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想要工作出彩,请按这个流程操作!

博锐管理在线 2021年8月19日 作者:侯熙儒

     内容来自 2018-06-25 打卡话题

面对公司所有无系统化的制度,如何整理汇总?

  我们是北京一家做材料的公司,员工人数50人左右。我于去年入职的,任人事专员岗位,人事的日常操作事务都是由我负责。最近老板让我汇总整理下公司所有的制度及各部门的制度,并把这些制度放在一起,汇编目录排序等。这个问题看起来好像很简单,但感觉领导另有深意,我该如何将这件小事做出彩呢?
  请问各位牛人,面对公司所有无系统化的制度,如何整理汇总?

收起


(一)

当年我考上大学的时候,我和一起考上大学的几位同学找一位老师聊天。老师说,你们在大学一定要完成三件事,一是当班干部,二是入党,三是谈恋爱,这样不但履历好看,有可能人生大事也搞定了。他特别强调,这三件事的顺序不要弄错,比如当了班干部才容易入党,入党后才去谈恋爱。现在的年轻人大概不会明白,在90年代初,老师是不主张学生谈恋爱的。那时候我年龄最小,不懂得其中深意,直到毕业时有一位同学起点比我们好,直接去了杭州,而我们还在江西原地。在分别的时候,这位同学说,他是按照当年老师的建议行动的,并说自己有二个感悟,一是人生路上一定要有导师,二是做事一定要讲究方法。

事情过去二十多年,这事我一直还记得。一是因为大学时代没有好好谈一次恋爱,可惜了,因为青春不会再来,二是后来遇到很多事,切实让我领悟凡事要讲方法,要弄清楚一步一步怎么做。


这也是后来我从事管理工作及讲师时,一直强调一个“三部曲”:先弄清概念,再细化步骤,最后按步骤行动。很多东西如果只是泛泛而谈,没有任何意义。


比如,我听过有人说,如何将工作做出彩?一是要认真思考,直到找到好的方法;二是要能忍受孤独,坚持把工作做好;三是要努力学习,力争不俗套,常常有创意。


我觉得这样说话就等于脱了裤子放屁。他说的每句话都让人挑不出毛病,但没有任何实际意见,因为你压根就不知道如何操作。


还是谈谈我主张的“三部曲”吧。


(二)

请记得,任何时候,我们都要精准把握一个概念,哪怕这些概念很普通。但问题是,正是因为太普通,很多人没有认真想过,所以不得要领。


先举一个例子。我来问你,什么样的人是沟通高手?有人说,当然是口才好的人。答案完全错误,大多数口若悬河的人并不是沟通高手,因为他们不懂得听。只有真正懂得听的人,才能让对方感受到他的尊重,也才可能了解对方的需求。所以在现实生活当中,那么最能卖东西的人都是说得不太多,但特别善于观察,并且捕捉你的关键词的。所以,如果你要成为一名沟通高手,重点不是如何去说,而是首先要学会听。


那么我再问你,什么叫做“工作出彩”?这是一个很重要的问题。


工作出彩,一定不是自己你自己认为的出彩。领导叫你起草一份文件,希望你一个小时搞出来,但你却花了二个小时,你觉得写得很不错了,但领导就是认为你做得不好,因为超时了。


工作出彩,也一定不是仅仅同事认为的出彩。有一些同学在工作中遇到问题,事后在微信(点击头像订阅可见,我的专栏)上问我,怎么会这样呢?甚至有同学说,我在上一家公司,与本部门甚至其他部门的同事关系都很好,但后来还是被领导辞退了。


工作出彩,一定是站在组织的立场上,认为确实干得不错。但谁能代表组织评价你?一定是你的上司。所以通俗地说,你的工作是否出彩,是领导说了算。如果你不太明白领导的意图,常常累死也无功。


在我看来,工作出彩有二个基本的要素,首先是满足了上司的期望,其次是超越了上司的期望。用一句话串起来,就是满足并超越上司的期望。


(三)

重复一下我强调的“工作出彩三部曲”:先弄清概念,再细化步骤,最后按步骤行动。概念弄明白之后,就要把步骤细化了。


我在自己的个人公众号的多篇文章中强调过,我信奉的工作观是:感性生活,理性职场。比如最近我在看世界杯,偶尔也会熬下夜,我知道这对健康稍有不利,但世界杯四年才一次,我不想放弃一些重要的比赛,这是我感性的部分。但只要回到电脑面前写文章,我马上就会想三个问题:文章主题是什么?核心观点呢?用什么素材?


通常我一开口,就会用一二三说明白,总之要切分,要提炼,要表达清楚。我特别喜欢乔布斯的表达习惯,通常只讲三点或者三部分。在表达的时候,我也特别喜欢用“三”这个数字,我觉得特别过瘾,听上去既简单,又容易让人记住。


在没有想好之前,不随便开口,这是我多年对自己的要求,也是我现在写文章很快的原因。我至少二天写一篇文章,洋洋洒洒二三千字,二个小时以内把它干完。要是每篇文章都要精雕细琢,我没有那么多时间。所以,干任何事情,我都尽可能让自己理性,理性,再理性。


说回今天的主题,如何让工作出彩呢?我觉得大概也需要三个步骤:

一、通过询问及观察,确认上司的需求;

二、拟定行动计划后,与上司确认工作标准;

三、按计划认真行动,准时或提前递交成果。


(四)

确认需求很重要,是工作出彩的前提。比如,上司为什么叫你整理并汇总制度?这位同学说得好,领导或许有深意。


但请注意,这里我用的是“或许”这个词,我始终强调,不要去猜领导的意思,如果可以,请当面询问,做这件事是出于什么目的?是大领导的意思还是你上司的个人想法?我的经验是,并非领导安排的每件事都有深意,原来他只希望你简单做的事情,你却投入重兵,也会让他皱眉头的,因为他怕漏掉了其他更重要的工作。


在生活中,我看到有一些90后的妹妹叫男朋友去猜她的心思,我觉得在生活中或许可以,但工作中千万不要去猜领导的意思。在电视剧中,常常有大臣揣摩圣意,我觉得企业和朝廷不一样,人家是伴君如伴虎,我们应该和领导既保持一定距离,又是可以聊得来的朋友,比如适当聊聊爱好,说说自己的规划甚至家庭都是可以的。


如何了解需求?上面已经说过了,关键是二个动作,一是询问,二是观察。比如,如果你的领导经常和你提到华为或者行业内的某企业,你就需要多了解一下这些企业了。凡事都需要有个参照物,如果他真以华为为标杆,在整理制度的时候,我就和他适当谈谈华为的做法,并且在汇报的时候观察他的反应。


(五)

需求确认了,方向就不会错。但需要做成什么样子呢?需要多少资源?领导需要我多久完成,需不需要其他人的参与?


一个好的下属,会让上司很愉快。因为在表达的时候,其实领导常常并没有完全说清楚,有时也遗漏了部分要点,但如果你能提出好的问题,他就会马上进行补充。


以整理制度为例。比如你可以问上司,你需要我多久整理出来?领导说你下周一给我,因为下个周三要在会议上和上司探讨公司培训制度以及会议室管理制度的问题。如果领导这么一说,你再说,好的,那我先用二天时间做个初稿,到时我把我的一些想法向您汇报,怎么样?然后在你汇报的时候,你附上自己的整理的初稿,甚至附上一些行业标杆的做法,说不定领导就会对你刮目相看。


做到什么样的程度,这是大的标准。其实在细节上,也可以做一些工作。比如如果领导喜欢你用PPT做汇报,你就不要用Word 或者Excel格式。如果领导有喜欢的PPT模版,你就不要坚持用你喜欢的模版。如果内容是对方要的,格式也是对方喜欢的,工作不出彩都不行。


衡量一个人的工作是不是出彩,其实还有另外一个标准,就是当领导需要做这件事时,他会不会第一时间想到你。如果他认为你就是比其他人做得好,这也算得上是出彩了。


你会不会觉得我在教你“投其所好”?我可以明确的告诉你,工作出彩当然要投其所好!这是一个前提。你看看身边所有的成功人士,哪一个不是对自己的领导或者客户“投其所好”!


关键是要有自己的尊严。如果你真觉得自己有什么不一样的思想,也要等到人家完全接受你之后才表达出来。其实这也是一个悖论,当你真正去花时间了解对方的意图以及当下的背景时,很多时候你会放弃你原有的想法。


这是我特别想表达的一点。我从事职业培训师这么多年,越来越有这种体会。当我看到学员的表达不符合要求时,不会再像当初一样,要求学员马上纠正。我会问他,为什么会这么说?有没有发现哪些地方没有达到要求?最后再问他,你觉得怎么做会更好?下一步打算怎么做?


事实证明,我这样的交流让学员很舒服,他们不但愿意朝着我希望的方向改正,还认为侯老师的课受益良多,说我的课很出彩。


出彩是什么?就是要满足对方的任务需求,同时兼顾对方的心理感受。你不但要把事情做到他希望的那个样子,过程也让他很愉悦。


(六)

最后一步比较简单:按计划认真行动,准时或提前递交成果。


这句话不难理解,关键是要守时、要有诚信。你说好了周五要把草稿给领导看一下,周五你就应该拿出做好的草稿。领导对你的印象很重要,一旦对你形成偏见,你要花相当的心力才能扭转过来。


还是要了解上司的行为偏好。如果对方是完美型的人,准时比提前更重要。如果对方喜欢用微信沟通,你就不要说“老大,我已发邮件给你了”。


最后说一点,工作的心态很重要。就像我,以前不太打卡的,后来龙龙说服了我,她叫我多打卡,给大家多一些分享。我考虑了几天,最后答应了她,我觉得打卡对于我自己来说,也是一个与各位交流的好机会。


但我对自己有要求。一是内容要提前准备好,二是至少要修改二次,三是格式也不能难看。总之,做事情一定要让对方看到自己的态度。我常常对自己说,每一个人在他人心里都有一个对应的标签,对方可能在你身上贴了“认真踏实”的正面评价,也可能贴了“打工心态”这种负面标签。虽然这些字你看不到,但是客观存在。


备注:希望这篇文章对大家有所启发。如果你喜欢我的文章,请记得关注我!如果你愿意撒一地的茅豆,当然更好啦...



请记住:优秀是一种习惯。每天把事情做好,让上司、客户以及自己都觉得出彩,我们就能实现一个又一个的人生目标。




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作者 侯熙儒 的介绍:
2010年至2012年,职业培训师,专注于培训企业的中基层管理人员,并担任安踏、以纯等多家知名企业的管理顾问。
  2002-2009年,先后担任国内大型企业及香港上市公司担任过中央人力资源经理、人力资源部总监职位,具体职责为集团建立高效的招聘体系、人才培养体系及绩效管理系统。8年的人力资源管理经验使其深刻了解企业人力资源管理中存在的问题,为《非人力资源经理的人力资源管理》、《经理人的压力管 ……
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