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《经理人入门》之:基本管理技能——会议

博锐管理在线 2017年4月28日 作者:刘舜才

文章关键词: 会议管理  
    

6.1 会议技能
(初级经理人基本技能之一)

没有什么比开会更能够体现你在团队中的重要性了。作为团队管理者,你需要获得团队成员的有关信息,了解下属的想法,传达上级和你的思想,协调各种关系等等,这些都需要通过不同形式的会议来完成。




会议的形式与功能




根据信息的流动方向,会议的形式总是介于从头脑风暴(参与者天马行空地思考和分析,会议目的主要是获得下属有价值的观点)到传达指示(参与者被动接受信息)之间。要采取什么样的形式开会,取决于会议组织者想要达到什么样的目的。




会议是一个集思广益的渠道:通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂、相互碰撞,可以大家分歧的想法达成一致,可以启发、开拓与会者的思路,可以有效促进集体智慧的整合效应发挥。




信息发布功能:在会议上,与会人员可以分享各种类型的信息,但最关键的是来自于上级的相关指令信息与决策导向信息。




监督员工、协调矛盾功能:许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况,了解员工的工作进度;同时,借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式,来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。




会议还是解决问题的重要手段:信息社会,每个人掌握的信息不可能全面丰富,但通过会议可以集中各方意义与信息,从而促进更好的问题解决方案的产生,而且通过会议讨论,还可以激发参会者的智慧、齐发彼此思路。更有利于形成较高质量的问题解决方案。




会议的激励功能:许多的公司都会在特定的时间点召开会议,比如在团队组建后召开,从而可以有效强化组员的归属感,产生工作激励的作用;一个企业年初或年底的全体会议,基本上有效的地发挥着对员工的激励与号召的作用。




会议还是一种群体信息互动的方式:开会很少是一对一的沟通,绝大多数情况下都是一种群体沟通,随着科技的迅速发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们通过E-mail、多媒体等多种形式进行沟通,但是会议却是无法代替的,因为会议最为直接、直观、符合人类原本的沟通习惯。




开展有效的沟通:会议是一种多项交流,可以集思广益,实现有效沟通是会议的一个主要目的。




传达资讯:通过会议可以向员工通报一些决定及新决策,也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

巩固主管地位:经理或主管为了体现自身的存在价值,更为了巩固自己的地位,经常会召开一些上下协调会议,以此来强化自己的地位。




如何开会才能够解决问题?



开会是有效的沟通形式

开会不是目的,解决问题才是根本 开会是现代人群体沟通最主要的形式,看似是最简单、最基本的事情,却是人们一生参与最多的活动之一,也是衡量现代文明程度最重要、最简便的标准之一。

开会到底有什么用?有人说解决问题。其实开会解决不了具体问题,具体问题要到实践中去解决,开会只是解决人在观念和态度上的问题。开会可以理清思路、制定规划、统一认知、凝聚人心。

其实,开会就是经营,就是管理。开会经营的是人心,管理的是团队。可惜不是所有的组织或企业都会开会,在会议管理上多数不太用心。有的很少开会。有一个贸易公司的老板说,他一年开不了几次会。大家都挺忙,各干各的,没事一般不开会,也不知道该公司“有事”开会时讨论的是什么事。一个组织没有思想上的交流,如何持续成长?都等有了事再开会,就太晚了!有的不会开会。事先没有充分准备,想起来就开个会,说起来漫无边际,散会后没有结果。尤其是有的领导喜欢一言堂,一个人一讲几个小时,大家只有听的份儿,听完了就散会。这样的会开不开两可!

开会本来的目的是为了解决问题,问题得不到解决和处理,这样的会议开和不开一个样。


怎样开会才有效?

开会,本是召集若干人议事,通过会议解决问题,安排工作,制定计划和决策,推动项目最终达成目标。但是,我们在现实中看到很多会议,都是上级开了下级开,讲的都是一个内容,一个道理,更有甚者,会议内容没有任何实质性的意义,或者开了以后就没有了下文,开了等于白开。类似这种会议不但浪费财力、物力、时间,更使人产生了厌烦情绪。


有准备:要使开会的意义值达到最大化,就应该摈弃官僚作风,建立起良好的会议文化,开有准备的会,没有准备的会议直接取消;

有主题并参与:开有主题的会,有针对性的围绕主题开展深入地调查研究后才会得出最佳方案,让与会者直接融入到会议的主题当中,人人有所想,有所思;


有组织纪律:开有纪律的会,制定惩罚制度,任何部门任何人不得因为任何理由而迟到早退,态度散漫;


有结果:开有结果的会,开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费。


有落实:开会不落实等于零,落实不检查等于零,检查出问题不追究也等于零,只有会后追踪、有始有终,开会才有意义。不然,还不如认真研究自己的工作,使自己的工作效率更上一层楼。


会议管理

对任何一个组织来说,会议都是十分重要的,需要对会议进行管理。首先要建立起一个会议系统,设计一套不同时间召开、不同人员参加、不同层面组织的各种会议,明确每种会议的目的职能、会议的频率时间和开会的方式方法。形成会议制度后,认真执行,并不断评估、研究和创新,追求会议效率和效果。人们常常说,看一个组织如何开会,可以看到一个组织的文化。表面上看是组织会议的安排,会议的内容,会议的氛围,但其体现的就是这个组织的价值观,会议文化一定是组织文化的重要部分。


总之,会不能不开,但不能乱开,它是管理的重要部分。会议本身也需要管理,千万别拿开会不当事儿,它很重要也很有用!




基层会议的要点


(1)会议的根本目的:开会不是走形式,也不是完成任务,会议的根本目的是要解决问题。

(2)会议决议的形式:开会的目的是要解决问题,那么会议要会而要议,议而要决。


基层团队常见的会议议题的处理建议:

1、讨论如何完成上级安排的任务的具体实施方案。 如果主持人已经有成熟方案,团队成员比较弱,可以开会直接说明自己的方案和设想,然后再听取会议参与者的意见。以传达为主兼听大家建议。如果任务比较复杂,成员也很强,那就先征求大家意见之后再做最后决定。主持人自己的想法与会议参与者的意见之间的取舍是需要在开会前就预估和权衡的,是对观点与意见的收和放要达成平衡。


2、遇到问题和解决问题后总结,提出工作流程建议或对现有流程的改进。 工作主要是团队成员做的,一般说来在流程的制定与修订上要多听基层成员的意见,作为会议的主持人需要多问一些“为什么”,把问题搞透了才有利于工作的开展和制度的形成。这样的会议对于缺少基层实战经营的管理者来说,也是一个很好的学习机会,通过会议也能够拉近与基层执行者之间的距离,从情感上建立更紧密的关系。


3、工作总结与汇报,主要是发现亮点和问题,将做得好的经验总结并推广。 这样的会议应该鼓励业务精英们多做分享,他们的知识、观念、经验等对团队都会有很好的指导意义;他们的业绩与精神能够引领团队更多人成为精英和骨干。


4、传达上级指示与决定。 上级已经决定了的事项,传达中着重解决团队中可能的疑问,引导大家服从和执行上级决定,团结一致,齐心合力才能够把工作做好。


5、收集各种意见、建议。


6、让大家发牢骚或释放情绪。团队工作久了,总会产生一些不和谐的情绪,要找适当的机会让大家发泄出来,只有他们讲出来后心情才会舒坦,彼此的关系也才会更加紧密。但要注意控制和引导,不要让他们过度释放、失控或者有人身攻击的言论。


会议控场

不管什么样的会议,会议的主题和进程都需要引导和控制才能够达到预期的效果。一个失控的会议不但不能够解决问题,还可能制造更多矛盾和问题,起到相反的效果。


主题:没有主题不开会,这是一个基本原则。但很多会议开着开着就跑调了,最后大家要么为了一个和会议无关的主题争得面红耳赤,要么沦为聊天,转入一些无关紧要的话题。作为会议的主持者只有时刻牢记会议主题,才能够在出现跑题的时候及时引导和强制拉回到会议主题。


准备:一个好的会议应该有必要的准备,如:会议通知,会议前提醒,讨论的主要议题,相关资料和数据,主要发言者的观点,参会人员应该提交的发言材料等。如果没有充分的准备,开会的时候大家这也不知道那也没有想过,会议就不会有很大价值,也难以解决问题了。


选择参与者:会议的参与者及其参与程度决定了会议的水平。作为会议组织者应该知道哪些是必须参与的会议主要贡献者,哪些是选择性参与者,各参与者的角色与主要任务等。选对人,又把他们的聪明才智发挥出来,是会议组织者的基本功。


发言控制:会议中最大的限制因素是时间,所以,首先要控制发言者的时间,在有限的时间内将主要观点阐述清楚;其次,对会议发言者的内容(主题)也需要进行适当控制,以防跑偏或者引起不必要的争议;第三,发言者的情绪与会议氛围也是会议主持人应该控制的。不要良好的氛围,大家要么不说话,要么说假话,这样的会议就失去意义了。


及时总结:重要的发言和会议成果需要及时总结,不要让有价值的东西从溜走了。


态度鲜明:除非是头脑风暴这样的特别会议,一般的会议主持人需要有鲜明的态度,你提倡什么,反对什么,需要什么,一定要有明确的原则和底线,否则会议要么跑题要么争吵不休。


化解不必要的争论:好的会议需要必要的争论,但也不能够过分争论到影响讨论或者变成无意义的争吵,好的会议主持人不但应该能从争论中吸取营运,更应该是争论的调停者与粘合剂,让争论变得有价值而不是相反。


记录、纪要、跟进

记录:重要会议需要安排专人做会议记录,以免遗漏重要观点,并方便整理成纪要与成果。


纪要:会议讨论过程及形成的阶段性成果,要以纪要的形式发布到相关人员才可能得到理解和执行。


结论:一些需要做结论的会议,应该及时做出结论并发布。


落实与跟进:会议形成的共识与决策,需要落实才可能形成业绩与成果,这就需要进一步的跟进。


克服初级管理者对会议的恐惧

作为刚刚晋升的管理者,作为会议主持人要面对一群资历和年龄都可能比自己老的人开会,一开始难免会心中忐忑。

之所以恐惧主要是你对成员的了解与掌控;对要讨论的项目没有把握;对发言者的观点的理解和采纳犹豫不决。


原则:知之为知之,不知为不知。作为初级管理者自己知道有很多不懂的东西,在会议上害怕别人知道自己不懂而心虚这有之。其实,不需要不懂装懂,因为大家是同事,你“装”的东西迟早都要露馅的。正确的方法是一开始就大方地承认自己不懂,自己以一个学习者的身份请教大家。 多问问题慎重下结论。


态度:真诚尊重,实事求是。与会者能不能为你献计献策,与主持人的态度有很大关系。你只有抱着一颗真诚的心,尊重大家,大家才可能为你的问题畅所欲言,也为这个群体贡献自己的智慧。


逻辑:请教与提问。作为年轻的初级管理者(就算资深的同样也应该多以请教的口吻跟下属开会),开会的目的主要请教大家,所以,除了态度外你的逻辑和判断力就很重要。会前自己应该准备一些问题,可能的对策与建议等在会上提出来,以防会议华而不实。


争议:各人表述自己观点而不要相互攻击。凡是人群存在的地方就会有不同观点和争议,争议并不可怕,但要引导和控制在一个有益的良性争议水平是需要技巧的。


内容选自2017年下半年开印的《经理人入门》




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作者 刘舜才 的介绍:
刘舜才,教育:农学学士;动物学硕士;北大MBA。工作:有20多年从事饲料与养殖业的技术、营销和管理经验,担任某外企高管16年。

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