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用内控的方式降低员工离职交接风险

博锐管理在线 2021年8月19日 作者:曹锋

     内容来自 2021-03-01 打卡话题

【理论学习】离职交接有哪些风险,HR如何妥善处理?

年后企业往往会有一波较大的人员流动,其中不可避免的要涉及到离职交接。在实际工作中,很多企业的离职交接做得并不好,存在诸多风险,例如离职员工对企业抱有负面情绪,交接时间不充足等等。那么在你看来,离职交接有哪些风险,我们又应该如何妥善处理和应对呢?

员工主动离职和被动离职,在可控性上,离职交接的差异非常大。相对而言,被动离职是相对确定的,如果是普通员工,基本已经找到替代者,如果是核心人员,权力早已被架空,交接的风险相对较小。

 

对于有条件的企业,被动离职意味着企业内部的各种账号、邮箱、电话、微信等公共资源同时停用,让离职员工的可控资源降低到最小,离职交接几乎就是走形式。

 

对于管理不太规范的企业,对员工的控制力度较小。经常曝出因为离职,公司客户信息被恶意删除,则是管理不规范的直接体现。离职交接过程中的内控措施显得非常有必要。

 

对于主动离职,往往会让企业措手不及。

 

如果试用期提出离职,意味着从离职到交接仅仅只有三天时间,如果找不到直接接收人,很可能造成二次交接,导致空岗期延长,加大离职的隐性成本。

 

如果是成熟员工,或核心员工离职,这些人员往往是掌握了核心资源或技术的员工,如果不能快速找到接收人,很可能导致企业出现人才断层,影响部门间的工作效率。如果因为某些历史原因,离职员工身兼数职,很可能出现一对多的交接现象,导致企业编制增加,人工成本加大。

 

此外,离职交接因为缺乏具体可执行的标准,主观性较大,导致交接的资料不全,很多阶段性工作失去连续性,很容易造成直接的经济损失。同时,对离职的认知差异,也会导致交接的深度,如离职交接重点在“交”还是“接”,接不住怎么办?

 

了解到离职交接可能造成的危害后,我们该如何妥善处理和应对,才能减少或弱化离职交接的风险?

 

我们可以尝试用内控的思维来解决离职交接可能产生的问题。内控建设是一个系统工程,今天我们主要做一些核心设计程序,像组织形式,企业差异化较大,不做重点讲述。

 

针对离职交接,从企业层面看,我们可以做什么?

 

企业层面控制,是指对离职交接的实现具有重大影响,与内部环境、风险评估、控制措施、信息与沟通、内部监督直接相关的控制。具体可以从组织架构、人员编制、企业文化等方面来渗透,降低离职的风险。

 

企业层面的控制点有很多,以职业道德规范为例,管理层应该向员工传达职业道德规范,并且必须不折不扣地执行。员工应该知晓和理解这些规定。管理层应该在言谈和行动中表现出对职业道德规范一丝不苟的遵循。

 

找到内控点,就必须明确具体的措施,这样才不至于流于形式。

1、建立并推行中高级管理人员的职业道德规范。

2、建立并推行员工职业道德规范。

3、对员工遵守职业道德规范情况进行监督。

 

当然,我们还可以找到其他的控制目标、关键控制点,控制方法、控制频率,以及实施的痕迹和制度依据。这种内控,脉络更清晰。

 

对于离职交接,从业务层面看,我们又可以做什么?

 

业务层面,是指综合运用各种控制手段和方法,针对离职交接实施的控制。由于企业性质、规模、经营范围和业务特点千差万别,既要遵循法规的规定,又要结合企业的特点。

 

业务层面控制对企业而言指部门级的控制项目,针对离职交接,我们可以细化,如人力预算、合同管理、内部信息传递和信息系统等维度。

 

除了从公司层面和业务层面做内控以外,我们还可以按照离职交接的流程来设计内控模型,明确每个流程可能出现的风险点,需要采用哪些措施控制,每一个审核环节的责任,以及执行人、配合人等相关职责,最终对离职交接的风险进行控制。




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作者 曹锋 的介绍:
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