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流程分析方法与流程分级

博锐管理在线 2018年4月14日 作者:张国祥

文章关键词: 流程分析方法   流程分级   流程分析  
    

现实的企业流程是客观存在的,流程分析是基于企业现实展开;流程分析是流程优化和流程管理的基础和前提。任何企业的流程都是企业战略和企业目标持续作用的结果,也就是说企业战略与目标决定企业的组织架构,组织架构引导企业岗位的设置,每个岗位之间工作衔接的方式就产生了企业的现有流程。这种流程必然受到当时企业内外环境和岗位员工素质的影响,是否适应今天变化了的现实则是需要通过流程梳理和分析来判断和改进。因此,我们可以说流程分析就是对企业做事方式的全景式扫描,也可以说是漫镜头式的检阅。


要进行有效地扫描或检阅,就必须对流程的构成十分清楚,否则就看不出门道,只能看看热闹。这里就要说到企业流程的分级。

目前流程分级的谬误颇多,搞得企业实际工作者莫衷一是。迄今为止,最典型也被广泛应用的流程分级法是以下二种:

(1)一、二级分类法。这种分类法把公司总部的运行流程统一称之为一级流程,把下属单位或部门的运行流程称作二级流程。

此分法简洁明了,但带有强烈的等级色彩,与流程管理必须打破等级观念的原则相悖。

(2)三、四级分类法。此分法略去一、二级流程不表,直接从企业运行的三级流程开始,进而细分企业运行的具体活动,制定出基层岗位人员规范操作的四级流程。

此分法也是二分法。只不过把上面的一级流程称之为三级流程,把上面的二级流程称之为四级流程。但是其进步在于留下了一级流程、二级流程的想象空间。为什么没明确描绘出一级流程和二级流程,其原因不得而知。

很显然,后一种分类法较前一种可取。

国内也有人认为企业组织运行的二级流程是“四流运动”,其中,“四流“指信息流、人流、物流、资金流。事实上,“四流”在企业组织的实际运行中是混合运动。

人类对客观事物的探索是永无止境的,追求理论完善也是永无止境的。流程运用实施的实际工作者们也在不断丰富和完善各种流程管理理论。本人在企业咨询实践中总结了企业流程的四级分类法,在运用效果上比其它方法理想。企业流程的四级分类法具体内容如下:

●一级流程:企业组织架构。

●二级流程:企业组织架构下的岗位设置。

●三级流程:企业组织运行的基本事务工作。

●四级流程:构成各基本事务工作的具体活动。

下面我对这个分类作一个简单说明。

健全组织架构是流程管理的起点,设置岗位是流程运行的接点和节点,三级流程是流程结构设计的重点,四级流程是对具体活动的描述。企业的目标体系决定三级流程的结构和数量;不同类型的企业流程结构和数量各不相同。研究表明:一般企业三级流程的数量在70~100个之间;不同的企业即便流程名称相同,其内容也不尽相同。三级流程确定之后方可进行四级流程分析;一个三级流程往往可以分解为一个或多个四级流程;四级流程往往从梳理关键活动或瓶颈活动开始;四级流程是对具体活动的描述,类似于比赛的规定动作;一个企业的四级流程可以有几百甚至几千个,规模庞大多元经营的企业四级流程过万也属正常。

流程分析如果离开了组织架构的梳理和岗位设置的检讨,如果机构有重叠,岗位有空白,那么流程的运行是一定不畅的。流程管理从根本上来讲是从战略开始的。流程管理就是将企业战略转化为可操作的一系列步骤和动作。因此,从这个意义上讲,流程管理离开了企业负责人的指导和参与,其效果是要大打折扣的。

因此,我主张流程分析从战略开始,从企业目标开始,再到企业组织架构梳理、到岗位优化,再到流程结构分析,再到流程活动分析,最后进行流程优化和管理。

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