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不懂得这三点,难怪你的时间管理总是低效

博锐管理在线 2017年5月16日 作者:赵晓璃

文章关键词: 时间管理  
    

写在前面的话:

不知道你有没有这样的感觉,那就是忙了一天下来,总感觉心底空落落的,不知道这一天来自己到底忙了啥,结果越忙越迷茫;

不知道你有没有这样的困惑,那就是很多文章都拼了命地告诉你,别人是如何利用同样的二十四小时,做出了四十八小时的事情,于是他们在飞速成长,而你却总是原地踏步踏;

不知道你有没有这样的痛苦,那就是心里也清楚时间管理多么重要、自控力多么重要,可当密密麻麻的工作排山倒海般向你涌来,你却仓皇逃窜,或者一拖再拖、直到最后一刻,赶紧敷衍了事,事后你总是懊悔不迭,觉得自己为什么会这样?!

在四处求索苦闷无解之际,偶然间你看到了一个词语,突然灵光乍现,原来这些问题的症结,都出在这四个字上——

时间管理!

一、

先和你分享一个真实的故事。

故事的主人公是我的一位咨询者小霞(化名),当时她找我咨询的目的,就是想要知道该如何进行时间管理,因为她觉得自己的时间管理效率低下,看了很多书也参加了所谓的自控力小组,但她绝望地发现,自己的时间管理效率并没有得到实质性的改善。

当时的小霞在一家外贸公司上班,每天负责在网上解答客户疑问、协助处理售后问题、还要自己做单出业绩,她每天早早地到公司,每天也列出今天重要的几件事,并且也买了番茄钟,然而诡异的是,按照小霞的说法,只要往座位上一坐,不知为何,就会身不由己啊——

刚想好好回一封邮件吧,这边客户的电话就来了;

刚想坐下来准备打几个回访电话吧,对话框里弹出了询价的页面;

刚想整理下近期的名单,对意向客户继续跟进时,突然接到了一起客户投诉,赶紧要去安抚客人的情绪......

一天下来,原本完美的计划最后完全被打散,每天疲于奔命地工作,但总也感觉不到自己的成长,列好的计划看起来更像是一场笑话。

一开始遇到这种情况的时候,小霞也学了一些时间管理的方法,比如尝试着把同类型的工作放在一起处理,确实提高了一些效率,可很快她发现,这节省下来的时间还是远远不够啊,于是小霞无比焦虑,甚至一度怀疑时间管理是不是根本就没用呢?!

二、

或许,小霞面临的问题也是好多职场人共同的问题,那就是每天都忙不过来,要处理的事情那么多,但一天就是24小时,远远不够用,本以为学了时间管理之后,这样的情形会好一些,可学完之后依然绝望地发现,并没有实质上的改善啊。

这就是很多人在时间管理上存在的一个最大的误区。

很多人认为,时间管理时间管理,当然是从时间出发,省下很多时间一个不落地完成所有工作。

但很少有人明白,真正的时间管理,恰恰不是从时间出发而是从事情出发,去减少你每天要做的事情,然后再去安排时间去执行,所以时间管理的关键点,还是落在了“选择”上。

说到这里,可能有朋友就会问了:“开玩笑吧,怎么能减少每天要做的事情啊?根本没法减的好吗?”

果真?

三、

以文中的小霞为例。

从小霞的工作内容来看,怎么进行选择,又如何做减法呢?

先大致将上下午的工作内容进行划分。

上午是一个人精力最充沛头脑最清醒的时候,最适合安排重要紧急的工作内容,比如意向客户的跟进、重要电子邮件的回复、款项的催收、合同的签订,等等;

下午可以用来集中处理客户投诉、询价咨询、电话回访等零星琐碎的工作内容,之所以放在下午,还有一个额外的好处就在于,如果真的遇到一位难缠的客户,可以用“不好意思,我们下班了,明天我们再沟通好吗?”这样的话术予以适当的拖延,一夜过去,有很多客户就会自我调节,情绪就会平复很多,第二天再进行沟通的时候,就可以指向问题,做出及时有效的解决方案了。

做完了这一步之后,关键问题来了,小霞的工作内容里面,有没有可以减少的工作量呢?

小霞说,其实处理客户投诉这部分工作,公司有专门的客服部处理,但按照小霞的说法,自己经手的客户,情况自然自己最熟悉,好多时候客服部不明白情况,于是就让小霞直接和客户解释和沟通,时间往往就在这里不知不觉地流失了。

如今小霞最应该做的一件事情,就是把这份本该由客服部完成的工作转移回去。

为了方便客服部处理投诉,小霞需要做一件事情,就是把该客户的情况整理成文字形式,附上必要的沟通截图,在客服部收到这起客户投诉时,直接将该客户的资料予以打包,发送过去让客服部自己阅读,如果有具体细节不明白的再问她即可。

这样一来,就省去了之前很多无谓的时间损耗。

四、

通过外贸业务员小霞的例子,想必你对时间管理有了新的认知和思考。

在这里我总结了三点,便于各位朋友做个参考与借鉴——

时间管理的目的不是为了腾出时间做好所有的事情,而是将事情进行重新安排,集中黄金时间处理重要而紧急的事情。

时间管理的对象不是时间本身,而是你手头的事务本身。

时间管理的本质是对工作内容进行选择,做好需要自己做的事,把该转移的事情进行转移,提升自己的核心能力,如此,才能获得真正意义上的成长。




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作者 赵晓璃 的介绍:
赵晓璃,财务人,培训师,生涯规划师,职场作家,著有《“怕麻烦”才是你最大的障碍》。自媒体微信公众号“璃语”(crystal_words),新浪微博@赵晓璃。
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