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手把手教你组建IE部门并顺利开展工作

博锐管理在线 2018年4月23日 作者:徐进

文章关键词: 服装智能制造   徐进的信念   精益生产   企业管理   依智咨询  
    

一、IE部门组织架构建立

IE部门公司定位:根据所定义的IE组织功能将该组织建立于对应部门下面。此部分甚为重要,如IE组织分属部门或在职能架构中的位置不当,将直接影响到未来IE工作推动力度的强弱及项目成功的程度。

故此应对IE部门的定位建立一个在全公司范围内的组织架构图。一个完整的部门由该部门的主管及非主管组成。主管包括经/副理、组长等职位;非主管即为主管以外的人员。

一个IE部门应根据其所在公司的定位、需在公司所担当的职务份量、公司规模大小来正确评估本部门人力需求。如部门人力评估需求过紧,则造成部门成员工作担当过重,负荷不了而怨声载道; 如部门人力评估需求过松,则造成部门人力的浪费,给公司增加人工成本。一个部门在成立初期,是无法做到人力需求恰到好处的,这需要在以后的工作开展中不断调整直至最佳状态。

为便于主管对下属的管理,同时,保证部门内各组成成员能各行其职责,应建立部门内成员的组织架构图表。

同时,针对部门内当前人力应制定出相关工作执掌,以达到权责明确,分工均衡之目的。以上图为例来划分A、B两组各成员的工作执掌,并绘制出如下表所示的工作执掌图表。

工作执掌的绘制应做到透明化、合理化,即每个人应知晓所要担当的职责,同时每个人应具备该能力去担当对应的工作执掌。

工作执掌图表绘制出来后,IE部门主管需审核确认,并且有必要将IE部门内的工作执掌图表发给相关单位知悉。如此做法,可以做到如有需求时,相关单位可以找对应的iE人员进行配合执行,不会因找错人而造成困扰。

有了合理的工作执掌分工后,紧接要做的事就是根据每个人的工作执掌进行相关动作。

二、IE部门运作机制建立

1、成员数据库建立

IE部门须建立部门内所有成员的数据库。在该数据库中有成员对应的就业记录、联系方式、专业技能、兴趣爱好、籍贯等等。

每当有新进同事加入团队时,应及时将同事的相关信息录入到部门的数据库中。如此,可以加强部门同事之间的了解,同时有利于主管对下属的管控。当IE部门内的人员稳定下来后,助理或相关负责人应将部门内所有成员的联系方式做成联系卡的形式,以供同事间联络之用,同时,可体现该部门的团队精神。

同时,为方便同事间的联络,加强成员的团队意识,建议将部门内所有成员的联络方式(如分机号、手机号)制成联系卡片的形式。考虑到存储空间的限制,应将联系卡片与厂牌等随行携带物放置于一起,以供紧急之用。

2、值星机制建立

没有规矩,不成方圆。一个完善的IE部门应当建立健全的值星机制。

此作法目的是为了避免发生突发事件时,课内相关运作仍然可以继续开展下去,同时,每个成员应谨记其部门不会因为某个人的原故而无法运作下去!

举个例子。原来的早会记录及会议追踪都由张三来做,有天,张三突然没有来上班,则早会记录及会议追踪由谁来做?水平理不理想?流程正不正确?如在此之前其他人没有做过相同事情,IE部门主管突然面对这些问题会头痛。因此,至少让每位员工对课内日常运作执行一次是必要的!

此外,为使每位新进同仁能迅速适应IE部门的运作,更快投入工作开展当中去,须让新进同仁亲自执行课内相关事务。通过这种方式,即可以让同事及早熟悉运作,又可以让同事深切体会到,即使是课内一件小小的日常工作也是需要细心花力气来完成的,如此一来,同事之间的理解就会加强。

对于没有设置专门助理来处理课内事物的IE部门,值星机制的建立尤为重要。针对课内运作,IE主管应要求下面员工将各值星事项做成程序文件形式,同时,将针对当前部门人力,排配出值星表,每隔一时间段(可以每星期为周期)轮流值星一次,如此一来,充分做到实现作业流程化,流程简单化,流程合理化,流程标准化,标准系统化。

3、例行会议机制建立

每个厂、部门都有自行的例行会议,根据级别不同,所要召开的例行会议也不同,如:全组例会、全车间例会、全厂例会等。

IE部门也有所要召开、参加的例行会议。对于IE部门所要召开的例行会议,基于IE部门内的运作模式,可以每隔一个时间段召开一次部门内部的例行会议,如,可以定义每周的一个时间点召开一次IE课内周会。

通过召开此类例行会议可以追踪上时间段未达成的各工作状况及原因,可以共同讨论重要事件的解决对策及注意事项,此外,可以安排未来时间段的工作计划。对于部门所要召开的例行会议,IE部门可以找专人进行会议的主持及相关追踪,有执行值星制的IE部门亦可由当周值星进行主持及追踪。

对于所要参加的例行会议,IE部门应派专人参加。参会人员应熟知会议流程。在例行会议召开前,参会人员应清楚是否需要提供相关报告数据。

如需要提供相关报告资料,参会人员应了解报告是否有完成,是否足够完善。同时,在会议召开前,参会人员应追踪上次例会是否有需要IE部门配合执行的事项,如有,应清楚了解对应事情的发展状况,必要时,可以提供相关报告资料佐证。

会议召开过程中,参会人员需做好会议记录,如有IE部门需要配合执行事项,应清楚状况。每次会议召开完毕后,参会人员应及时向上面主管汇报会议精神,并伟达相关信息。总之,参会人员在例会上的一切表现代表着整个IE部门的形象,因此,每次召开相关会议时,参会人员应认真慎重,不可以马虎对待。

三、IE项目工作开展介绍

IE的三大功能为:成本、绩效的有效掌控,价值工程的开创,资源的分配与有效运用。如何达成该三大功能呢?主要通过开展IE项目来实现。IE部门的主管应全力推广IE手法在公司各部门的改善应用。

1、IE专案策略

具体说来,IE项目策略分为如下三大类。

策略一:全面了解各单位需求,重新调整探讨IE定位

内容:了解各单位对IE需求及生产制程,重新合理定义IE定位;通过合理分工建立或完善IE组织功能;进行IE布局及Contact List建立,并初步开展IE相关工作。

策略二:全面推展效率提升系统优化及IE训练等相关事项内容:

A. 5S管理整理整顿清节清扫素养

B. 生产线平衡方面:提升UPPH与平衡率,精减人力,降低成本;

C. SMED方面:缩短换线、换模时间,提高生产效率,提升产能;

D. 仓储管理方面:合理规划仓储各区域,提升空间利用率,降低库存,节约成本;

E. 设施规划与物流分析方面:规划新产线Layout及跟踪产线架设;提高工厂物流体系、搬运方式与包装方式及码头和电梯利用率;

F. 流程标准化方面:检讨服装厂内产线各段流程以达到最优化;协助建立相关程序文件及标准化窗体;通过生产管控流程优化推动JIT,降低库存成本;

G. 成本核算方面:对面辅料/包材/库存/工具/设备进行价值评估;进行产线投资效益评估;服装新款导入进行功能与成本分析;建立制造成本核算标准与实际成本差异分析及快速报价机制;

H. 目视化管理颜色管理; 广告牌管理;

I. 扎流或单件流生产方式的推行;

J. IE培训方面:推动全公司范围内的IE知识培训;积极参与配合各单位推动提案改善、TPM、QCC等;生产制程影片的拍摄,如人因工程、精益生产。

策略三:累积改善经验、记录标准化摄影及系统化IE运作管理内容:

建立一个以SOP、SIP、错误示范、提案改善为主体的Knowledge网络信息实现快速分享和传承经验;应用的IE运作管理体制;以成本为导向,持续深入推动相关项目并参与实务运作。

2、IE专案开展

2.1细化执行

开展初始,应充分收集相关信息,如:整个服装厂的组织架构及组成;IE的定位;工作开展时直接对应是何人、何职务等等,课内同仁可灵活运用“一张笑脸,两句好话,三思后行,四季送情”的原则逐渐建立起良好的人脉关系,为顺利开展奠定基础。

开展过程中,小组需针对具体执行在各个时间段实现计划的细化,如可以一个星期为时间段,列出在此时间段内所要完成的事项,然后去达成相关事项,从而一步步推进。

开展工作时,小组成员要全力融合到整个生产中去,积极参与相关日常工作,了解生产现场的现状,灵活运用IE技术手法分析问题并解决问题。同时,各位同事应有效合理其他单位的相关资源,如:仿真、教育训练、摄影等等。结合必要支持,群策群力严格按照规划时间将项目一步步向前推进直至该项目顺利结束。

2.2 进度汇报

负责人应主动向相关主管报告阶段工作。若发生重大变更要第一时间汇报IE部门主管。

每周规定时间召开一次周会例会项目小组成员须将所负责各项目的当周进度填写到周会报告中,周会报告格式统一,当周周会时由项目小组成员负责汇报项目进度。

当工厂厂长对于阶段工作报告不满意时,项目小组应检讨问题点,并提出改善纠正措施,直至厂长满意。

2.3 小组掌控

为使各小组能顺利推进工作,同时,确保小组成员工作量适度,各负责人必须采用一定方式掌控组内成员工作事项的执行,达成状况。如:为尽早了解工作,可以要求组内成员前往相关地点发现一定数量的问题点,并提出改善对策,为及时解答困惑,可以规定每天开会检讨半个小时。

以上相关数据可以存放于公共路径中,以便组内成员必要时查找相并人员数据及信息。

各项目负责人可以采用合适于本组内成员的方式进行掌控,风格不一,掌控方式必须知会IE部门主管。

2.4  结束事宜

在对应时间内,通过小组成员的辛勤工作,在达成预期的目标后,小组应与工厂汇报,小组在整个过程有义务协助工厂进行各项工作。当实施完成后该即可结案。小组在实施后须持续进行相关追踪,确认效果,采用“PDCA”循环不断提升。

在开展过程中,小组需将相关资料整理做成报告。随着工作推进,报告需不断更新。完成后,负责人需完善报告。

此后,由办公室负责人对报告做存盘动作。如此可以建立标准数据库。

2.5绩效评估

在开展过程中,凡是绩效突出者,在奖金及升迁方面应优先考虑。IE部门主管可以采用合适的评定方式。如可以采用由互评、工厂厂长评定、部门主管考评、学习成长率四项综合打分等。

四、IE工程师应具备的素养

一名称职的IE工程师应具备什么样的质量呢?总的说来,需要具备以下七项基本素养,即:个性及内在特质、工作意愿、三心、努力程度、工作历练、专业技能、教育背景。

个性及内在特质是指应该具备的基本质量,如诚实、善良、热情、耐心、合作意识等。这些因素将直接影响着工作生活态度,并从中反映出来。有些人做事只以自己我为中心,他人意见根本无法采纳,那么这种人就缺乏团队合作意识,没有人喜欢和这种人合作,自然也不受大家欢迎;有些人处处为他人着想,考虑问题周到全面,那么这种人就会很受主管同事欢迎,与之工作生活起来就会很舒心。

IE工程师是公司的积极分子,需要与每各单位打交道。因此IE工程师应始终从全局和整体出发,建立良好人脉关系,充分发挥人格魅力,成为工厂内部名副其实的沟通者、咨询者、和协调人。

一个人工作最起码条件就是必须有意愿工作。如果没有工作的意愿,即使去做某件事,完成后的结果也只会达到一般水平。反之,如果是满怀意愿,充满兴趣去做事,就会充分发挥其积极主动性,利用一切用效资源,力求达到最完美的效果。因此,良好的工作意愿是事情成功的一半!

三心,即:责任心上进心企图心。一个人是否有无责任心,往往从生活中的小事可以看出来。如果一个人的责任心很强,那么只要他许诺去完成一件事,那么他会想尽办法在规定时间内完成。反之,如果一份工作安排给一个没有责任心的人去做,时常会延迟,甚至搞砸,如此只会增加别人的负担,更别说替人分担忧虑了。

这样的人,别人是不敢再交待事情让其去处理的。上进心也就是指达到了一个层次后,仍然不断往更高的方向去摸索研究,寻求进步。俗话说:活到老,学到老。我们平时除了工作,同时也应不断学习新的理念与技巧,将自己的专业水平提高一个档次,增强自己的竞争优势。“不想当将军的士兵,不是好士兵”这句话恰如其分地形容了企图心。

IE有四大职系,分别为:现场工程、绩效管理、价值工程、经营管理。学IE的同仁必须从现场工程历练起,但不能一直局限于现场工程一块,因此,IE工程师要具备企图心,往更高的阶层靠近。当然,胸怀企图心,并不意味着目标一定会实现。未来发展的结果,还需要整个过程中的不断努力。谨记:机会总是留给有准备的人!

“勤能补拙”这句话反映出勤奋的重要性及功能性。勤奋从某种意义理解为努力程度。俗话说“人外有人,山外有山”。努力可以让我们对旧知识“温故而知新”;努力可以让我们摄取到外界新的理念,新的技术。

反之,如果我们满足于过去,滞留于现状,不再去努力学习新知识,不再去努力积累新经验,那么就会在日益激烈的竞争中被淘汰掉。因此,努力是我们前进的划桨,努力是我们保持先进的基石。

 IE专业有许多手法,学IE的同仁运用这些手法的水平如何,这就取决于专业技能的高低。IE的专业技能不只局限于基础的IE手法,还包括其他先进技术,如仿真、建模、优化等。因此,IE同仁应不断加强新知识新技巧的学习,以提高自身的专业技能。

IE的工作手法一般有七个:

1.动改法。改善人体动作的方式,少疲劳使工作更为舒适、更有效率,不要蛮干;

2.防错法。如何避免做错事情,使工作第一次就做好的,精神能具体实现;

3.五五法。借着质问的技巧来发掘出改善的构想;

4.双手法。研究人体双手在工作时的过程,借以发掘出可改善之地方;

5.人机法。研究探讨操作人员与机器工作的过程,借以发掘出可改善的地方;

6.流程法。研究探讨牵涉到几个不同工作站或地点之流动关系,借以发掘出可改善的地方;

7.抽查法。借着抽样观察的方法能很迅速有效地了解问题的真象。

声明:此文来小艾服装圈观察,版权归原作者,如涉及版权,请联系删除。




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精益生产管理专家徐进,又名徐进的信念。拥有专业的团队、精英的人才,致力于为大中型服装企业、咨询顾问公司、服装软件公司、服装硬件公司提供实用的精益生产方案,真正解决行业内长期困绕企业在实施精益生产后,效果反弹的难题。 
电话:13507418446 
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