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新形势下事业单位档案管理信息化建设探讨

《环球市场信息导报》 2017年5月27日 作者:包绍辉

文章关键词: 档案管理  
    当前伴随着我们国家的信息化改革浪潮,事业单位的档案工作已经从原有的纸张档案逐步过渡到当前的信息化档案管理时代。如果档案管理人员想要顺应当前的时代要求,获得更加长远的发展构建,就必须要加强信息化档案管理建设,在当前的新时期以及新形式下,利用档案信息化的这一有利契机,大力推动档案管理的全面无纸化、信息化建设,争当信息时代的弄潮儿。
    

随着当前我们国家经济的飞速发展以及科学技术水平的不断发展,网络技术早已经进入事业单位的日常生产生活活动当中。随着当前档案管理的规模日益庞大,原有的档案资料纸张管理体系构建已经无法适应当前的各类针对档案的需求,因此,对档案资料进行数字化的处理方式就成为了当前的大势所趋。档案管理的信息化关键就在于对于原始档案所有数据完好保存的基础之上,基于电子技术的构架,把所有档案的内容从最开始的实体化储存方式逐步转移成当前的数字化数据库系统构建,利用多种方式合理利用档案。本文主要探索了新形势下事业单位档案管理信息化建设思路。

 

事业单位的档案管理信息化建设核心内容

首先是信息化管理的总体规划构建。我们在进行全面的信息化处理之前,要根据我们单位的具体实际情况和对于信息化档案管理的基本需求,参考国家的有关信息化管理基本方式和规章制度,综合以上信息之后,全面制定出适合当前单位具体实践情况的信息化管理规划框架。我们必须要明确信息化档案管理的主要基本内容以及对应的服务对象构建,在强调出档案管理和储存方式的转换的同事,更加需要针对服务态度进行转变。然后,我们需要根据信息化档案管理的核心环节构建,来保证信息化管理工作从最开始的源头就保持通顺,没有阻碍。然后,在保证技术进行提升的大背景之下,我们需要根据管理的人才储备特征进行针对性的人才培养构建,保证当前的业务素养可以同步下来,保证硬件跟上,软件也跟上。在这些项目的基础之上,我们还要对信息化的管理以及针对性的纸张资料储存方式进行对应的协调和制度性的规划处理,保证两者之间不偏不倚,电子档案和纸张档案之间保证是一种相辅相成的关系。

然后就是针对信息化管理的平台建设构建。我们在进行信息化的总体规划制定以及对应完善框架的基础之上,可以继续进行对应的信息化管理平台搭建。一般说来,信息化的管理平台本身是通过网站本身的主页以及对应的后台管理系统进行配合组成的。一方面来讲,网站的建设以及对应的开发需要高水平的专业人士进行处理,系统本身的实用性以及稳定性需要得到保证,另一方面,对应的保密制度需要进行建立,相当一部分的机密档案材料可以实现限定范围之内的共享处理,档案自身的资料安全需要得到保护。

 

当前事业单位的档案管理信息化所存在的问题

信息化的平台维护以及更新的速度是当前需要进行提升的主要步骤之一。我们经过长时间的调查研究以及亲身的体验发现,事业单位虽然已经具有了比较初步的信息管理系统构架,但是信息内容都十分老旧,并且不会进行及时更新。同时信息化的平台使用效率还需要得到提升。尽管信息化档案的平台相比较传统档案来说优势十分明显,但是在使用效率上却没有达到预期的效果。同时人员的综合素质也是需要尽快解决的问题。随着当前信息化管理的逐步推进构架,老员工在以下的几个方面里面都需要进行更新:计算机技能需要得到提升,信息化的内容知识积累需要得到具体的培训,服务的意识也需要得到进一步的加强。

 

事业单位档案管理的信息化针对性策略构建

首先是前台的管理人员以及对应的后台技术人员之间的工作协调培养。如果想要实现档案管理框架下的高质量信息化服务构建,技术人员需要在平台本身的维护以及数据的录入和更新方面进行努力,同时前台的管理人员也会在当前的平台基础之上进行对应的优质服务处理。前台的工作人员以及后台的维护人员之间必须建立完善的互通机制,保证信息的录入以及分类更新频率达到一个统一,从而让信息化的管理平台更新速度满足档案信息化的标准,只有这样,档案的信息化运作才可以真正的活起来。

其次就是对工作人员自身的综合素质进行提升构建。首先我们需要在当前的制度设计以及对应的行为规范上进行档案管理信息化处理的树立和对应服务的保证,同时整个平台的设计以及对应内容的充实都是为了保证管理人员可以迅速上手,给对应的使用者提供更加有效的资源。我们必须要时刻保持对应的学习精神,在满足档案信息化的新需求指引下进行自身素质的提升和整合,并树立运用信息技术服务他人的良好工作意识。在这个基础之上,我们需要针对当前事业单位的档案管理信息化平台的技术环节进行对应的专门技术人员培训构建,让这些工作人员可以在计算机技能以及档案信息化平台的使用上进行技能方面的提升,并且在信息内容调用的框架下进行工作方式的熟练化处理,并且进一步实现信息化档案管理和人员自身素质的相互协调匹配。

最后就是建立信息化平台的推广模式处理。档案的管理信息化平台搭建是为了服务信息的需求者而不是建立一个面子工程。因此我们需要对信息平台进行推广以及宣传。从一个方面来讲,信息化档案的相关单位需要进行平台的充分利用,让信息的需求者明白管理平台的便捷性,另一刚面,我们需要借鉴当前的企业进行档案管理信息化系统的先进经验,并且进行经验的相互对照,从最根本的角度上进行信息化管理平台的信息高效使用率以及对应的有效性提升构建。

随着时代发展和科技的进步以及办公方式的提升,我们国家的事业单位档案保管数量正在呈现出不断上升的趋势,传统的档案管理方式已经无法满足当前事业单位档案管理事业的进一步的发展。在计算机网络技术的不断飞速发展和高速普及的前提下,档案管理的信息化建设已经成为了一个必然趋势。推动档案的数字化和网络化是当前我们事业单位的宏伟目标,也是我们档案管理人员的伟大职责。

(作者单位:烟台市蓬莱公路管理局)

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