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面向“互联网+”时代的高校档案管理工作研究

《环球市场信息导报》 2017年5月27日 作者:王微

文章关键词: 档案管理  
    当代高校档案数据的管理工作,应当以“互联网+”时代背景为基础,采用科学的档案管理模式,依靠专业化的人才,全面提高高校档案管
理质量。
    

本文在探讨“互联网+”时代高校档案管理意义的基础上,分析当前高校档案管理信息化发展过程中存在的问题,并且找出提高档案管理效率的策略。

 

“互联网+”时代高校档案管理的价值

“互联网+”时代采用信息化的档案管理方式,可以提高高校档案的存储和管理质量,发挥出高校档案的实用价值,对满足高校档案使用人员的需求有重要价值。首先,可以开发出档案的更多功能,可以提高档案的使用效率,能够依靠现有档案数据资源实现快速传输和数据信息的共享。其次,可以打破传统档案管理工作的束缚,节省了大量的时间和成本,延伸了档案的服务范围,可以满足新时期社会各方面的使用需求。第三,符合了国家及社会的发展趋势,彰显了现代档案工作的意义,为高校聚集了宝贵的财富,对高校的未来发展和决策有重要的价值。第四,还可以与社会进行信息沟通,是时代背景下进行信息沟通的重要渠道,为高校人才与社会接轨,解决大学生的实际问题贡献了力量。

 

“互联网+”时代高校档案管理不足

 基础设施设备不足。现代信息化社会的快速发展,要求高校档案管理部门切实提高数据信息搜集能力,不断满足日益严格的档案数据存储需求,但是高校现有的设施设备不足以支撑档案管理部门,传统的数据信息收集与整理方式较为落后。首先,现有高校的档案管理部门的专业技术人员相对较少,具备信息化操作能力的专业人才不足,限制了高校档案数据信息管理工作的发展。其次,高校档案管理工作主要还停留在传统纸制档案的管理模式上,现有的场地面积、办公设备等是围绕着纸制档案管理需要配置的,还没能满足现代档案管理的需求。第三,与“互联网+”时代相配套的档案管理设施设备还处于发展阶段,有的学校信息化档案管理还没能开发出完善的系统,没能实现档案管理系统与使用系统的综合联接,存在着信息化档案管理价值不高,软件及设施设备不完善,档案信息化的经费有限,无法满足现阶段高档档案管理的实际发展需求。

 纸制档案没能数字化。如何把传统的纸制档案进行数字化管理,这不仅是高校档案使用的实际需求,也是现代档案管理对传统档案提出的要求,对促进高校档案管理长远发展有重要意义,但是这项具体而艰巨的工作还处在缓慢发展中。首先,有些档案数字化的操作过于粗糙,存在着档案数据信息录入错误问题,现有数码扫描、激光照相技术还不足以满足档案管理的实际需求。其次,高校档案管理的数字化的工程就为浩大,现有人力物力难以支持具体工作的顺利开展,因此导致了该项工程进展缓慢,现有高校档案馆藏文献的数字化还要有个长期过程,还要坚持不懈的进行。第三,随着数据库资源的不断充实,加强数据信息的维护难度增大,如何有效的解决技术瓶颈成为制约高校档案管理信息化的重要难题需要解决。

 

“互联网+”时代高校档案管理策略

 建立高校档案信息数据库。提高高校档案管理的信息化水平,满足高校档案管理面向“互联网+”时代的需求,就必须从传统的纸制档案管理模式向着现代化的数据库管理模式转变,建立起高校完善的档案管理数据库系统,这样才能推进高校档案管理向着数字化、信息化的方向不断前进,实现档案管理的“互联网+”需求。首先,依靠现代信息技术手段不断丰富和完善高校档案数据库的建设,注重“互联网+”背景下的高校数据档案的数据策略和制度建设。其次,注重更新高校数据库的数据处理技术,全面提高高校数据档案的处理能力,围绕时代的需要广泛收集存储图片、视频、声音等各种类型的档案,这样才能实现档案数据库建设的实际价值。第三,提高档案数据对各种类型数据信息的存储分析能力,特别是要加大与科研和学生相关信息的处理分析能力,这样才能发挥数据库档案的实际价值,为高校的决策和具体教学业务工作提供必要的依据。

 实现高校档案管理标准化建设。为了发挥高校数据信息档案的作用,必须采用信息化的档案管理建设方法,具体运用标准化的方法,提高档案管理的水平,实现高校档案的智能化应用,在互联网渠道快速的传递和使用档案数据,发挥档案的价值。首先,依靠先进的高校档案管理标准,对高校数据档案实施分类管理的办法,在分类管理的基础上面向“互联网+”提供标准化的服务。其次,推动高校档案管理和存储工作的格式化,加强高校档案制作的前端控制工作,保证档案制作与存储的规范性。在整体档案生命周期中,保证档案数据资源的准确性,依靠标准化提高档案管理工作的质量。第三,借助标准化的手段实现高校档案管理的现代化,转变传统档案管理存在的问题,实现档案数据管理的突破,进而达到高校数据档案信息在互联网环境共享、共赢目的,建立广范的高校档案使用机制。

 实现高校档案的个性化管理。“互联网+”时代要求提供个性化的服务,满足不同服务对象的个性需求,在“互联网+”时代不仅提高档案的质量,还要提高档案服务的水平。首先,依靠当前流行的大数据技术,对高校档案数据信息进行综合管理,设立智能化的档案管理部门,为档案使用部门开发出智能化的操作界面,满足档案使用人员的实际需求。其次,采用科学的方法对档案数据信息推进筛选,把有价值的档案数据信息以推送的方式传递给有相关检索需要的教师和相关部门,这样才能提升高校档案部门服务的主动性,实现档案与人的互动目标。第三,根据使用者提出的个性化需求,对数据档案进行专门的研究,采用具体沟通的方式满足用户提出的个性化需求,这样才能促进高校档案管理工作真正在“互联网+”背景下得到发展,实现高校档案数据管理的不断调整和快速发展。

结论:在“互联网+”时代,高校与档案的关系越发紧密,档案是高校教学、科研、管理的重要基础数据,只有发挥出档案的实际服务价值,才能促进档案工作取得更快的发展。为此,应当根据互联网时代的信息传递特点,构建起科学的档案管理方式,全面提高档案数据信息的管理水平。

(作者单位:长春广播电视大学)

 




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