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一名合格档案管理员的思考

《环球市场信息导报》 2017年5月4日 作者:易凤仙

文章关键词: 档案管理  
    随着国民经济的发展,档案工作的规范化管理,档案数量的快速增加,对每位档案管理员的素质提出了更高的要求,能否成为一名合格的档案管理员,对于档案工作的规范化管理、查阅、利用起着重要的作用。
     档案管理工作包括档案收集、整理、保管、保密、利用等多个环节。新的形势,新的发展,对档案管理员提出了新的理念,做一名合格的档案管理员首先要有法治观念,要熟知各项档案法律、法规,并且模范地予以执行和遵守。我国实施的《中华人民共和国档案法》是统率其他各项档案法规的总纲。这部法律有许多新的法律法规,不管老档案管理员还是新档案管理员,都要下工夫认真学好、用好和精通这部法律。将这部法律法规落实贯彻到档案工作的每步细节中,这样一定会大大提高档案工作水平,解决档案工作存在的问题,使档案查阅、利用更加方便快捷,这对档案工作的发展起着重要的作用。

  

认真学习,提高自身素质。

严格遵守档案工作条例。档案管理员必须经过专业培训、学习、考试,经有关部门考试合格,取得档案资格证书,才可对档案工作进行管理。档案员要加强业务知识学习,要具有专业的档案业务知识水平,对自己管理的档案要了如指掌。在学习中,即要掌握理论知识又要掌握具体的档案业务知识。光靠理论知识来管理档案,是远远不够的。在平时的档案工作实践中,多与老档案管理员交流学习,学习档案材料如何收集、整理、立卷、归档、移交……。自觉提高自身素质和业务水平,养成良好的工作习惯。

档案工作中遇到的问题及解决的方法。

档案管理员的职责。档案管理具体的内容要看所从事的工作是什么性质的,每个单位对于档案管理员都会有不同的内容要求。 学校档案管理员的职责:即贯彻执行上级有关档案工作方针、政策、指示和规定; 负责本单位文件接收档案材料归档工作,并进行分类、编目和加工整理; 负责督促、指导各部门或办公室立卷、归档工作,确保案卷质量;负责各类档案材料的验收、保管工作;负责学校创优争先的各类评比活动的档案资料的提供;编制检索工具和参考资料,积极开展档案利用工作,主动为全校师生员工的各项档案工作服务;积极参加上级档案机关组织的各项业务培训,不断提高业务素质和管理水平;遵守保密制度,搞好"八防",确保档案安全……。这些政策执行、档案保管、业务指导、业务知识、验收保管、服务意识、安全确保等档案工作做得好与坏,是检验一名档案管理员是否成熟、合格的重要标志。这就对我们档案管理员提出了更高的要求。能否成为一名合格的档案管理员?这对个人、单位、国家的档案规范化管理、查阅、使用,都起着举足轻重的作用。那么,怎样才能成为一名合格的档案管理员呢?这是我们每一位档案管理员都要思考的问题。

档案收集工作。在档案工作中常常会遇到这样的问题:例如:XXX人肯定地说:这样内容的文件我亲眼见过了,肯定有,到XXX档案室里去找,结果翻查了XXX档案室里的所有档案目录都没有找到这样内容的文件。鉴于这种现象,我在思考:这样内容的文件肯定有,难说该XXX人,这样内容的文件或许是在外单位的办公室见到,或许是在上级部门组织开会的会议上见到,或许是在别人的手里见到,或许是在外单位见到,或许是在上级领导研究工作时见到,或许是当时该文件没有下发到本单位……,这类文件本单位的档案管理员是无法收集到的。这是档案室无法查到该文件的原因之一。还有另一种情况,该文件或许是下发到本单位XXX领导手中或XXX承办人手里正在阅办或者阅办完毕后未交和忘记交档案管理人员整理立卷归档,或许是本单位的档案管理员根本就没有收集该文件整理立卷归档……。这是档案室无法查到该文件的原因之二。原因之二说明本单位的档案收集这一环节工作没有做好,档案管理员具有一定的责任。上述这样的问题发生,直接导致有价值的文件材料无法收集或者漏收,档案管理员就无法将此类文集整理、立卷、归档,就谈不上移交档案室统一管理使用。这是查找不到文件材料的主要原因。档案材料的收集、整理、立卷、归档、移交工作要怎么做?做得好,后人好查阅文件资料。做得不好,后人查阅文件资料查不到。所以,档案材料的收集这一环节非常重要,故每位档案管理员不可忽视档案收集工作,应该做到文件材料及时跟办、催办,快速收集,这是防止文件材料漏收的好办法,也是一名合格的档案管理员必须做到的。

采购信息和合同档案。有的单位采购信息不齐,合同档案不健全,导致数据上报不准确、事情查不清楚等问题。防止此类问题发生的解决方法是:档案管理员要认真负责指导本单位负责采购信息和负责合同档案的人员做好采购、合同档案工作。负责采购信息和合同档案工作人员要注意收集材料,收集整理材料的具体内容有:按月、季、年上报的采购信息统计数据资料;采购物品信息材料;公开招标、中标、违规通报、投诉处理按规定公布的信息材料;采购合同、人事合同、建设合同材料;在采购和签订合同工作中形成的计算机的磁带、磁盘、光盘、电子、声像材料……。档案管理员要负责指导这些档案资料的收集、整理、分类、编目、立卷、归档工作,做到纸质档案和电子档案并存。对采购信息和合同档案做到妥善保管、存放有序、方便查阅,防止毁损、散失和泄密。并按规定查询、存放和复制。这样,本单位的采购信息、合同档案健全工作就会做得更好。

档案在流动过程中的安全工作。档案在流动过程中存有一定的安全隐患。例如:XXX发[2016]XXX号关于XXX具有中学高级教师资格的通知,此文办理程序是:XXX文件管理人收文登记后→交XXX校长审批→交XXX副校长主管阅办→交XXX人事干事办理聘任工作→交XXX会计办理工资手续→办理完毕后XXX文件管理人收回存档。该文件在这么多的流动办理过程中,一不小心,可能会造成该文件损坏、损毁、遗失、被盗、水泡等。故文件档案在流动过程中阅办的安全管理防护措施是:档案管理人员和利用档案的人员要在接触或利用档案时轻拿轻放,注意档案在利用中被磨损、损坏。严禁档案在利用时,与水、火等危及档案安全的因素接近,防止档案被水浸湿浸泡、火烧、等现象发生。档案管理人员必须认真执行档案管理制度,确保档案在流动过程中的安全利用。

档案工作细致、繁琐、工作杂。长时间做这些工作很容易让人觉得乏味,但这项工作不难,需要档案管理员具有特别的专业技巧和耐心。 不断提高自己的工作境界,工作中始终保持一种平和的良好的心态去做这项工作,档案工作就一定能做好。这是一名合格的档案管理员必须做到的。

(作者单位:云南省红河州建水建民中学)




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