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烟草企业采购管理规范与效率初探

《环球市场信息导报》 2017年5月4日 作者:刘红飞

文章关键词: 烟草企业   采购  
    本文通过分析规范与效率的关系,结合烟草行业的实际,阐述了采购规范管理和提高效率的必要性,剖析了烟草企业采购管理规范与效率存在的问题,并提出了相应的建议。
     自2012年烟草企业正式实施《烟草企业采购管理规定》以来,在国家烟草专卖局“严格规范、富有效率、充满活力”的总要求下,经过几年的努力,烟草企业采购制度体系正逐步建立,但在采购实践活动中,“规范和效率”的问题一直影响着采购职能的发挥,需要在实践中加以调整和转变。




规范与效率的关系

规范与效率相辅相成。规范指明文规定或约定俗成的标准。效率是指最有效地使用社会资源以满足人类的愿望和需要。规范与效率并非两个相互孤立的要素,而是相辅相成、紧密联系的,共同形成了支撑行业持续健康发展的合力。规范以效率为目标,归根结底,规范是对行为的约束,其目的在于通过优化流程、强化秩序,提高工作效率。效率应以规范为前提,在规范中出效率,在效率中更规范。

规范与效率辩证统一。烟草企业的采购有严格的程序规定要求,实际工作中必须按照规定的方式和程序进行,不规范采购,势必又将回到无序采购的状况。虽然有时严格规范会在一定程度上影响效率,但是没有规范就谈不上效率;当然,也不能强调规范操作机械地而不是主动创造条件地完成采购任务,限制采购功能发挥。因此,在烟草企业采购中,规范与效率是辩证统一的,是一个对立统一的有机整体。




烟草企业依法采购、规范操作和提高效率的必要性

是法规和制度的要求。《烟草企业采购管理规定》要求,对采购目录、采购计划的编制,采购预算、采购方式的选择,公开招标、开标、评标的全过程,及信息公告、评标委员会的组成,合同的签订、交货、验货,对投标人的质疑,投诉的处理等都要建立科学规范的制度,以规范采购行为。

是采购“公开透明、公平竞争、公正和诚信原则”的要求。按照公开透明原则,让所有符合条件的供应商参与采购活动,消除歧视性行为。按照公平竞争原则,将竞争引入到烟草企业采购活动中,通过竞争使投标人提供更好的商品、技术或服务,并且尽量降低投标报价,使用户可以用较低的成本和价格采购到优质商品,从而,既实现采购目标,又提高资金使用效率。按照公正诚信原则,一方面要求烟草企业在项目发标、信息公布、评标过程要真实;另一方面要求供应商在投标时真实,在提供采购物品或服务时,须达到投标时所做出的承诺,对采购活动切实负责。

是发挥烟草企业采购职能作用的要求。《烟草行业“十三五”规划节能减排工作方案》中提出,加强全过程的节约管理,有效提高资源的综合效益,提高发展质量与效益,在条件允许下,尽量使用低能耗设备,不使用高污染设备。因此,发挥烟草企业采购职能,按照“节能减排、降本增效”的要求采购,选择部分节能效果显著、性能成熟的产品予以采购。

是防范采购风险的需要。采购过程应严格执行《招投标法》《合同法》《烟草企业采购管理规定》等法律法规和管理规定,依法采购、规范采购,从而尽可能规避风险,实现烟草企业采购的公平和效率。




烟草企业采购规范与效率存在的问题剖析

相关采购制度不够完善。从省局(公司)的采购制度来看,存在制度缺乏、不完善或衔接不够顺畅的情况。集中采购部门虽然建立了供应商库,但没有制定相应的管理办法,导致无法使用供应商库,仍然继续采取公开招标的方式进行采购,既耽误了时间,又浪费了大量的人力物力。

采购计划管理不够严谨。在编制采购目录和制定采购计划时,缺乏有效的方法和工具,有时只考虑目前的工作需要,没有从全年或更长远的目标来规划,甚至有时未经审批而随意变更预算或采购方式,影响采购工作的规范和效率。

采购流程不精益。制定的采购流程,过程繁复,操作时间长。集中采购时,单次小规模的集中采购结算不明确,部门间协调不够,手续繁杂。供应商的评价和选择机制不完善,缺乏科学规范的供应商认证和评价体系。合同管理没有固定模板,导致合同审核费时费力。采购管理系统的流程不够全面,没有包含采购的全部过程,降低了效率。

采购监督没有全过程覆盖。采购工作跨度时间长,流程复杂,监督需要花费大量时间和精力,加之监督人员人手不够,目前还不能保证采购的全过程参与,容易给采购工作留下隐患。

采购人员综合素质有待提高。负责采购的人员素质参差不齐,有的采购流程操作不熟练,有的编制采购计划、计算采购预算不精确,有的编写采购文件时忽视关键的问题等,在很大程度上影响了采购工作的规范与效率。




加强采购规范,提升采购效率的建议

加强制度建设,严格采购法规落实

确保烟草企业采购有序进行,提高采购的效率,就必须根据“决策者重结果、管理者重规则、操作者重细节、监督者重风险”的原则,健全和完善适合烟草商业企业采购的各项规章制度,明确规定采购操作整个过程、审批方式、公示和投诉以及供应商库的管理办法,从而做到有规可依,有章可循。

加强采购计划管理,合理配置资源

强化目录管理,明确采购范畴:编制《采购目录》时,事先组织调查,从全年或更远的目标来规划,科学构建四级采购目录,同时将日常采购项目全部纳入汇总到《采购目录》,进行规范管理。第四级目录细化至最小预算科目,并逐项明确采购部门和组织形式,使采购方式审查前置化,解决上会频繁和决策低效等问题。未编入目录的项目,不准实施采购。

规范采购计划的制定和变更,确保严格高效:制定计划时,全面考虑、从长计议、细致入微,从源头减少计划的频繁调整,同时规范计划变更,凡是涉及组织形式、采购方式和项目新增,定期提交相关管理委员会实名表决,确保责任可追溯,防止集体决策变成无人担责。

抓好集中采购:将采购的决策权和组织权集中到相关部门或单位,集中负责计划编制、采购立项和实施。坚持“公开透明、公平竞争、公正择优”原则,切实做到使用人、主管人、审批人、采购管理人和监管人的“五分离”,确保集中采购正常进行,采购物资符合质量安全的要求。

优化采购流程,明确职责与权限

严格落实标准与细节:梳理采购流程,优化采购程序,将业务、合同、监督、公开等融入统一的采购管理系统,严格落实标准与细节,明确职责与权限,规范节点的输入与输出,让每个人都能了解所有的业务要求。

广泛应用模板,做到规范高效:为减少采购人员的行为偏差,使复杂问题简单化,可以将最优做法、经验和技巧固化成普遍适用且符合规范的模板,让操作从“各自解读”变成“即取即用”,省去反复性指导和重复性审核,提高效率。

创新供应商管理,增值供应链:须严格对供应商进行资信、业绩评价和重要材料现场考察评审,建立与企业规模需求相适应的合格供应商名录库,并对合格供应商名录库实行动态调整,随时引进新的优秀供应商,及时淘汰有劣绩的供应商。

加强风险防控,实现全过程监管

围绕采购相关流程,梳理出各个风险点,对每一个风险点拟定防范措施。监督部门要全程参与,严格把关,保证采购活动的公平、合法、规范,确保评选出的供应商具备应有的资质和能力。

以人为本,全面提高采购人员素质

加强采购人员在采购理论、相关法律法规、采购技巧与技术、市场调查、采购预算、合同管理等方面知识的培训,努力增强其综合业务素质,从而全面、规范地执行采购管理工作。加强采购人员的职业道德和政治思想教育,提高廉洁自律、防腐拒变的能力,公正、合理地使用采购资金。

随着市场经济的发展与完善,采购管理不仅是企业组织生产的先决条件,而且是降低成本,获取更大利润,从而提升企业核心竞争力的重要手段。烟草企业应该结合行业发展的情况,健全和完善适合自身采购的各项规章制度,加强计划管理,合理配置资源,优化采购程序,全面监督,保证规范与效率同步。

(作者单位:广东省烟草专卖局(公司)综合计划处)




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