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基层单位档案管理的普遍性问题与规范化途径

《环球市场信息导报》 2017年5月4日 作者:肖秀梅

文章关键词: 档案管理  
    档案是一种宝贵的资源,基层单位档案全面、真实地记录了基层机关、企事业单位的发展历程,有着重要的参考作用和凭证作用。基层单位加强档案管理是单位高效运行的有力保证,也是推动各项工作进步的源动力。为此,本文分析了基层单位加强档案管理的意义,剖析档案管理存在的普遍性问题,在此基础上为基层单位档案管理的规范化指明途径。
     基层单位加强档案管理的意义

基层单位是档案管理工作的前线,也是我国发展档案事业的基础。毛主席在谈到学习中国文化时指出应“古为今用”,这说明了档案开发和利用的重要性。基层单位档案是历史的沉淀,记载着单位发展的脚步,是与单位同步发展的无形资产。所谓“鉴往而知今”,重视档案管理,重视档案的开发利用,就是尊重历史,就是懂得从历史经验中汲取营养,这是单位管理人员应有的智慧。在具体事务中,很多时候单位面临着“口说无凭”的问题,不同的部门人员各执一词,此时档案就变成了裁决的依据。党的十八大提出了五位一体总体布局,档案工作与每一个布局都密切相关。基层单位档案具有客观性、真实性、广泛性,能为单位经营、管理、决策提供最原始的参考资料,帮助人们梳理事物发展脉络,进而发现事物发展的基本规律,提高判断的准确性和决策的科学性。




基层单位档案管理的普遍性问题

在我国建设经济强国、文化强国的时代背景下,传统的档案资源管理理念和管理模式已经无法适应时代发展的要求:(1)档案管理意识不强。一些领导干部片面追求“GDP”,只求在任内做出政绩,把时间和精力大多放在抓项目、抓资金、抓开发上,对包括档案在内的文化事业过问不多,很少到档案馆考察工作,许多地方的档案馆门可罗雀,处在“坐冷板凳”的尴尬位置。(2)档案管理模式落后。调查显示,我国有近4000个各类档案馆,仅保存的纸质档案就达4亿卷件,其中能够得到有效开发和利用的不足7%,主要原因就是档案开发利用经费投入不足。一些基层单位仍使用手工收集、检索资料,连基本的保管条件都难以保障,远远达不到“十防”要求,更别说引进先进技术,运用计算机及网络技术管理档案了。(3)档案人员素质不够。受体制、投入等多种因素的影响,很多基层单位档案管理人员未经过专业的档案知识培训,或者身兼数职,对馆藏资料难以做到心中有数,其技能仅仅是“守好摊”、不丢失、不泄密,满足整理、归档、检索等一般性要求。




基层单位档案管理的规范化途径

增强档案管理意识,完善档案管理制度。习近平同志指出:“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案,在全面建设小康社会进程中,档案工作显得越来越重要”。所以,基层单位必须增强档案管理意识,加强组织领导,为档案管理部门添置现代化的办公设备,提供相匹配的工作条件,指派专门的人员负责档案管理工作。档案管理及其开发利用应被纳入对领导的考核指标之中,使单位的档案管理工作实现规范化发展。档案管理部门应当根据自身的工作内容、工作流程等建章立制,包括《档案保管制度》、《材料归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》等各项规章制度,对档案资料的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、借阅、传阅、利用、销毁、交接等进行明确规范,确保档案管理的严肃性和条理性。并且建立档案管理岗位责任制、考核奖惩方案以及具体的考核指标体系,以落实档案管理制度,提高档案管理效率。

创新管理手段和方法,实现信息化管理。档案资源是一种重要的生产力,档案管理部门应根据自身定位,从广度、质量、特色入手,加大资料收集力度,做好鉴定工作,并且创新档案管理思想、手段和方法,加强对馆藏资料的优化,做好馆藏资料的系统整理和有序排列,按照历史脉络分类组卷,做到一目了然,保证方便查阅,力求做到标准化、规范化、有序化。档案管理人员应充分运用信息化技术,对档案资源进行数据化改造,实现多媒体存储和海量存储,并加强对工作流程的电子化改造,在档案整编、检索、统计及借阅等方面应用计算机技术,加强机读数据库建设,建立健全档案全文数据库和多媒体数据库,实现档案管理工作的自动化,提高档案管理的效率和水平。

提高管理人员素质,做好档案开发利用。档案管理人员是档案资源的管理者,也是档案资源开发的主体,档案资源开发利用的关键在于提升人的素质。一是提高档案管理人员的历史素养。鼓励档案管理人员学习历史专业知识,并把对历史知识的掌握程度作为考核档案管理人员绩效的重要依据。二是提升信息化处理能力。档案管理人员应当充分运用信息网络技术,对档案进行分类整理、统计分析、归纳总结、开发利用,必要时引进和培养档案资源开发利用的高级人才,为档案资源开发利用奠定人才基础。三是提高业务能力,不仅掌握收集、分类、编目等档案管理基本技能,更要掌握声像档案、电子档案等新型档案载体的记录与存储等技能,打下档案资源开发利用的基础。四是档案管理人员及时对一些档案资源进行分类整理,主动为单位领导提供有价值的信息,为各项工作提供大量的第一手资料,使档案的作用充分有效地展现出来。

基层单位档案管理正逐步由传统管理模式向现代化管理模式转变,由原始封闭型的管理方式向创新开放型的管理方式转变,由被动式服务向主动式服务转变。档案管理是一项业务性工作,也是一项管理服务性工作,基层单位档案管理人员既要有较高的业务水平,又要具备较强的管理能力和服务意识,创新管理方法,拓宽服务范畴,为单位经营、管理、决策提供更好的服务。

(作者单位:阿尔山市林海街办事处)




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