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HRP系统在公立医院财务管理中的应用

《环球市场信息导报》 2017年5月4日 作者:刘倩韵

文章关键词: 公立医院   财务管理   HRP  
    HRP是医院资源计划的简称,是医院引入企业资源计划的先进管理技术和经验,整合医院现有信息资源,构建起的一套综合性资源管理平台。主要包括财务核算系统、全面预算管理系统、全成本核算系统、资产物资管理系统、分析决策支持系统等多个部分,各系统之间信息互通互联,相关勾稽,无缝链接。随着现代医院业务复杂化和决策管理需求多样化,公立医院逐渐开展HRP系统的应用探索,力求通过引入全面信息管理提高业务效率,改进业务流程,为管理决策提供支持。
     HRP系统对财务管理的意义

提高会计核算效率,完善内部控制。HRP系统最大的特点是打破业务部门之间的信息壁垒,实现财务管理数据的互通互联,大大提高财务信息获取便捷度,缩短了数据收集处理时间。同时通过设置业务预算项目与会计科目间的对应规则,可自动生成凭证,减少重复劳动,使财务人员从繁重的流水线工作中解放出来,提高效率和准确性。财务人员可以把精力更多地放在流程合理性、审批链条完整性及报销单据合法性上面,系统数据之间的自动勾对和检查也有助于强化内部控制,关键控制环节引入机器控制可以及时发现问题和隐患。随着电子发票日益普及,在HRP中引入发票号码重复校验功能,有助于防范电子发票重复报销的风险。

推进建设全面预算管理体系。预算管理是财务管理的关键环节,HRP有助于建立全面预算管理,推进医院计划目标细化和控制执行,并最终通过实际经营活动与预算目标的比较分析发现问题,及时调整生产经营,完善奖惩机制。

夯实成本核算基础,实现信息追溯。目前各业务部门数据较为分散孤立,难于获得充足准确的数据进行全成本核算分析,财务人员根据业务部门填列的预算代码及部门代码来作粗略的记录,准确性较低。引入HRP有助于快速归集所需成本数据,夯实成本核算基础。




HRP推行过程中面临的挑战

HRP数据初始化整合及梳理难度较大。HRP的实施是一个系统化工程,需要有统一规范明确的数据需求,因此上线初期需要进行大量经费清理、资产清理工作。尤其公立医院承担着繁重的科研任务,科研项目数量庞大,经费梳理核查工作量很大。由于旧系统预算管理不严存在早期很多项目经费超支,或者由于账务处理错误导致预算项目数据与支出科目数据不匹配,这些都给期初数据整理增加了难度。

文化差异冲突。HRP植根于权利差距较小的西方文化,规范严格的流程控制可能与过去较为随意的决策执行方式产生理念冲突,需要相关人员改变原有的管理习惯和思维方式。特别是新系统上线后可能需要对旧流程和规则进行改革以适应更高的管理要求,暴露出旧流程潜藏问题,或者需要进行岗位调换,某些部门权利被削弱的时候,容易招致相关人员的抵制和反感情绪。

人员配置不足,素质有待提高。HRP系统的实施涉及医院业务的各个方面,各部门须派出相关岗位人员与项目组对接,及时沟通需求,需要大量人员协助配合。另外上线初期需要新旧系统并行以降低风险,两套人员同时处理日常账务工作,人员配置相当紧张。如果相关人员专业素养和信息技术水平不足,或者对HRP认识有偏差,容易导致实施进度缓慢或不够深入,增加实施成本。




HRP在医院财务管理中的改进建议与对策

医院高层领导的大力支持。HRP是一个投入高、周期长,牵扯甚广,需要各业务部门团结配合并进行流程重组改造的复杂过程,上线初期大量的初始化、并行工作和后期精细化管理短期内务必增加相关岗位人员工作量,阵痛在所难免,例如建立供应商管理系统和合同管理系统,需要相关人员收集和输入供应商信息、合同总额、付款期间、付款条件、分期付款金额等,这都可能产生抵制情绪。此时高层领导对项目的态度直接影响员工及中层管理者的态度,决策者应从长远利益出发,强力推行业务变革,委派高级管理人员推动HRP项目的建设,要求部门利益服从单位整体利益,做好相关人员动员工作,加强培训,提升专业素质和信息技术水平。

组建高效实施团队,设立定期反馈机制。重视HRP系统建设人员配备,选择精通信息技术和熟悉业务管理的人员组成各部门的项目实施小组,并指定相关责任人及项目联络人,并给予关键人员足够的时间,投入跟进HRP系统的建设过程。定期召开联席会议,交流项目实施进展和经验教训,及时沟通反映问题,涉及跨部门的由主管部门(一般是信息科)进行统领协调,迅速解决矛盾以保证各部分计划齐头并进。系统建设宜分阶段推进,逐步扩大系统规模,对需求按重要性与紧迫性排序,做好整体部署。

选择适合本单位的HRP系统。医院购买HRP系统之前,必须对自身经营管理现状进行研究判断,认真规划医院信息化建设目标,确定系统涉及范围、系统建设进度要求、亟待解决的关键问题和医院现有人财物条件,综合考虑比较市场现有各种HRP系统的应用情况及优劣特点后,选择与本单位最为匹配的HRP系统。

构建HRP财务一体化框架

1. 预算管理模块。HRP系统通过线上填制预算表样完成预算编制,与总账、科研报账系统、资产物资管理系统相连接,通过设置控制环节和控制规则,内置控制程序对新增资产审批单、报账业务单据、总账凭证作预算实时控制,预算管理节点前置,建立预算反馈机制,及时反映预算使用情况,避免超支事后调整或者经费闲置大量结余。此外,HRP应建立灵活的多维度预算分析,进行结构分析、因素分析、趋势分析、比率分析、比较分析等多维数据挖掘,为医院的战略发展和管理决策提供准确合理的依据。

网上报销及财务核算模块。建立基础数据的维护标准及使用手册,梳理核对初始数据,构建满足医院核算要求及考核管理需要的会计核算规则与体系,完善医院资金流平台和票据管理系统,加强费用监控及收付管理。

成本管理模块。可以通过设置成本基础档案、系统参数、数据接入规则、成本分配规则、成本核算方法等进行成本数据的收集处理,以科室、项目、病种等不同维度划分成本责任中心,计算归集计算成本,并为下一步成本分析和绩效考核提供重要依据。当财务指标发生异常变动时,能够利用管理平台追溯业务信息,快速分析查找原因,及时采取纠正措施。

(作者单位:中山大学附属肿瘤医院)




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