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高效会议的18字真经

博锐管理在线 2017年6月29日 作者:禹志

    

  经常有学员问我:“禹老师,为什么你每次帮我们组织会议或列席会议,会议的效率就很高。有什么秘诀分享一下好吗?”其实我要说会议是一个公司必不可少的沟通方式,但是为什么会议往往达不到想要的目的呢?是企业开会时主要存在以下六大问题:

  1会议目的性不强

  不知道本次会议到底要解决什么问题?或商讨什么方案?需要哪些人列席?列席者来的目的是什么?总之企业组织会议没有明确的目的,会议就流于形式;

  2会议时间漫长

  许多企业经常文山会海,一个会议接着一个会议,且拖延的时间很长,本来半小时的会议一个半小时不能结束,一句话说清楚的事非得要拖拖拉拉,而会议上讨论的都是无关紧要之事,题不对会,时间长人疲劳,很多人就在会上打瞌睡,会做其他小动作了;

  3会议主持人缺经验

  一个优秀的管理者,应该是一个出色的会议组织者。管理者有没有能力,看能否主持高品质会议。而很多企业的会议主持人,一没有主持技巧,二没有表达技巧,不会引导发言,不会控制时间和节奏,不会归纳总结和提炼,所以会议开得乱七八糟;

  4会议与会人员过多

  高效的会议一定是与会相关的人参加。而很多企业老总开会搞排场,搞气派,非得要凑人头,会议相关人员要参加,会议不相干的人也要参加,且很多人来参加会议没有准备,在打瞌睡;时常漫无焦点?讨论冗长没有结论。

  5会议准备不充足

  很多企业开会,有早会、晚会,周例会,月例会,年中会,年终会,都是走形式,走过堂,没有做充分准备。所以列席者在会议上都是装模作样,虚与应付,等看望问,听老总或主持人高谈阔论,大多数在旁边看热闹;

  6会后缺跟踪

  会议开完了,没有形成会议纲要。没有形成会议追踪,没有责任人去实施,没有做继续跟进,所以会议效果很差啊;

  要想开好会议,本人总结出了一点心得,即必须掌握以下六句话,十八个字诀要,然后再来将这些要点与同事分享,建立彼此的共识。这样一来既可以节省自己和别人的时间,同时有效提升会议的生产力。开会的十八个要点如下:

  1备而会

  每次会议主持人都要做好充分准备。下发会议通知,通知与会者时间、地点和准备议题及相关资料,同时要求与会人员事前考虑好会议议题与其相关联的要点、条理、资讯和问题、意见,建议,带好笔、笔记本和相关文件资料,准时参加会议;

  2会而议

  每次会议,一定要确定好会议的议题。并就会议的议题事前与会者沟通,在会议前了解与会人员意见和想法,与议题无关的内容和主题不要在会议上出现或讨论,使会议重点突出;

  3议而决

  每次会议都要做出决策。不能做出决策,会议主持人或最高领导人要提供解决的暂时性方案,以便与会人员知悉并执行,先期采取行动,而不是等和看。因此,每次会议都要形成会议结论,明确会议议题的责任人、完成时间,监督者和执行方案和计划。

  4决而行

  会议上最高领导人所做出的决定一定要采取改进行动。要去做,去实施,要有人负责,有人监督,有人检查,有人实施,有计划,有步骤,有会后的具体行动纲要,并且要将行动方案分发所有与会者。

  5行而督

  会后的改进行动和计划一定要有人督促,有人监督,有人督导,使得过程有保障,没有督促,会议的效果便打折扣,而会议的督导人是起培训和辅导作用,确保计划有人辅导不致流产。

  6督而果

  要确保每次会议在督促、检查后要有完成的结果。每次完成的结果要进行检讨和商量,每次结果要做出审定,对完成好的事项要形成标准化作业流程,对产生的新问题,新情况要形成新的改进方案,确保会议的效果得到保障。

  另外,会议要开好,一定要做好会议培训,会议主持人训练,同时要建立公司会议机制与会议流程,要做到会议简单,快速,高效,不要官僚,对不必要的会议尽量不开,会议的主题一定要明确,这样,会议才会有品质!




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作者 禹志 的介绍:
禹志——利润中心型人力资源管理模式创始人全国知名实战派人力资源管理专家;亚太人力资源管理研究所副研究员;国际绩效改进协会(ISPI)会员;上海乔曼国际训练机构高级合伙人;企管名师网高级讲师香港时代光华管理学院特聘教授;利润中心型人力资源管理模式创始人、推动者;禹老师的课程以实战、实用、实效见长,能帮助企业解决经营管理当中的实际问题,是深受企业喜欢和尊敬的专家

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