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小倪
怎样做好会议的准备工作?
2011-8-18 14:47:26      
  怎样做好会议的准备工作?
已经有 1 位博锐智囊团成员对本问题作出了回答,他们是:
博锐管理在线 智囊助理
 
博锐管理在线
智囊助理
1: 建立组织:召开一个会议,要有许多人参与组织和服务工作。这些人应有明确的分工,各负其责。建立各种小组,可以使他们在统一领导之下,各自独立地开展工作。一般会议由大会秘书处负责整个会议的组织协调工作。秘书处下设:1.秘书组,负责会议的日程和人员安排、文件、简报、档案等文字性工作。2.总务组,负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱和其他后勤工作。3.保卫组,负责大会的安全保卫工作。根据会议规模的大小、性质的不同还可以增设其他必要的小组。 2: 明确任务:全体工作人员,应当明白本次会议的目的,主要解决什么问题,更要明确自己的工作任务及具体要求,以保证不出差错,不贻误工作。 3: 安排议题和议程:秘书处要在会前把会议要讨论、研究、决定的议题搜集整理出来,列出议程表,提交领导确定。根据确定的议题,安排日程,以保证会议有秩序地进行。 4: 确定与会人员:确定与会人员是一项很重要的工作。该到会的,一定要通知到;不应当到会的,就不应当参加。这里出现了差错,后果是很严重的。 5: 发出通知:名单确定后,即可向与会人发出通知,便于他们做好准备工作。有时准备工作量比较大,而距离开会时间还远,可以先发一个关于准备参加会议的通知。在开会前,再发出开会通知。 6: 会场:会场布置和安排是会议的又一项重要工作。会议的气氛主要靠会场的布置来渲染。会议室应当根据会议的内容来安排,或庄严肃穆、或郑重朴素、或明快大方、或热烈欢快,总之,会场的布置应与会议内容相协调。 7: 座次:代表席的座次应当统一安排,照顾全面。因为座位有前有后,有正有偏,在排座位时要根据不同情况,妥善安排,照顾到各个方面。 8: 印制证件:证件是出席会议的证明,是与会者身份、资格、权利、待遇的证件。代表证、记者证、工作人员证要用不同颜色的字或纸印刷,以示区别。 9: 接待和报到:外地代表到达时,应安排工作人员到车站、码头、机场接待。 到驻地后,持通知书到大会报到处报到。报到处接待人员应礼貌接待,验看有关证件后即安排食、宿,登记联系的地点、方式、并发给证件、文件等。
回答1  2011-8-22 14:52:16     
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