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如何做好企业行政管理工作?

博锐管理在线 2017年2月28日 作者:赵云阳

     2013-12-25

 昨天在QQ签名写下“一个行业真正有用的书就那么几本”,好友让我推荐一本如何做好企业行政管理的书籍,由于暂时还没合适的书籍推荐,便写了这篇文章。规模大一些的企业有单独的行政部,小一些的企业称之为行政人事部。但很多企业的行政管理就是一个“大杂烩”,没人管的都归行政部管,行政部成了大家发泄不满的部门。为什么会这样呢?说到底是职责不明确,权责不对等造成的。企业行政管理有以下基本职能:




一、    行政管理制度的制订、贯彻、检查、推动。

包括劳动纪律、员工行为规范、员工着装等。

二、    会议管理。

包括会议组织、会议通知、协调会议地点、会议记录、会议决议跟踪等。

三、    档案管理。

包括公司大事记、公司资质、各部门封存的记录等。

四、    车辆管理。

包括司机安排、车辆调度、车辆维修等。




五、    员工食宿福利管理。

包括员工用餐、住宿安排与管理、员工福利礼品发放等。

六、    员工娱乐与保健。

包括员工活动组织、活动场地布置、组织员工体检、医疗保健等。

七、    安全卫生管理。

包括消防管理、门禁管理、来宾登记、货物放行、工厂保洁、环境绿化等。

八、    办公物品管理。

包括办公用品采购、发放;工衣工牌采购、发放;水、电、饮用水供给等。

九、    网络管理。

 包括电脑软硬件维护、网络维护等。

十、    外联管理。

政府公关、来宾接待等。




搞清楚行政管理的职能后,那么我们如何做好企业行政管理工作呢?赵云阳老师建议如下:

一、    清晰职责,规范流程。

    为什么行政部老被员工投诉,很多时候都是职责不清晰,流程不规范造成的。职责清晰,各岗位才会知道自己该做什么,才会明确自己的角色定位。把员工当客户,思考流程走向,就会减少投诉。流程规范,会让行政事务工作形成闭环,流程形成了闭环,则不需要时时“救火”。




二、    加强沟通,用心服务。

行政管理工作的主体对象是企业内部员工,加强沟通,用心服务

是做好行政管理工作的保证。对上沟通是为了领会上级的意图,对行政管理工作的要求;平行沟通,是了解各部门对行政管理工作的期望、建议;对下沟通,是征求员工对行政管理工作的建议。行政管理工作,需要沟通,沟通,再沟通,用心,用心,再用心!

三、    优化完善,持续改进。

行政管理工作本质上就是服务,要通过各种有效形式征求员工建议,不断优化流程,完善制度,实现持续改进。流程与制度会让行政管理工作形成习惯,流程与制度沉淀也是企业文化。




 总之,企业管行政理工作要以企业员工为出发点,加强沟通,用心服务,清晰职责,规范流程,方可实现持续改进。




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作者 赵云阳 的介绍:
赵云阳,企业管理体系建设专家、流程管理专家、人力资源管理专家,现任深圳阔思咨询创始人兼首席咨询师。2009年,确立了以企业管理咨询为终身的职业生涯规划,南征北战,边实践,边总结,从战争中学习战争,在企业管理体系建立和实施、流程管理、人力资源管理、劳动法律等领域积累了丰富的理论基础及实战经验。著有《管理者学点什么》,《管理者做点什么》。

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