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高职院校财务管理体系构建中全面预算管理的应用

《环球市场信息导报》 2017年4月28日 作者:石文慧

文章关键词: 财务管理   预算管理  
    当前我国高职院校教育体制和教育管理措施都在不断的变革和更新,为了求得与新时期教育发展相适应的管理措施,必须将全面预算管理体系应用到高职院校的财务管理中。文章围绕高职院校财务管理体系应用全面预算管理的意义展开,分析全面预算管理基本理论和现行的全面预算管理体系,探索如何在高职院校财务管理体系中构建落实全面预算管理的应用,以促进我国高职院校财务管理体系的科学化发展。
     高职院校财务管理体系中的全面预算主要是指对高职院校各部门和各二级学院的财务资源进行有效的控制、分配和考核以便合理组织、协调各学院及单位部门的经营活动。高职院校战略的实行形式在当前主要是全面预算,全面预算管理体系能够合理规划高职院校、相关监管部门以及执行部门的发展并编制高职院校教育的资源筹备活动、投资活动、经营活动,以达到提高高职院校教育资源利用率的目的。此外,在高职院校财务管理体系中构建全面预算管理有利于统一高职院校的办学理念、明确高职院校的发展方向并实现教育资源的优化配置,从而促进高职院校的发展。

 

全面预算管理内容简述

预算制度兴起于西方发达国家,首先是在政府机构执行的,随着经济的进一步向前发展,预算制度逐步推向于社会其他行业。全面预算管理与预算、预算管理是一个紧密相连的统一体,在社会发展新时期要想充分了解全面预算管理,就必须先认识预算和预算管理的含义与职责功能。从定义来看,预算是一种以组织运营为准绳,并运用系统管理的方法来控制组织成本的财务计划。而预算管理是组织围绕预算工作而开展的预算编制、执行、分析、调控以及考评等管理活动,预算管理活动的落脚点在管理。全面预算管理具备一系列管理活动的职能,如规划、计划、监督、协调、指挥、测算、激励、组织、预计、控制、分配以及描述等。全面预算管理的本质是一种管理机制,其采取的手段和管理的对象都是合理配置组织经营活动过程的所有资源,其目的是为了实现组织目标,组织战略是是其主要行为指导。全面预算管理重点强调全面和管理,其是对组织机构进行全员、全要素、全过程以及全环节的管理,这也表明其实质是一种将静态与动态都控制起来的内部控制机制。全面预算管理能够协调组织的资源利用、激励全员的行为、协调组织经营环境与预算环境并评价组织预算管理的业绩。全面预算管理能够为组织的财务管理提供新的管理手段和管理方法,降低组织运行中的财务风险,提升组织的财务管理能力。

当前,高职院校在财务管理体系中常用到的全面预算管理软件主要有易磐EP软件、元年E7软件、concur预算软件、融智天原酸软件以及6s体系预算软件等。这些全面预算管理软件在高职院校财务管理体系中占据着重要地位,发挥着关键作用,贯穿于整个预算管理过程。但这些预算管理软件在使用过程中仍然存在或多或少的问题,还需要在后续发展中不断引进新型计算机技术、先进财会计算手段以及与时俱进的管理理念来完善革新这些应用软件,以促进全面预算管理功能的完全发挥。

 

高职院校财务管理体系应用全面预算管理的意义分析

首先,财务管理是高职院校管理的重要工作之一。将全面预算有针对性的用于高职院校财务管理体系中能够帮助其科学的分析预算管理内容和预算管理方式,并帮助高职院校进一步明确其发展方向,提升其办学能力。利用全面预算管理还能够促进高职院校整体的协调发展,帮助其协调好各个方面的工作,将学校所有与财务、资金相关的部门都吸引到同一个工作平台上来,让他们积极参与财务管理和预算管理工作,以提升高职院校财务管理水平,实现预算效益的最大化。

其次,在高职院校中应用全面预算管理体系,不仅能够在统一标准下促进各层级院校间发展目标的协调统一。而且还能够进一步细化各岗位人员的工作职责,帮助他们认清自己的工作方向,控制财务管理工作的进度和质量,促进高职院校财务管理工作目标的实现。在高职院校管理中应用全面预算管理体系,能够在一定程度上提升财会工作人员的工作积极性,帮助他们厘清财务管理具体工作内容,为其后续工作的开展理清思路,提升其工作行为的条理化和科学性。

最后,全面预算管理体系能够帮助各部门人员做好财务分析活动,减少预算执行工作的错误,提升财务控制系统的整体水平。同时,通过全面预算管理还能够有效落实其预算管理工作,加大各部门之间的交流,促进高职院校财务管理工作的系统化、规范化、科学化发展并帮助院校获得最大化的社会、经济效益。

 

现行的全面预算管理体系分析

从我国现有的全面预算管理体系来看,包括销售预算、生产预算、直接材料预算、直接人工预算、制造费用预算、期末产成品存货预算以及销售与管理费用等的经营预算、包括现金预算、预计损益表、预计资产负债表等的财务预算以及资本预算是我国全面预算管理体系的现有组成部分。资本预算包括组织对资本投资的分析、筛选以及计划等过程,是组织的资本性支出。现有的全面预算管理体系如图1所示。



图1  现有全面预算管理体系图

在现有的全面预算管理体系中,其虽然在内容和编制方面有较强的逻辑关系,但其仍然在财务管理体系中存在一定问题,尤其是在我国高职院校的财务管理中。从我国高职院校财务管理体系构建现状来看,其在全面预算管理方面还存在与学校战略连接纽带缺乏和预算目标松紧博弈等问题。少数高职院校没有明确的发展战略目标,在进行全面预算管理时高职院校没有将预算与学校发展战略有机结合起来,使得全面预算往往流于形式或束之高阁。随着教育体制改革的不断推进,与学校发展战略相脱节的全面预算管理在预算、控制财务目标时容易受到其他因素的影响,从某种程度上来说全面预算仍然处于自由作品状态。再者,高职院校的全面预算管理还存在讨价还价问题,相关财务人员在编制预算时都争取制定最低指标,这种松紧博弈对于预算管理来说是一道硬伤。高职院校财务管理体系中全面预算管理之所以还存在上述问题,主要是因为全面预算管理拥有众多职能,这些职能在预算实践中难以兼顾,从而引发各种矛盾问题。

 

全面预算管理应用分析

为了有效深入全面预算管理在高职院校财务管理体系中的应用,各地区的院校需要明确院校发展的目的和战略并端正预算决策者的价值观,利用SWOT法做好高职院校内外环境分析和情况假设分析,构建机会与问题评估方案,确定好高职院校的使命和目标,拟定经营策略,做好中、长、短期计划,并对其进行规范研究和可行性研究。按照上述内容重新构建与高职院校财务管理体系相关的全面预算体系,落实全面预算管理在高职院校财务管理体系中的作用。

建立全面预算管理机构。建立健全预算管理机构,明确划分各部门的职责并将相应的责任落实下去是高职院校在全面预算的财务管理体系构建中所要做的首要工作。在全面预算的财务管理体系的实践过程中需要立足高职院校的实际情况并在总结上一年度预算执行的情况下对学校的年度发展进行总体规划,然后合理编订新的全面预算管理计划书。众所周知,全面预算管理与高职院校内部的工作计划存在天然上的联系,二者之间相辅相成,共同存在于高职院校的发展体系中。从某种程度上来说所有的预算管理工作都必须要围绕院校内部具体工作计划展开,工作计划是实现全面预算管理的重要基础并且其会影响预算管理工作的执行情况。因此,高职院校一定要建立健全全面预算的管理机构,以便促进各项工作的执行,落实全面预算管理在高职院校财务灌流体系构建中的应用。

促进关键部门职能的完全发挥。落实高职院校全面预算管理中的执行部门、监督部门和财务部门的职责,对于高职院校预算工作的有效开展起着至关重要的作用。在财务管理体系中执行部门、监督部门与财务部门是一个完整的整体并且只有这三个部门的工作人员都将岗位职责落到实处,在财务管理工作中相互配合才能全面发挥预算的作用并降低高职院校在财务方面的运营风险。并且只有当这三个部门之间都得到良性的沟通与协调才有可能实现高职院校全面预算的有效管理,健全其财务管理体系。具体而言,具有审计监督职能的审计监察部门在落实预算工作时必须要及时审定预算管理工作并从全方位来分析学校社会效益的完成情况,全面监督并考察预算工作,全方位、全过程的参与各部门、各二级学院的预算制定情况和执行情况。预算的执行部门在实际工作中要严格按照高职院校的相关制度规定,打破传统观念的桎梏并严格全面预算的执行过程以便将全面预算管理的相关要求落到实处。财务部门在编制预算书时,一定要结合高职院校实际发展情况,根据学校的发展要求并结合上一年度决算书并在充分了解上一年度预算执行情况的基础上编制新的预算书。将执行、监督和财务部门连成一个整体,整合其职责功能,让它们形成衔接配合紧密的统一体,以落实高职院校财务管理体系中全面预算的应用。

构建并完善高职院校的财务管理制度。预算制度是高职院校的财务管理实践全面预算的基础核心内容。完善的高职院校财务管理制度,不仅有助于学校预算管理工作的开展,而且还能够将全面预算工作落到实处。高职院校的财务预算管理制度与全面预算管理和学校的财务管理具体工作息息相连,在高职院校中构建并完善其财务预算管理制度能够帮助学校有效完成这两方面的工作。在开展全面预算工作时,为了有效落实具体环节的工作,必须密切财务管理制度与其他工作环节之间的关系,做好全面预算的编制、执行环节的控制、预算的评价和考核等方面的工作,将这些具体工作都落到实处。此外,高职院校的财务制度包括院校财务收支审批制度、各部门预算管理制度以及整个院校内部的预算执行制度等等,其与众多内容都紧密相关。由此可见,各地区的高职院校都必须重视院校财务制度的构建和完善,利用一切可以利用的资源落实高职院校的全面预算管理工作并提升其财务管理水平以促进高职院校财务管理体系的完善。

完善评价机制和考核制度。评价和考核是全面预算管理的最后工作和关键环节,评价和考核是检验整个预算工作控制效果的唯一标准。要想明确知晓预算工作的控制效果就必须要构建科学的预算评价体系和预算考核制度并落实评价机制和考核标准。利用评价机制和考核制度来帮助工作人员正确认知自己,准确定位自身的工作行为,帮助发现其问题和不足,并在分析原因的基础上进行改善,以此完善全面预算管理工作。此外,考核奖惩措施也可以用在在高职院校财务管理体系,将其作为一种激励手段,帮助调动相关人员的工作热情,全面提升预算管理和财务管理水平。

明确高职院校相关工作人员的行为,规范高职院校的业务活动,加强高职院校各子系统之间的交流与合作,并提高财务预算的透明度,能够有效提升高职院校全面预算的科学性和合理性,并帮助高职院校在新时代中获得更好的发展。

(作者单位:通辽职业学院)




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