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糯扎渡水电站档案管理工作的思考

《环球市场信息导报》 2017年5月4日 作者:杨竹兰

文章关键词: 档案管理   水电工程  
     糯扎渡水电站位于云南省普洱市和澜沧县交界处的澜沧江下游干流上,是澜沧江中下游河段八个梯级规划“两库八级”的第五级电站。是澜沧江梯级中装机容量最大的电站。电站总装机容量585万kW,是云南省继小湾电站之后又一巨型水电工程;是我国“西电东送”、“云电外送”的重点工程项目;建成后是云南省境内最大的水电站;在全国排名第四,装机容量仅次于三峡、奚落渡、向家坝水电站。

糯扎渡水电站规模巨大、技术指标高、地质条件复杂、施工强度大,广大建设者在电站建设过程中成功攻克了诸多世界级难题和重大挑战,是我国水电建设上水平、上台阶的又一标志性工程。

糯扎渡水电工程规模大、周期长、环节多、载体多、施工单位多、内外协作关系复杂的特点、因而产生多种的档案载体、归档案卷多、保存利用价值高。糯扎渡水电工程档案是重点水利工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据,是全体建设者智慧和劳动的结晶。所以做好档案管理工作是工程项目工作中的重中之重,以下是我近几年来的档案管理工作中的体会认识:

根据DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、DL/T5123-2000《水电站基本建设工程验收规程》和《糯扎渡水电站工程项目文件材料编制、归档要求及档案整理办法》的要求和规定。糯扎渡水电站前期工程项目档案在归档过程中普遍存在的问题如下:

用纸不标准。原始资料纸张大小不一,档案管理办法里明确规定统一用A4、A3纸张,部分施工单位用的是16k、甚至更小的纸张,给整理和装订工作造成不便,无法保证竣工资料案卷质量。

书写及修改不规范。验收评定资料和原始资料的部分书写字迹潦草,无法辨认、有的用圆珠笔和纯兰墨水笔书写的;时间久了容易褪色,修改不规范,随意用涂改液涂改,修改后未按要求进行签字。

归档资料不齐全、不完整。部分施工单位差开工报告,有的差工程技术要求、施工组织设计、施工方案、施工计划;有的差竣工验收资料(竣工验收鉴定书,竣工验收报告等),有的差施工总结等等。各参建单位资料收集、整理跟工程进度不同步,很多单位都是工程全部完工才开始收集、整理资料,从而造成归档资料不齐全,不完整。

归档案卷整编不规范。部分竣工资料未遵循成套性、系统性原则进行组卷,给以后档案利用带来不便,个别卷内目录文件题名不准确,责任者填写错误、日期填写错误;案卷题名跟卷内文件内容不相符等。

资料内容不准确,甚至不完善。竣工图与实际不相符,无竣工图编制说明,有的无竣工章;工程名称与合同上不一致(无变更依据);竣工资料上的合同编号跟合同上的编号不一致;盖章签字不符合要求(单位工程验收应盖单位印章,有的盖部门印章,有的没有盖章),备考表上竣工文件章、检查人签名有的立卷人代签;设计变更审批签字不完善;有好几个标段出现重要的、该归档的资料未归,不该归档的资料归档了,没有掌握工程资料归档范围。

归档不及时。竣工档案没有按照竣工验收3个月内移交档案的规定执行,竣工档案管理控制措施在执行时间上滞后,导致工程竣工资料丢失,归档竣工资料出现大量复印件现象。

前期工程项目档案出现诸多问题,主要原因各参建单位领导对档案工作重视不够;档案人员大部分都是临时聘用人员,流动性大,未参加过正规档案业务知识培训,档案专业知识欠缺,档案意识差,责任心不强,工作处于一种应付状态;筹建处档案管理人员对各参建单位工程项目档案工作的指导力度不够。建议公司以后在其它工程建设中档案人员在工程开工就介入到工程管理工作中,了解工程工作内容、特点、工作目标,及时对各参建单位归档工作进行指导,保证工程竣工档案完整性、准确性、系统性。




为保证糯扎渡水电工程项目档案的齐全、完整、准确,

在项目档案管理工作中提几点建议:

领导重视、组织健全、制度完善。糯扎渡水电工程各参建单位领导必须高度重视工程档案管理工作,坚持把工程档案管理作为工程建设的一项重要工作来抓,把档案管理工作列入建管局议事日程,同工程建设一起布置、一起检查、一起考核。

为促进糯扎渡水电工程建设项目档案工作的制度化、规范化、科学化,结合工作实际情况,逐步建立和完善了档案管理的一系列管理制度。

纳入合同管理、确保档案及时归档。合同管理是项目档案工作的重要保障。在糯扎渡水电工程的合同中应对项目档案归档份数、归档内容作出明确约定。为保证项目档案归档的及时性,在合同执行过程和工程竣工验收过程中,参建单位必须提交齐全、完整、准确的竣工档案,并填写《糯扎渡水电工程竣工档案审核签证单》经监理单位、建管局质量管理部门以及档案部门验收合格后签字(签章)认可后,合同管理部门方可办理质保金支护。

建立切实可行的项目档案管理控制措施,由筹建处竣工办牵头,组织相关单位及相关人员定期对各参建单位的项目档案管理工作进行检查,发现问题限期整改。

加强业务技术培训、提高人员素质。为提高档案管理人员的业务能力,应采取“请进来、送出去”模式对各参建单位档案人员进行培训,定期组织档案人员参加国家档案局和云南省档案局举办的各类档案培训;建立微信和QQ档案工作群,加强与各参建单位档案人员沟通交流,遇到问题及时协调、解决,对相关业务加以指导,确保项目档案工作的顺利开展。

水电工程项目档案大部分产生工程管理、设计、技术和施工人员手中,他们对工程项目情况最了解、也是今后利用档案的主体,涉及的专业多,靠几个档案人员是无法做好档案管理工作,必须依靠全体建设者一起参与档案管理中来,才能保证项目档案齐全、完整、准确、真实。

(作者单位:华能澜沧江水电有限公司糯扎渡水电工程建设管理局)




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