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新形势下事业单位档案管理信息化建设研究

《环球市场信息导报》 2017年5月4日 作者:李翔

文章关键词: 事业单位   档案管理  
    在当今的信息时代,社会生活资料更新速度极快,网络的运用普遍存在于社会生活的各个方面。对于事业单位的档案管理来说,信息化建设是时代不断向前发展的需求,也是事业单位自身发展的内在改良机制。本文对当前事业单位档案管理的现状,新形势下档案管理信息化建设的目标,以及档案管理信息化建设的策略做简要分析,以期在信息时代的大背景下提出一些有利于事业单位档案管理的新方法,新建议,提高事业单位运行效率和质量。
     事业单位作为社会发展,国家兴旺的支柱性单位,其重要性不言而喻,其运行效率,管理效率,档案管理方式也都是重中之重。而档案管理作为一项复杂而艰难的工程,在之前的很多年里都是由人工完成,避免不了出现这样那样的错误,这导致了耗费了大量人力的档案管理却得不到目标效果,管理效率低下,给档案的储存,查询,利用和归类带来了不小的麻烦。这就从内在要求了档案管理必须找到新的方式,进行革新,进行信息化建设。同时,时代在不断几步,办公自动化和网络的极大普及也从宏观上要求事业单位的档案管理要进行信息化建设,以适应时代的发展,也更加促进自身的高效运转,为事业单位的发展带来一定的便捷。




当前事业单位档案管理的现状

虽然事业单位档案管理信息化建设已经发展到一定的程度,但是由于建设方向不够明确,建设方法不够完善,没有适应信息化时代发展的大趋势,还是存在一些不足。比如档案保存的时效问题,档案更新的速度问题,工作人员个人素质问题等。

首先是档案保存的时效问题,在新的形势下,信息化管理基本已经告别了纸质管理,这就要求档案保存时间是永久,通过网络储存和硬盘储存的方法达到。但是当前一些事业单位的档案保存时效性依然较短,在查询和使用档案数据的时候出现信息量不足,对于档案保存的技术支持不够,工作方针不够明确,相关部门对档案管理和保存不够重视。

其次是档案的更新速度较慢。档案的保存不同于其它数据的保存,它要求永久保存的同时,还要求其更新速度能够跟上数据提取的需要程度。当前相关事业单位的档案更新速度较慢,资料更新了往往几个月过去了,档案管理部门的数据还没有更新,文件传输路程太过漫长,这都是档案管理方面不够信息化的体现。同时,档案更新速度较慢带来的就是档案的利用率较低,数据读取和查询得到的记过使用价值不大,给多部门带来工作上的难度。

最后是档案管理人员的素质问题。信息化建设就要求有高素质的工作人员,对于信息化有牢固的基础知识,过硬的专业能力。但当前档案管理工作人员的素质普遍跟不上信息化建设的速度,对信息化设备的使用能力,解决突发情况的应变能力和对行业发展前景的判断力低下。这直接导致了档案管理效率低下,管理过程变得冗杂。




新形势下事业单位档案管理信息化建设的目标和要求

在新的信息化时代下,对于事业单位档案管理的信息化建设就要有一定目标和要求,要达到怎样的水平才能适应行业的发展和时代的发展。这里主要从两个方面来提出要求。

一是信息的快速储存,更新和管理,并保证档案的保存永久性。档案信息是关系社会发展,稳定和进步的重要信息,于社会生活中无处不在。因此在档案信息的管理中要做到快速,准确,这其中就包括档案的储存,管理,更新三个阶段。当档案被接受到的时候,第一要务便是快速储存,不遗漏,不重复。然后信息更新的时候快速更新,以适应档案数据的利用需求。最后是管理上的分门别类,把档案按照一定的规则进行分类管理,不定时更换储存位置,确保档案一直处在其真实有效的环境内。

二是对于档案管理的信息化建设的完善。档案信息化建设并不是只关系到档案的存储更新和管理,还关系到事业单位的发展,社会的进步,各种社会关系的稳定。因此在档案管理信息化建设的过程中要做到最优,最富有效率,最安全的原则。构建高效运行的信息运行平台,做到信息的查询利用的高效和全面,使档案管理信息化建设成为一项整齐划一,完整的系统,并有着良性的运行,并有着高素质和强能力的管理团队和工作人员。




新形势下事业单位档案管理信息化建设的策略

在新的形式下,要实现上述的档案管理信息化建设的目标和要求,就要按照一定的策略和方法来进行信息化建设,借助社会资源和国家发展的相关政策,完善自身的系统。

首先是对时代发展趋势和信息化技术有敏锐的嗅觉。如何能够把网络技术,信息技术,社会资源融入档案管理的建设之中;如何把档案管理的业务流程,管理组织的构成做到最完整的和妥善;如何做到档案数据的安全可靠,这都是当前信息化建设需要考虑的问题。对档案管理系统内部的流程进行有效的梳理,剔除冗余的管理方式,对薄弱的环节进行加强,做好信息的分析,归类和利用。管理组织分工明确,相互合作,用最优的组织方式把管理效果发挥到最大。把档案数据的保密性和安全性提到首位,信息化的过程随之带来的便是信息的泄露,只有把档案信息化建设把握在一定的尺度,最大化管理建设机制且保证信息安全,才能使档案管理的信息化建设区域完整。

其次是对于档案管理工作人员的素质的提升。工作人员的素质包括个人素质和业务素质,个人素质关系到工作态度,工作积极性,员工之间的协作能力。业务素质包括对信息化设备的使用,对档案管理专业知识的精通程度。事业单位在招收人员的时候就应该就这些能力进行着重考察,而不是单单看其考试成绩,在工作过程中定时对工作人员进行考核和评价,特别是业务能力的评价,考核工作人员的信息化设备使用能力,数据分析能力,信息处理能力等和档案管理工作密切相关的能力。建立合理的奖惩机制,鼓励和激励工作人员不断完善自我,提高工作热情,发掘个人能力和档案管理工作的能动性。

事业单位档案管理信息化建设是一个动态的过程,是事业单位自身发展的内在因素和社会发展的外在趋势共同提出来的要求。要做到档案的信息化建设就要提升网络技术的专业性,档案管理的系统性,相关从业人员的专业化和服务水平的时代化,将事业单位档案管理信息化建设不断向前推动。

(工作单位 湖北省地质实验测试中心)




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