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人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革

《环球市场信息导报》 2017年5月27日 作者:龙向群

文章关键词: 档案管理  
    人事档案对个人信息的获取是尤为重要的渠道,其中个人信息记录了个人的政治面貌、品质品格、社会阅历、为人处事方式和价值观等信息。人事档案是个人在社会团体中的活动记录,具备重要的参考性。在市场经济高速发展的今天,户籍与人事规章也有了新的改变,涉及人事规章的人事档案资料管理方面也都有了新的改变,以前惯用的人事档案管理不断出现各种问题,渐渐无法与新时代接轨,笔者会先剖析传统人事档案管理中的弊端,再分别解析和讨论这些弊端的问题所在。
    

在人事管理体制中,对档案的管理是一个重点工作。档案中的信息是个人在社会活动中的动向,档案中体现了被记录人的社会经历和思想品质、社会行为等信息,是个人在社会中行为活动的有效证据。同时也承载了人才的信息资源,是一个人才资源库[1]。要想提升人力的工作效率和工作品质、有效借用人力资源,并且对公司、集体、社会以及被规划人起到正面、积极的促进作用,就需要更加完善、更加合理地规范地建立人事档案的管理。

 

传统人事档案在管理上的弊端

  不够重视档案。管理方面从思想上不够重视,对档案的重要程度没有过多思考,所以自然在对档案进行管理时会有懈怠的情况,再加上因为管理思想淡薄,而在管理上的硬件机械配备上不到位,最后会导致管理工作在进行中存在诸多不合理之处。

   管理人员数量不到位以及缺乏专业度。管理人员在专业度上素质较低,同时还有管理工作的繁琐、复杂并且有一定的持续性,所以专业素质不够,则无法全面意识到档案管理这项工作的重要作用。如果没有对分类管理进行精确的划分类别,也会破坏档案的规律和统一性,对未来的审阅工作造成不便。因此,如果在管理上的人员不够专业或是对工作的理解不够深入,也是会让档案管理失去秩序,让本应正常运转的工作难以进行。

   实体管理浪费空间资源。一般惯用的传统管理方式是以纸质文件来存放每个人的信息情况,随着时间的不断累积,人事变动也越积越多,人事调动也逐步增加,档案的数量也就随之上升,所需要文档空间也就更大。

   不方便查阅。尽管实体管理的方式中也对档案进行了分类归档,但随着档案数量的增多,管理难度还是会再次加大,后期在查找资料时就需要耗费更多的时间,所以说,常规的管理方式让档案在查询和管理上都会有诸多的不便。

    缺乏真实性。档案真实度不够高也是非常普遍存在的情况,如果有心存想法的人对自己的档案进行更改,所呈现出的他的个人档案也就偏离了事实,别人在查阅此人档案信息时,看到的自然不再是真实情况。

 

人事档案管理由传统迈向信息化

  科技发展让人事档案管理信息化成为必然

有了上文分析的人事档案管理的种种弊端,可以看出对人事管理进行改革升级是必要的,其中升级的关键点就是在于升级方向。

改变传统的档案管理方式,升级为信息化管理,以信息化的管理手段来规范档案管理的方式,就可以让管理工作更加地高效和系统。升级后的信息化管理除了能让管理更加高效、并且减少管理成本之外,还为以后的查阅带来了不少方便,省去了一部分人工和物资的无谓损耗。所谓的信息化管理,就是利用现代网络信息的方便快捷,对档案管理工作中的各个环节和工作内容,进行合理地管控,这是企业或集体实现网络化和信息化的一个必要过程。

 升级信息化管理存在的问题

  意识有待增强。当企业或者组织的信息意识都不高,对升级信息化管理方式理解和重视度也达不到,企业人员则无法意识到信息化管理的必要性,所以,在这种情况下即便开始了信息化的变革,过程也可能不够畅通,对人事管理上也就不会有丝毫益处。

   配备的升级系统不完善。档案信息需要防护、需要慎重对待,因为每个人的信息记录都需要严格保密。个人信息安全一旦出了问题,人事档案就丢失了原本的保障性质。

   人员与资源在建设上配合不到位。企业和公司若是对资源和人员方面没有建设性的规划,也就不会注重对这两项进行各方面资源的投入,没有人力和各项资源的投入,那么资源建设与人力建设也就缺乏长期发展的条件。

 具体举措

  提高对人事档案重要度的认识。从上级管理者到下级各岗位工作人员都应当对人事档案的管理工作有足够的重视度,只有这样,才能便于管理工作的开展[2]。同时管理人员的水准和专业度也要不断加强,提升管理者的在服务上的思想意识,对人事档案管理者的要求是要勤奋用心、了解利弊、对工作尽职尽责。

   建设信息管理网。将传统管理方式升级为信息化的方式,最重要的是利用计算机和网络技术来管理人事档案工作,信息技术的使用,意味着人事档案专项计算机信息化管理,这同时也是提升的重要标准。这也就需要高端的管理模式,需要标准、高效、专业的档案信息管理体系,把新时代发达的信息技术运用到信息化管理档案中,提升管理的专业度和工作效率。

   规范和提升档案管理制度的完整度。要想让信息管理工作高效、顺利开展,就必须要建立完整的人事管理制度,这对人事档案的管理来说也是一样的道理。之前的档案管理方式已经有了一定的基础,再整合多方面信息,继续提升档案管理上的的规范度,为档案管理这项工作能够快速又高效的事实做周全的保证。

   人事档案这项有关人事信息记录的一项工作,目前我国在管理手段和方式上还达不到高标准,不过,如果能够不断地提升和创新,所有人事档案相关人员都一起提升,人事管理未来的路也一定是光明的,其中走向信息化管理的转变不失为一种不错的选择。

(作者单位:大港油田滩海开发公司)

 




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