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咨询师如何指导企业员工修改项目方案?

博锐管理在线 2018年12月31日 作者:张国祥

文章关键词: 咨询师   指导   企业员工   修改   项目方案  
    

古人云“文章不厌千遍”,项目方案的修改更是如此。企业员工(系统设计师)撰写的方案无论经过几次修改,都不可省略专家修改。这是由于企业员工担任的岗位或所处的位置决定的。企业规范化管理体系建设是一项全新的工作,是对以往制度流程规定规矩的变革,企业员工身处其中,很难通过一二次讲座就彻底改变观念,即使企业员工转变观念、接受新理念新方法,但是与用文字呈现或者说按项目专家要求表述到位还是有差距的。那如何做呢?笔者建议如下:


专家修改要注意时机的把握。一是讲座结束后,立即布置员工撰写,第一时间修改第一个完成的方案,从中了解企业员工对项目方案撰写要求的理解程度以及寻找或发现存在的共性问题,进行归纳总结后,在项目设计师群内进行提示,让其他设计师避免同类错误或偏差再次发生。二是中间阶段,项目方案草案完成过半,专家修改多个设计师草拟方案之后,把企业员工中表现突出的或者可以成为写作案例的方案提供给其他设计师参考,让其余设计师自我完善。三是初稿全部完工后,咨询专家对共性问题再作一次集中辅导,或者进行一次案例修改,让系统设计师自己在系统性、完整性和可操作性上再进行完善补充。

一、项目专家在设计初稿阶段修改的注意事项

对设计初稿的修改主要是一对一修改。项目专家着眼于引导系统设计师入门,让其明白方案格式、结构要求,删除毫不相干的内容,确保外观像样,即符合项目专家提供的样板形式。具体要求如下:

1、行文格式符合要求

2、行文结构符合要求

3、表达内容不偏离主题

4、知道存在的主要问题

5、明白修改的方向

项目专家的指导是循序渐进的,不可能一蹴而就,企业员工的理解也有一个逐步加深的过程,所以项目专家切忌急于求成。

二、项目专家在中间阶段指导修改的注意事项

中间阶段的指导修改着眼于内容表达的准确性和可行性。项目专家可采用集中指导方式,即以一位系统设计师的方案为例讲解同类方案的写作要求、表达要领,其他设计师学会举一反三、学会触类旁通,同步修改自己起草的方案。我们把这种方式称为一对多修改或者叫观摩修改。观摩修改做得好,可以大大减少一对一修改的时间。具体要求如下:

1、规范表述要求

2、规范责任主体

3、改变落后的方式方法

4、植入先进的方式方法

5、改变陈旧的习惯用语

6、回答其他设计师的疑问

7、让其他设计师分享新的感悟

笔者在项目实践中,经常发现这种现象,那些优秀的系统设计师第一次提交的方案最多能够打6分,而在观摩修改之后提交的方案至少可以提高2至3分。这种修改不仅可以节省项目专家的大量修改时间,而且还能够大大提高企业员工的成就感。

三、项目专家在定稿阶段指导修改的注意事项

定稿阶段的修改着眼于方案的系统性和完整性,确保方案与方案之间不交叉不重叠。具体要求如下:

1、规范用语的准确性

2、完善内容的系统性

3、规范方案与方案之间的整体性

4、确保操作的唯一性

定稿修改往往是企业员工经过二至三轮修改之后的方案,在格式上、内容上属于基本到位的水平。专家修改则着眼于可操作、可执行、不重叠,其最高境界是“通俗易懂,没有歧义,言简意赅,操作唯一”。

企业员工修改与专家修改是交替进行的,项目专家修改的频率、方式视企业员工的理解程度而定。项目专家要着眼企业员工的成长,而不是满足于项目任务的完成。因此,项目专家在修改方案的同时,要由浅入深、由表及里地有计划地渗透新理念新方法。把每一次修改都当作一次培训。企业员工也要把每次专家的修改当做学习的机会、成长的机会。

 

笔者在指导某集团企业员工修改报销制度就经历了三个阶段。

企业财务主管提供的报销制度草案文字有13页之多,最后形成的报批稿仅余3页多。笔者第一次修改,先从格式规范着手,让撰写者自己按照制度的8大内容进行删减或补充。第二次修改,笔者要求撰写者把可操作的内容都用流程图替代。第三次修改,笔者把财务人员全部集中在一起,对该制度进行系统性修改,把报销涉及的标准、流程图、表格全部整合在制度中。

在几次修改中,笔者先后对把原稿中的“职责划分”进行了大刀阔斧地删减,文字数量从几百字变成了几十字,最后成文是:“财务处长负责集团差旅费报销管理工作,费用会计负责费用报销合规审批,资金出纳负责报销支付。”把其中有关财务人员职责操守的内容全部删除了,制度的前提就是任职岗位员工是称职的,素质要求是《岗位工作标准》中的内容,不宜在制度中重复表述。把制度中的各种操作描述全部换成了流程图,使用文字大大减少。另外,原制度中的各种例外处理规定,笔者修改时全部删除了。

当然本制度最大的变化是把过去重复签字、层层审核审批精简到了一人审核一人审批,让报销时间大大缩短、效率大大提高。

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作者 张国祥 的介绍:
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