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施工企业境外工程项目的档案管理

《环球市场信息导报》 2017年3月31日 作者:付志琼、杨长明

文章关键词: 档案管理  
     改革开放以来,施工企业积极响应国家"走出去"的号召,从初期的提供劳务、借船出海、专业分包到近些年来在国际建筑市场上单独或合作参与工程项目投标,担当工程总承包或设计施工总承包,“走出去”的步伐不断加快,业务规模越做越大。据有关资料显示,截止2013年底,我国对外承包工程业务累计签订合同额11698亿美元,完成营业额7927亿美元。其中,2013年新签合同额中5000万美元以上的项目就有685个,承揽的项目涉及公路、铁路、港口、码头、桥梁、住宅等各个领域,遍及亚洲、非洲、拉丁美洲等世界各地。在对外承包业务迅猛发展的同时,加强境外工程项目档案管理的问题非常紧迫地提到了施工企业的议事日程。做好境外工程项目档案有什么意义,国外企业对我们有哪些启示,如何加强境外工程项目档案管理工作,这是本文重点需要探讨的课题。




做好境外工程项目档案的意义

境外工程项目档案主要是指国内施工企业在中华人民共和国国境外承建的工程项目在施工过程中所形成的文字、图表、声像、电子、实物等各种形式和载体的历史记录,包括文书、科技、会计、声像、实物等各种档案类型。

为所在国使用与管理项目提供可靠的第一手资料。境外承包工程项目档案客观而真实地记录了施工的全过程,其中包括施工方案、施工组织设计、安全环保措施、地基(桩基)施工检查记录、检验试验记录、材料质量合格证、竣工图、竣工验收文件等等。这些资料对项目所在国来说,显得十分宝贵。不仅为项目竣工接收后的日常管理与运营提供详实可靠的依据,而且为今后项目的维修、扩建、技改等方面提供第一手资料。一旦发生意外事件或问题,可以按照档案提供的技术资料,有针对性地采取措施,保证项目的正常运行。

为施工企业拓展国内外建筑市场提供信息支持。目前国内外建筑市场竞争十分激烈,在工程招标过程中招标单位非常注重投标企业的业绩。在审核投标资格时施工企业要向招标单位说明自己在国内外承建过什么工程,完成过多少营业额,安全质量与诚信状况如何,在国内外承包商的评价中处于什么位置等等。如果我们能及时收集、完整记录、妥善保存企业在境外承包工程的过程与成果,向国内外有关方面提供有说服力的能证明企业实力的档案信息,可以有效地提高企业的知名度与竞争力,为施工企业进一步拓展国内外建筑市场创造有利的条件。

为防范经营风险和维护企业权益提供重要证据。项目业主在项目接收后的使用过程中可能会提出与功能、质量等相关的一些问题,甚至向施工企业提出索赔要求,如处理不当,可能会引起国家之间的摩擦与纠纷,影响我国的信誉与对外关系。对于境外项目业主提出的问题,应当认真查清原因,按照法律程序向有关方面出示项目施工过程中形成的档案原件,以明辨是非,分清责任,维护企业的声誉与权益。如果遇到境外业主诚信缺失,拖欠或拒付应该支付的工程款,施工企业就可以用工程档案中的招标文件、双方签订的合同等有效凭证向业主催讨工程款,必要时可以启动法律程序。

 

国外企业对我们的启示

一些西方发达国家历来重视档案管理工作,对承建的境外工程项目档案更是予以特别关注。有些工程建成已逾百年,但有关企业不仅保存了项目的档案资料,而且还及时向项目所在地提出需要保养与维修的建议,值得我们学习与借鉴。

首先以上海的外白渡桥为例。该桥是上海外滩的标志性建筑之一,位于黄浦公园西侧,架在中山东一路与东大名路之间的苏州河上,1907年建成。2007年底,外白渡桥刚刚度过自己的“百年华诞”。这时,上海市有关部门收到了一封寄自英国的信件。信中说,外白渡桥的设计使用年限为一百年,现在已到期,请注意对该桥维修。寄这封信的正是当年负责设计外白渡桥的英国某公司。按这个建议,2008年4月,这座桥被上海市有关部门整体拆移,运到船厂进行了维修。一年后,钢结构的大桥又回到了黄浦江畔,重新展现了它的英姿,继续为上海市民提供服务。

再以武汉市近代消防标志性建筑物——汉口水塔为例。据有关资料介绍,汉口水塔于清光绪三十四年(1908年)破土动工,宣统元年(1909年)竣工,由英国工程师穆尔设计监制,广荣兴营造厂施工。水塔现位于武汉市汉口中山大道前进五路闹市区。水塔原来是商办汉镇既济水电股份有限公司宗关水厂的一项配套设施,为正八角形七层建筑,上设消防瞭望台,塔高41.32米。在很长一段时期内,它承担着消防给水和消防瞭望的双重任务,上世纪70年代以前,水塔曾是武汉市为数不多的高层建筑之一。1979年,英国某保险公司给武汉市既济水电公司发来一函,通知水塔原定70年的保险期已过。武汉市这才知道,当年的水塔竟然办过保险。

 

切实加强境外工程项目的档案管理

做好境外工程项目的档案管理工作对于施工企业自身乃至项目所在国都具有重要的意义。但是,目前这项工作尚有一些差距,笔者建议,应采取有力措施,切实改变现状。

充分重视境外工程项目的档案管理。要向施工企业大力宣传做好境外工程项目档案的意义,提高整个建筑行业对做好这项工作的自觉性与主动性。要加强对该项工作的领导,把这项工作列入每个企业“走出去”的发展规划和议事日程,形成有“领导分管”、“部门配合”、“专人主抓”的境外工程项目档案管理体系。在实施过程中要做到“三同步”,即签订工程项目合同与提出工程项目档案收集整理同步,工程建设进度与项目档案形成积累同步,工程竣工验收与项目档案验收同步。保证境外工程项目档案管理工作的有序顺利地开展。

制定境外工程项目档案管理办法。据查询,我国现行的相关办法主要有《建设工程文件归档管理规范》(GB/T50328-2001)、《对外援助成套项目管理办法》(商务部2008年第18号令)、《商务部关于印发<对外援助成套项目施工管理规定>等八个规范性文件的通知》(商援发[2008]533号)、《商务部关于印发<对外援助成套项目技术资料管理规定>的通知》(商援发[2010]453号)等。这些文件虽有一定的参考价值,但主要是针对国内建设工程和对外援助项目而言,难以满足现在施工企业走出国门通过投标自行承揽境外工程项目档案管理的需要。因此,建议国家档案局和国家其他有关部门,在学习国外先进经验的基础上,依据国际惯例,并结合我国的实际情况,尽快拟定出台我国的境外工程项目档案管理办法,填补我国档案管理中的空白点,为做好境外工程项目档案管理提供制度保证。

   及时与工程项目所在国家的业主或有关部门进行沟通协调。工程开工前后要与所在国的业主、设计、监理等有关方面及时取得联系,了解项目所在国家对档案管理的具体要求,比如工程竣工后需要移交档案的范围、内容、份数、语种以及保密要求、移交程序、接收单位等,同时应在双方签订的工程承发包合同中明确约定,避免在工程竣工交接和档案移交时产生不必要的矛盾与纠纷。工程项目档案内容应当符合项目所在国技术规范、标准和规程,并能真实反映工程建设过程和工程竣工后的实际情况,手续要真实、齐全,不留下任何遗憾与后遗症。

     配置与境外工程项目档案管理相适应的资源。一是每个境外工程项目应当配备与工程规模和工作量相适应的专(兼)职档案管理人员,选配的人员除具备档案管理的专业知识,懂得工程技术、法律法规、经济管理等相关知识外,还必须掌握英语或工程所在国家的语言文字。二是要建立档案管理网络,防止出现工作盲点。三是要在境外项目所在地配置档案管理所必须的库房以及计算机、复印机、档案柜等设备,做好防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防盗、防磁等工作。要根据不同国家的自然、气候、安全等外部条件,因地制宜地采取相应的措施,以保证档案资料的安全与完整。同时,要积极采取先进技术和信息化手段,提高工作效率和档案的安全性。

(工作单位:中铁大桥局集团有限公司)




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