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档案管理

博锐管理在线 2017年9月25日 作者:张国祥

文章关键词: 档案管理  
    

一、概述


什么是企业档案管理

企业档案管理是指将企业经营管理活动中形成的文字资料、统计数据、音像制品、科研成果等定期归纳整理,移交专人管理,实行统一或分散存放,从而提供开发利用或进行决策参考的一系列专业管理活动。

 

企业档案的种类 

企业档案通常包括以下内容:公文档案、人事档案、培训档案、财务档案、技术档案、设备档案、客户档案、供应商档案、安全档案,较大的企业还有物流商档案、车辆档案、基建档案、项目档案、样品档案、信息档案、资产档案、证券档案、合同档案等。档案种类也因企业性质和规模不同而不同。从档案载体上区分,有纸质档案、音像档案、电子档案。小型企业可以分散管理,但是必须指定专人检查和指导各系统的档案管理,企业办公室存放统一目录。大中型企业则应该建立统一的档案室,集中管理企业各类档案。

 

档案管理的作用

1、准确反映企业的成长历程

档案记录着企业成长的点点滴滴,何时开业,创业者是谁,何时盈利,何时扩张,战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡,原因何在,也可以从中找到规律和解答。

2、防患企业商业秘密外泄

企业档案无不涉及商业机密,如果没有统一管理,任凭管理人员个人处置,势必容易丢失,丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理,而且还要人人具有保密意识。

3、决策制订的参谋和帮手

企业做决策、出方案,往往都要查找历史数据,进行同比分析或方案对比,没有档案就无法进行。档案管理良好的企业,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

4、企业文化的活标本

很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙,殊不知,企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。是企业员工自己培养创建起来的,是不假外求的东西。做好档案管理的企业,在整理完善企业文化时,不需要搜索枯肠,不需要绞尽脑汁,不需要编造,只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善,企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结,企业文化就丰富起来了。

5、企业宣传的资料库

档案管理好的企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作,也不需要像演员彩排似的,劳民伤财,准备道具、背景。档案管理好的企业,宣传资料真实可信,对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。

6、员工成长的断代史

很多企业员工进来时一张表,出去时还是一张表。更有甚者,这个员工一走,这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事专员对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人,说不定哪一天企业的员工成了名人,他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张,但并非没有可能。人事专员应该做好员工档案管理,每年补充、更新员工档案内容,准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年,档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工成长的断代史。

 

二、实战方法

企业档案管理的方法

1、分类整理、统一存放

一个成规模的企业应该有专门的档案室或资料库,特别是电脑的普及运用,档案管理显得更加重要。凡使用电脑软件的企业,都会定期产生大量的报表,这些报表一经领导审阅,多数就成了废纸一张,有保密观念的,会撕碎扔掉;没有保密观念的,通常就是揉搓一下随手一扔。给企业的商业机密安全工作带来极大隐患。

企业必须建立健全档案管理制度和保密守则。对各种各样的资料收集、发放、登记、分类、回收、存档、保管、保密等级、保管期限、销毁等,做出统一而明确的规定。这些资料包括文字的、影像的、光碟的等等。

2、集中管理、信息共享

企业档案必须集中管理,但是一定要方便共享。数据资料设定权限密码,以方便工作查阅而又不易泄密为原则。数据库管理必须严格复制、传播登记手续。文字资料一律实行审批制度,原则上以在资料室阅读为主,因工作需要必须借出时,实行先批准、登记、再借用制度。严格控制资料丢失。

3、电子档案,文字目录

凡是只有电子文档,而没有文字资料的重要资料,必须编写文字目录,列明文档生成时间、起草人、审核、批准及生效时间,资料保管人。电子文档最大的好处是不易篡改,哪怕更改一个标点符号,文档时间就会自动更新。所以能够进行电子文档处理的企业都应该进行电子化处理。

同时,企业的文字资料也要编制电子目录,方便管理、方便查找,也可以防止丢失。

4、每年编写企业大事记

企业档案管理部门应该每年组织一次企业大事记编写工作,这既是对企业全年工作的一个回顾和总结,也是为后人了解企业成长提供方便。当然企业也要事先确定一个大事记的入选标准。不能太滥,太滥就没有意义了。

5、保守机密、人人有责

企业档案管理绝不是档案部门的事情,而是企业人人有责的大事。商业机密关系企业存亡,没有一个人可以说这不关我的事。企业内部员工人人都在享用企业机密,每天的早会晚会都在通报企业的运营数据,这都是商业机密。

 

三、参考案例

附1:企业档案管理制度

附2:档案管理流程图(略)

 

某某公司档案管理制度

一、为规范公司档案管理,保守公司机密,特制定本制度。

二、公司档案管理的对象是指本单位所有具有考查利用价值的文件材料。

三、公司档案分为:人事档案,客户档案,枝术档案,生产档案,设备档案,公文档案,财务档案。

四、公司档案负责人:人事档案由综合部人事主管统一管理;客户档案由营销经理统一管理;技术档案由技术文员统一管理;生产档案由生产文员统一管理;设备档案由设备管理员统一管理;公文档案由综合部经理统一管理;财务档案由财务经理统一管理。档案管理人员必须对档案的内容保密。

五、档案的保存:

1、各部门的档案必须在次月的5日前将上月处理完的档案归档。

2、各部门的各类档案必须确保真实,书写整齐,完整。

3、档案入库,必须办理档案入库手续,填写《档案入库单》,建立并及时更新《档案目录表》。

4、档案管理人员按日期的先后将档案分类管理,做好标识,以便于查找。

5、综合部经理到各岗位抽查归档文件,每月至少二到三份,并做好档案抽查记录,确保文件无丢失。

六、档案借阅

1、档案借阅必须经部门主管同意,填写《档案借阅单》,档案在借阅期限内尚未归还,档案保管员及时跟踪追还,防止丢失。

2、借阅期间,未经领导批准不得复印、抄写档案资料。

3、档案管理人员对归还的借阅材料认真进行检查,一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员的责任。

七、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案销毁审批表》交总经理审核,经总经理批准后执行。

3、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

4、档案销毁需编制《档案销毁清册》;销毁要有二人以上监销,并在清册上签字。

八、档案存放区需做到八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫,定期检查。

九、本制度运用表格工具包括:

1、《档案入库单》

2、《档案目录表》

3、《档案借阅单》

4、《公司档案销毁审批表》

5、《销毁清册》

十、本制度的修改:

1、修改需由部门经理提出,展开部门经理讨论会议,确定需要修改本制度,并报总经理批准后开始本制度的修改组织工作;

2、由部门经理对本制度修改草案,综合部经理组织讨论完善后,报总经理签发颁布后生效。

十一、本制度经总经理批准颁布执行。

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