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企业员工如何设计项目方案?

博锐管理在线 2018年12月27日 作者:张国祥

文章关键词: 企业员工   设计   项目方案   员工   方案  
    

好的项目方案都是反复打磨的结果。如果一开始就能让企业员工(主要是项目系统设计师)设计出有质量的项目方案,无疑会对项目方案的完善起到事半功倍的作用。其步骤或方法如下:


一、吃透标准,把握要领

项目方案通常与员工工作密切相关,比如说设计流程图、撰写岗位工作标准、撰写制度等等,在员工起草之前,专家一定要举办专题讲座,把项目方案设计的目的、行文格式或图形要求、语言风格、段落划分讲清楚,并提供设计样板(如流程图)、或写作样板(如岗位工作标准)、或参考样板(如制度结构模板)。系统设计师一定要把专家提供的标准看懂吃透,防止自己“下笔千言,离题万里”。

系统设计师第一步要做的就是把格式搞正确。统一形式是为了统一思维、统一内容的需要。比如说流程图本身就是一种思维导图,员工按照统一格式画图,工作习惯或者工作思路就会随之改变;撰写岗位工作标准,对让员工明确职责、敢于负责就大有帮助。

刚开始让企业员工描红似地写出初稿,可以让员工进入特定框式,少走弯路。

二、再读教材,反复琢磨

系统设计师完成初稿之后,不要马上交卷,可以先把初稿放在一边,再仔细阅读专家讲义或教材(有条件的可阅读专家著作)。从理论上搞清楚写作项目方案的原则、要点,把握写作的方向,从方法上掌握写作的格式与步骤,对照案例思考自己起草方案的不足或缺项,一旦有收获或感悟,立即记录下来。

把初稿放在一边,晾个三天、五天,当自己有了新的理解、新的认识之后,再找一个不受外界打扰的时间,静下心来修改草案。此次修改着眼于内容的补充完善,首先考虑表达是否清楚,其次考虑内容是否完整,同时还要考虑是否符合企业实际。最后进行文字修改和格式调整,直至自认为尽力了,方可把方案草案交给同事评头论足。

三、同事交流,集思广益

项目方案设计最忌讳孤军奋战、闭门造车。自己完成初稿之后,一定要和同事交流,多方听取意见。如果拟稿人善于借用资源,也可以找几个同事修改,有擅长文字的、有熟悉业务的、有了解专家要求或熟悉标准的,这样修改无益是最理想的。但企业员工如果不是系统设计师,恐怕在时间上难以保证。在实践中,另一种方式比较实用。那就是设计师请同事提意见,或者说让同事“挑毛病”。有的同事不善于文字表达,但是有实践经验,清楚明白设计稿是不是符合实际,或者听着不顺、做着别扭。设计师多方听取同事意见对方案的完善是大有帮助的,即使自己修改不了,也可以把问题提供给上级主管或项目专家参考,以确保方案的可行性。比如流程图涉及多个岗位员工,听取不同岗位员工的意见就非常有必要。

四、小组修改,取长补短

如果说听取同事意见,是设计师个人行为,那么小组修改就是组织安排,也是组织行为。小组修改是把设计师分组集体修改,目的是集思广益,取长补短,提高文稿质量,减少专家指导时间,帮助企业员工成长。

比如修改岗位工作标准,几个设计师一起共同探讨,共性问题可以共同探讨,标准用语可以共同使用,修改个性问题可以互相借鉴。岗位工作标准中的任职资格,从年龄、学历、资历(经验)、能力、态度、责任心等多个方面进行描述或者界定时,有许多用语是可以共用的或者说其表述是可以互相借鉴参考的。哪怕是工作职责,岗位之间也有共性,如“遵守公司规章制度”、“完成上级交办的其他工作”就是所有岗位的共性职责。主管岗位的共性职责就更多了(可详见《公司开了,你该这样管理》每五章“岗位职责”章节),小组修改不仅能节省时间,提高工作效率,还能统一语言、统一格式、统一标准。

五、主管修改,更上层楼

主管修改项目方案可以说是责无旁贷。在笔者总结的“流程优化八步法”中的第四步就是“主管补充修改并组织审核”。主管修改侧重内容的系统性、全面性和可操作性。主管不论其工作经验,还是管理视野应该比员工站得高、看得远,有责任也有义务为下属员工设计的项目方案把关。

比如说撰写制度,一般员工可能更多地站在自己本岗位的立场界定工作要求或者规定,上级主管就应该帮助员工从全公司范畴调整用词用语。企业员工常常容易犯以下错误:把设计管理制度写成设计部管理制度、把仓库管理制度写成仓库人员守则、把财务管理制度写成财务人员行为准则……主管必须帮助下属员工进行内容上的修改,使之符合企业实际,符合全局要求。对下属员工使用的“有关部门负责”或“按相关原则处理”等模糊性用词,进行可操作修改。例如把“有关部门”改成具体部门负责人,把“相关原则”改成具体明确的行为准则。

企业员工设计项目方案不可能一步到位,项目专家也不必要求设计师一步到位。项目方案最终完成一定是多人参与的结果,也是多次修改的结果,最高境界是“全员参与”。全员参与才能保证切合实际,全员参与才能奠定方案落地的群众基础。因此,项目方案多次修改也是一种制度安排,也是项目成功的保证。

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