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会展特装客户服务怎么做?

博锐管理在线 2017年1月20日 作者:李显红

     在会展项目服务系统中,服务商提供的展位特装服务也是会展项目中关键的一环,一方面需要处理服务商与场馆方的相关协调事务;另一方面,需要严格的审批服务商特装的服务能力。如果服务没有外包,就需要对自己的服务团队进行强化训练。在进行展位服务之前,首先要使销售者与特装服务者,都了解特装服务流程与大客户的需求。  


一、企业文化研究

任何一个企业在参加不同展览时,都会有不同目的。在进行展位服务时,首先要对企业本身的文化理念、竞争优势、倡导原则、资源结构、目标设计等进行研究,只有充分的沟通与交流才能使展位的服务更加符合企业的需求。

二、产品特性研究

一个企业有时可能是为了增加市场占有率而进行品牌性宣传,有时可能是为了一个产品或多个产品的上市进行市场观察与信息收集等。这时的企业往往更多的高估自身企业实力,而很难将自身放到展示现场的大环境中进行思考。做为展位特装服务者应加大实践总结的引导,使参展方在展示竞争中有效把握机会与协调相关事务。

三、展位主题定位

通常我们在进行展位特装服务时,需要根据客户表现需求与展览主题定位进行合理的分析。当客户对展示设计的色彩、线条、空间等问题没有明确的判断时,作为特装服务机构,就应该加以说明,阐述不同产品,不同主题在展览现场展示中的优点与弊端,使企业对于展示的作用有更深入得了解,同时也突出了展示特装服务的科学性。

四、展示创意立案

很多时候客户会提供给你一些企业的资料与产品资料,供服务者参考。这时做为服务的一部分,应当进行不断的沟通与现有的资源进行不同的组合创新,使其产生出理想的展示风格与创意。通过论证来确定企业展示的最佳方案。有时,需要与客户进行充分的沟通,而不是客户怎么说就怎么做。好的服务或营销,首要考虑的出发点是帮助别人。

五、展台设计包装

展台设计包装是指根据展示面积、展示空间、展示物、展示主色彩、展示主题、展示促销活动等进行整个展期展台的流程设计与安排。展台设计包装包括对于展期相关物品、人员、题材、活动、宣传材料等的包装。

六、特装分解描述

特装分解描述主要包括:展台分解描述与展示服务设计两部分。在展台分解描述中,要对展示所选材料、色彩、规格及之间的协调进行文字描述,同时要对相关效果图、电路图、包装图等进行描述。展示服务主要对包装相关租赁设备、礼仪服务、促销人员培训、资料收集与发放、展会效益评估等进行文字描述。

七、成本效益预算

成本预算是企业参与会展项目较关心的一个问题。如果设计较好,但与企业的实际能力相差较多,或者是设计虽然成本不高对产品的展示效果起不到直接作用,那么企业都会产生顾虑。这就需要展位服务商做出一个合理的、适合企业的成本与效益分析方案。市场的竞争中,要求展位服务企业对参展进行科学合理的规划部署,如果不能合理的制作展示预算会造成用户放弃或另找他家。

八、展台活动设计

展台活动设计是展位服务不可分隔的一部分,一个展位服务的成功一定包括着一个展台活动的成功。展台活动是根据场地、内容、规模、人员等因素设计出的展位促销活动,一个好的促销活动不但可以提高成交量,同时还可以提升展位的知名度与宣传效应。

九、展品物流配置

物流配置是指一个展位物装所需求的所有组成元素的运营,主要包括展品、材料、设备、装饰物等。展位服务者应根据展示效果图及活动的需求进行合理的物流配置并按照规定的时间与内容完成配置的进入与返回,并保证相关物流的安全。

十、展示布置施工(服务意识与态度)

展示布置施工通常是指展位特装的进场时到开幕式前。在这段时间内,展位服务者应协助参展企业办理好相关的手续,并且组织相关施工人员进行展台搭建,同时需与主办方协调相关事宜。在此时间段内,也是最能体现展位服务企业的服务意识与态度的时候。服务企业在管理与流程上的人性化、科学化也将在这段时间内体现出来。

十一、促销品设计制作

在进行展位特装服务时,参展企业经常会根据展位宣传营销提出制作促销用品的要求,主要涵盖为:印刷品、礼品、形象用品等。进行促销品设计制作时,要立意明确、方便参观者携带、具有个性化等特性。同时应结合展位的促销活动合理的使用和控制促销用品的使用。

十二、展场行政协调

展场行政协调包括展前期协调、展出期协调、撤展期协调。一个合格的展位特装服务商应当在行政协调方面有足够的经验与技巧,由于各种场地的相关要求与服务都不相同,对于一些可能影响展示效果的问题与行政批复等,服务商应及时的告知参展企业。

十三、观众引导协调

在展期开始后,当观众量无法达到展位要求时,展位服务企业应积极协助参展企业引导参观者,如果展位内出现了展示产品的直接需求洽谈商,应主动帮助协调其他人员,使展位内能尽快有一定的商务洽谈空间。如果展位发生拥挤或争抢时,协助客户做好展品安全防护、参观人员疏导工作。

十四、撤展

当一次会展项目结束时,撤展就成为最关键的部分。很多展位服务机构在撤展时,经常是把自己应该收回的,以最快速度整理好并运回公司,而不在顾虑参展企业的感受。这是一项严重的错误。展位服务机构应根据展位内的再生资源与直接回收资源等进行分类,协助客户做好相关展品的打包、运输等工作。这种人文化的延伸服务,为企业发展带来的将是不可估量的作用。

十五、展示效果评估

大部分展位服务商展会结束后,会认为业务项目工作结束了,其实这是错误的。对于展位的效益体现并没有协助客户进行分析,所以并不能说明是否成功。一个聪明的展位服务商,应将整个展示过程进行记录,同时收集相关媒体宣传数据,整理后发给参展企业,作为参展参考数据,对服务商与客户方建立长久的合作关系有一定得帮助,同时对于本次展览其他参展企业的展位可以进行有效得客观分析。

很多读者看到这时可能都会产生疑问,你当时在会展组织机构内,为什么要思考这些特装方面的服务?在说,现在的展览会都采用搭建分包的方式,有必要让大家了解这些知识吗?我认为有必要,一个成功的会展人应当尽可能地为客户提供更多的咨询。同时,充分的了解服务商的服务内容,才能更有效的管理服务商。这些是我在实践中总结得来的,目的是抛砖引玉,引起展位特装服务商的思考,提高展览会整体服务品质。




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作者 李显红 的介绍:
李显红,男,毕业于沈阳师范大学,本科学历,互联网创业者,擅长互联网营销,活动策划,SEO,SEM,媒介营销等领域,拥有多年大型展会活动实操经验。
新浪微博:边城先森。展会百科创始人,界面JMedia联盟成员,百度认证站长,艾瑞专栏作者,百度文库认证作者,国家高级会展策划师 ,资深媒体人,百度问咖专家,知名自媒体人,网络作家。搜狐签约作者,腾讯网、网易新闻、一点资讯、艾瑞网、今日头条等新闻媒体 ……
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