先级,找到最大公约数
五、行政管理案例和工具、课程内容总结与回顾


培训师介绍

舒薇

实战管理与客户服务训练专家
实战经验
具有20余年企业管理经验,长期致力于客户服务管理、行政工作管理、人力资源管理、员工培训管理工作,曾任香港上市公司副总经理、培训总监、人力资源总监、行政总监等职务。
她拥有10多年的现场授课经验,善于借鉴国外先进的培训理念和培训技巧。其课程设计即具有行业的前瞻性,又能密切结合企业实际问题,提炼出最贴切学员需求的课程结构。在课程进行之中,能够根据学员现场提出的问题,做出积极的反应和判断,提供有效的解决方案或有说服力的案例供学员借鉴,令学员在有限的时间内提高解决问题的能力,进而形成科学、系统的思维方法。
专业背景
工商管理学博士,早年任教于国内著名商学院,清华大学继续教育学院与美国阿拉莫学习系统授证培训师,系统接受过美国管理协会(AMA)领导力、行政管理等专业培训。
授课特点
善于借鉴国外先进的培训理念和培训技巧,高效调动各种类型的学员参与互动,课堂气氛活跃;思路清晰,逻辑严谨,语言富有感染力。
主要课程
从防患未然到亡羊补牢-客户服务管理、行政统筹与办公室管理、服务团队的建设与管理、高效能的时间管理与工作统筹、商务演讲与产品呈现技巧、TTT成为优秀的内训师系列……
服务客户
西门子、BP石油、南方航空、中国移动、本田……

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