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用人单位规章制度管理中常见八大错误

博锐管理在线 2017年1月11日 作者:段海宇

     法律风险管理是标准化、流程化和规范化的管理,而规章制度是企业和员工之间的法律,贯穿人力资源规划、招聘和配置、培训和开发、绩效管理、薪酬福利和员工关系法律风险管理的始终。

人力资源管理制度的制定、修改属于人力资源管理体系的组成部分,其构建需要构建成本,包括制度制定修改人员的工资、对外咨询费、资料费、培训费、差旅费等。如果操作不当,除后续论述中所讲的违法成本之外,前述成本也将付诸东流。

那么,企业规章制度管理中的用工风险因素即规章制度管理中的常见错误有哪些呢?根据实践,笔者归纳如下:

一、拿来主义

即直接复制成功同业制度到自己身上,不消化、不吸收,导致“水土不服”,比如平衡计分卡这种绩效考核制度对一些企业就不适合。没有明确的组织战略、高层管理者理解和沟通战略的能力和意愿弱、中高层管理者具有指标创新的能力和意愿低这样的管理基础差的企业就不宜直接引入平衡计分卡这样的绩效管理制度。

二、闭门造车

即管理者依据以往工作经验,不联系企业管理现状,不发动员工参与,制度成了管理者的制度,员工对制度缺乏了解或者根本无了解制度的积极性,比如一些公司请管理咨询公司制订规章制度,事前闭门造车,制定之后,在企业内部,形式上过一遍所谓的民主程序,有的企业甚至这个形式上的民主程序都没有,这样的制度必然是用不上的。

三、残缺不全

根据前述分析,劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项都必须制定规章制度。从管理角度而言,人力资源管理各个模块都会直接涉及劳动者的切身利益,因此都应当制定规章制度,也就是说,完善的企业人力资源管理规章制度应当包括招聘和配置、培训和开发、绩效和考核、薪酬管理和员工关系等几个方面。

但是,现在很多中小企业上述规章制度存在或多或少的缺失。例如很多企业因为平时不注重培训和开发,没有相应的培训和开发管理制度。又如,有些用人单位的人力资源管理部门仅仅负责招聘和日常考勤的统计,甚至连统计工作都由各自具体的用人部门或财务部门来统计,因此,就没有制定相应的工作时间和考勤管理制度。

四、各自为政

很多中小企业由于缺乏集中统一的人力资源管理部门,完整的人力资源管理被人事部、财务部、行政部甚至用人部门瓜分,各个部门缺乏统一的沟通,因此,在规章制度制定方面也是各自为战。加上对这些部门没有很好地规定各自的权责利边界,所以,各个部门推诿、争夺规章制度制定权的情况时常发生,再加上部门利益作祟,各自制定的规章要么重复、冲突,要么缺失、遗漏。例如笔者见过的一个企业集团,2009年时建立了法务部,建立之初,深受集团最高领导重视,因此,口头要求集团及其下属所有单位的所有规章制度都必须经过法务部的审核或者直接由法务部牵头制定。在法务部的牵头和各下属单位的协助下,该集团制定了一整套人力资源管理制度,并且按照《劳动合同法》规定的民主程序在下属各单位通过和公示。由于集团法务部人手缺乏,该套规章制度制定后,法务部的工作人员忙于企业合同审核和诉讼的处理,加上集团不愿意出资聘请外部专家对集团和下属单位的人力资源管理人员进行人力资源法律风险防范培训,下属单位的领导和集团一些领导也认为事涉敏感,害怕员工包括人力资源管理人员知道太多找单位的麻烦。因此,虽然制定了一套完善的规章制度,并没有得到很好的贯彻落实。后来,其中一个下属单位的负责人有一次很粗暴地解雇员工,被该员工申请劳动仲裁,经过仲裁、一审和二审,案件败诉,被判决支付该员工17万余元。该集团负责人片面听信该下属单位负责人,认为是法务部没有尽到自己的职责,从此之后,开始冷落法务部。2011年,该集团组建制度部,负责集团所有规章制度的制定,但是该制度部实际上并不擅长规章制度的制定,在没有和法务部沟通就先行废止原规章制度的情况下,自行制定一套人力资源管理制度,不但没有经过规定的民主程序和公示,就宣布直接适用,而且,其中的内容很多与原来的规章制度冲突甚至违反法律规定。

五、违法违规

有些企业至今仍然规定末位直接淘汰制,规定员工业绩垫底的,用人单位可以直接予以解除劳动合同。实际上,用人单位在管理中不能使用“末位淘汰制”来直接解除劳动合同,因为排在末尾的劳动者不一定不能胜任工作。即使对不能胜任工作的劳动者,用人单位也应当在证明其不能胜任后,对劳动者进行培训或者为其调整工作岗位。只有对那些经过培训或者调整工作岗位后,仍不能胜任工作的劳动者,用人单位才可以解除劳动合同。贸然适用“末位淘汰制”来解除劳动合同,构成了非法解除劳动合同,劳动者可以要求支付非法解除劳动合同赔偿金或恢复劳动关系。

六、程序缺失

规章制度中有程序性规定和实体性规定之分,两者是辩证统一的,常常是“你中有我,我中有你”。在一般情况下,程序性的启动以实体性规定的实现为目的,实体性规定的实现是评价程序运作状况的标准。在例外的情况下,例如无相应实体规定适用于个案时,程序规则是判定结果是否合理的标准,又如实体目标与程序目标在个案中冲突时,有时得牺牲实体正义而追求程序正义。

但在我国长期的企业管理传统中,普遍存在着重实体性规定、轻程序性规定的观念。即使在今天,我国企业人力资源管理规章制度体系中的程序性规范也没有受到应有重视,种种实例表明,忽视程序性规定最终败诉的现象仍然普遍存在。

例如有些企业仅仅规定,员工不辞而别达到一定期限的,用人单位可以按照“自动离职”处理,但是没有应对员工不辞而别的程序性规定,导致实践中,没有向不辞而别的员工合法有效地送达解除劳动合同通知书。极个别不辞而别的员工离开单位一段时间后,返回单位要求上班。由于根据法律规定,解除劳动合同要求用人单位将解除劳动合同的意思表示送达对方,如果确实这项程序,很可能被认定劳动合同没有解除,或者被认定为经用人单位提出双方协商解除劳动合同甚至非法解除劳动合同的法律风险。

又如,根据前述分析,涉及劳动者切身利益的规章制度或重大决定必须经民主程序通过并公示,否则,即使内容上合理合法,也不能作为处理劳动争议案件的依据,从而导致用人单位依据这些规章制度作出的处理决定被认定为非法。

法律之所以如此强调程序,是因为不在严格的程序下追求实体内容的实现往往是靠不住的,特别是在面对仲裁和诉讼时更是如此,因此,作为没有亲历案件事实的仲裁员和法官只能根据证据和日常生活法则进行裁判,为此,就更要求用人单位严格按照法律程序的要求处理并及时收集固定证据,这样做的前提是用人单位必须有一整套完整的与实体性规定对接的程序性规定。

七、模糊不清

用人单位制订的规章制度不能笼统、概括,而应当精细化、具体化。例如《劳动合同法》第三十九条规定,劳动者有下列情形之一的,用人单位可以解除劳动合同:(1)在试用期间被证明不符合录用条件的;(2)严重违反用人单位的规章制度的;(3)严重失职,营私舞弊,给用人单位造成重大损害的。要想让前述三项规章制度真正发生效力,就必须明确各个工作岗位的具体录用条件是什么,严重违反用人单位规章制度的具体情形是什么,严重失职的具体情形和重大损害的数额是多少。否则,用人单位贸然以此解除劳动合同,将很可能被认定为非法解除劳动合同,从而,被要求支付非法解除劳动合同赔偿金或者被迫恢复劳动合同关系。

例如,某企业市场总监对公司业绩有卓越贡献,与现任CEO关系较好,经常迟到早退。后因企业领导换届,新任CEO遵循规范化管理制度,多次要求该市场总监严格按照上下班打卡时间规定,均未引起其重视,遂以严重违反公司规章制度为由向其发送解除劳动合同关系通知。该市场总监提起诉讼,认为企业认定其严重违反公司规章制度证据不足,虽然该企业执行上下班打卡制度,但是企业规章制度中并未明确规定上下班的具体时间。因此,以此作为严重违反公司规章制度处理,证据不充分。经审理,该市场总监胜诉,企业与之解除劳动关系,仍需支付相应非法解除劳动合同赔偿金。

可见,企业规章制度严谨、细化、合法化是一把利器,企业要学会利用法律赋予其在合法范围内自行规定的权利,遏制住劳动关系纠纷的源头,给员工以明示,给审判以依据,为和谐劳动关系把好关、站好岗。

八、内控缺失

1、内部制约组织和制度尚未建立

目前,多数中小企业的人力资源内部控制制度不够全面,没有覆盖人力资源管理所有部门和人员,没有渗透到企业人力资源管理各个业务领域和业务操作系统。例如有些企业,由于人手缺乏,考勤统计和工资核算由一个人负责。

例如,福建某公司深圳分公司的考勤统计和工资核算工作均由王小姐一人负责,2010年7月-2012年6月期间,王小姐利用职务之便,为自己和同单位的一个好朋友杨小姐多统计加班时间,两年下来,导致深圳分公司多支付40000多元给她们两人。由于一直没有人将王小姐统计的考勤和原始的指纹打卡记录进行核对,她们两人离职,深圳分公司都没有发现。直到后来深圳分公司将考勤统计和工资核算分开由两个人负责,这两个人校对打卡机时,偶然发现了王小姐导入电脑中原始考勤记录才发现上述问题,而此时王小姐离职后已经不知去向。

2、缺乏有效的监督机制

中小企业内部审计职能大多缺失,不能及时发现内部员工的违法违纪行为。一些企业的业务经办人员、财会人员或管理人员利用监督不力的漏洞,进行职务侵占、挪用单位资金等违法行为。

就拿上面所举福建某公司深圳分公司的案例来说,如果该公司有一个独立的审计部门,王小姐的行为也不能隐瞒长达两年之久。

3、内控制度执行人员素质较低

有些企业甚至让根本不具备任何人力资源管理常识的人员负责人力资源管理,由于这一部分人员普遍素质及业务能力低下,连正常的会计业务都处理不好,错误百出,更谈不上对内部控制制度的运用了,加上一些中小企业领导本人对劳动法律法规不熟悉,法律意识淡薄,客观上使个别内部人员利用这些漏洞,挤占、挪用甚至贪污企业的资产。

举个最简单的财务常识例子:我们经常遇到有些小企业的薪酬专员在计算日工资标准时仅简单地采取日工资=月工资/当月满勤天数,计算当月工资时则以前述公式乘以实际出勤天数。这样的计算貌似没有问题,实际上,这样错误的算法在当月满勤天数多于法定月计薪天数(21.75天)时,将构成未足额支付劳动报酬,按照《劳动合同法》第三十八条规定,劳动者可以此为由即时与用人单位解除劳动合同,要求单位补足工资和支付经济补偿。其实正确的算法应为末月工资=月工资标准/21.75×当月实际工作天数。

4、内控制度执行不力

许多企业下大气力制定的规章制度往往止于形成文字材料,束之高阁,出现“两张皮”现象。这一方面可能是因为规章制度本身不科学,妨碍而不是促进企业经营的发展,遵守规章制度的成本太大,另一方面,也与企业没有相应的及时有效的惩罚措施、没有养成严格的制度执行文化有莫大的关系。执行规章制度是需要时间、精力和成本的,因此,很多时候,相关人员特别是领导只注重“短平快”,图省事、怕麻烦。有些企业搞“一支笔审批”,企业没有建立分权体系,事无巨细都要总经理审批。但总经理不可能每天都在单位上班,因此,实践中很多情况都是不得不先电话请示再事后补签。这样的操作很容易被心术不正的人利用。有些企业人情化管理,管理人员凌驾于制度之上,将规章制度抛诸脑后,结果千里河堤溃于蚁穴,辛辛苦苦花大价钱制定的规章制度沦为一纸空文。

例如,上海某家具公司制定了严密的《印章管理办法》,按该办法规定,严格限制员工带公章外出,若必须带公章外出的,则需总经理签字,办理好外带公章领用手续,并至少2人同行,做好用印记录。2007年5月的某日,业务员黄某以要带公章去客户处当场签合同为由,要求携带公章外出,正巧总经理外出,印章保管人于是自己决定将公章交黄某,也未办理任何领用手续。2007年6月初,黄某口头提出辞职得到公司批准。但2007年6月中旬,公司突然收到劳动仲裁委员会的开庭传票,原来黄某以被公司辞退为由向公司索取6万余元经济补偿金,随仲裁传票寄来的是盖有公司公章的一纸辞退通知书,但公司却苦于无证据证明黄某曾经实际接触过公章。




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作者 段海宇 的介绍:
段海宇律师,擅长领域:股权和劳动法,2006年开始从事法律服务,三茅人力资源网专栏作家、讲师;HR369人力资源网专栏作家;深圳创业导师协会发起人、副秘书长。

【个人专著】:《人力资源法律风险管控操作实务》、《人力资源全流程法律风险管理》、《人力成本法律管控一本通》。
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