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巧用Excel 自动生成资产负债表

《环球市场信息导报》 2016年11月30日 作者:吴强

文章关键词: Excel   资产负债表  
    会计电算化虽已普及,但各种报表格式却没完全统一,如只通过手工编制则较为繁琐。Excel可降低会计工作强度,提高工作效率。针对在新会计制度下,本文通过实例阐述如何利用Excel函数, 设置最新资产负债表表格,实现会计数据的相互引用 ,迅速准确生成要求格式资产负债表。
     财务软件的普及提高了会计工作效率,但在使用中发现财务软件并不能完全解决实际问题。例如许多数据接口不统一问题,如仍采取抄取等初级处理方式,则工作量非常繁重且容易出错,其中资产负债表的导入导出问题尤为明显。资产负债表数据接口问题可采取导出总账科目余额表数据后, 借助 Excel数据处理功能,解决数据接口不统一问题,完成数据合并、增减和传递。自动生成资产负债表 ,在一定程度上能够延伸财务软件功能。

 

获取总账科目余额表

在工作中,常会遇到财务软件应用报表数据接口格式不一致。如:企业间数据接口格式不一致;财务软件预设参数及功能无法满足业务变化需求;企业与税务、工商等机构的数据接口格式不一致等。由于数据接口不一致,使部门之间的数据无法自由导入导出。其实可通过导出或自制总账科目余额表,按照各接口部门要求生成相应报表,就能解决报表数据导入导出问题。一般获取总账科目余额表主要有以下途径:

通过财务软件,引出总账科目余额表为Excel文件。通过金蝶财务软件导出数据步骤如下:打开金蝶财务软件的科目余额表,点击“文件”→“引出数据”,数据类型选择“MS Excel 97-2002(*.xls)” →“确定”→输入文件名并保存到指定的位置。其他财务软件的操作大同小异。

如没有购买财务软件,只能手工录入总账科目余额表。由于资产负债表只需要总账期初和期末数据,所以在手工录入数据时,只需按需录入相关数据。但为确保数据唯一性,必须录入国家统一会计编码。具体“总账科目余额表“如图1所示,录入期末和期初的借贷方余额即可。并把此工作表命名为“总账科目余额表”。



图1 总账科目余额表                      图2 资产负债表

 

设置资产负债表格式

资产负债表是根据资产、负债和所有者权益三者之间平衡关系,把日常经营活动信息按特定分类标准和顺序加工而成。我国采用账户式资产负债表,为保证数据导入,首先应设置表头项目:报表名称、填制日期、报表编号、金额单位等,需特别加入“科目编码”,便于获取相应账户余额。账户式资产负债表是根据“资产=负债+所有者权益”将报表分成左右两部分,左边反映资产,右边反映负债和所有者权益,按其构成项目依据流动性进行分类排序,并使左右两边总额相等,结构如图2所示。

 

资产负债表的编制原理

为提供比较信息,各项目均需填列“年初余额”和“期末余额”两栏数字。 “期末余额”栏各项目填列方法有如下三种:

根据总账账户期末余额直接填列。大部分项目“期末余额”可根据有关总账账户期末余额直接填列,如“交易性金融资产”、“应收票据”、“固定资产清理”、“应交税费”等项目。

根据明细账户期末余额分析计算填列。部分项目“期末余额”需根据有关明细账户期末余额分析计算填列。 “应收账款”项目,应根据“应收账款”账户和“预收账款”账户所属明细账户的期末借方余额合计数,减去“坏账准备”账户中有关应收账款计提坏账准备期末余额后的金额填列。“预付款项”项目,应根据“预付账款”账户和“应付账款”账户所属明细账户期末借方余额合计数,减去“坏账准备”账户中有关预付款项计提坏账准备期末余额后的金额填列。还有“应付账款”“预收款项”、“应收票据”、“应收股利”、“应收利息”、“其他应收款”等项目按要求计算填列。

根据总账账户期末余额计算填列。一部分项目“期末余额”需根据有关总账账户的期末余额计算填列。“货币资金”项目,应根据“库存现金”、“银行存款”和“其他货币资金”等账户期末余额合计填列。 “存货”项目,应根据“材料采购”、“原材料”、“周转材料”、“库存商品”、“生产成本”等账户期末余额之和,减去“存货跌价准备”账户期末余额后金额填列。还有“固定资产”、“无形资产”、“在建工程”等项目按照相关的编制原理进行计算填列。

 

编制资产负债表

根据资产负债表编制原理,主要有三种获取公式编制。

根据总账账户期末余额直接获取:此类期末数据获取,用VLOOKUP函数可直接获取。为方便计算,在“统一编码”列填入了此账户国家统一会计编码,如图2所示。例如“应收票据”的期末数据D8单元格录入“=VLOOKUP(A8,总账科目余额表!$A$5:$F$81,5,0)”。“A8”表示应收票据会计编码,“总账科目余额表!$A$5:$F$81”表示数据获取范围,“$”表示绝对引用。其中各列数据如图1所示。“5”表示返回第5列数据,即“应收票据”期末借方余额。“0”表示精确查找。

根据明细账户期末余额分析计算获取。此类期末数据获取,通过VLOOKUP函数获取,特殊点为需要减去备抵账户期末数据,如图2所示。例如“应收账款”的期末数据D9单元格里录入“=VLOOKUP(A9,总账科目余额表!$A$5:$F$81,5,0)-VLOOKUP("1231",总账科目余额表!$A$5:$F$81,6,0)”, “A9”表示应收账款会计编码,“1231”表示“坏账准备”会计编码。其中各列数据如图1所示。“6”表示返回第6列数据,即“坏账准备”期末贷方余额。

根据总账账户期末余额计算获取。此类数据获取是通过多个会计账户数据获取。如 “货币资金”项目,应根据“库存现金”、“银行存款”和“其他货币资金”等账户期末余额合计获取。具体公式如下:“=VLOOKUP("1001",总账科目余额表!$A$5:$F$81,5,0)+VLOOKUP("1002",总账科目余额表!$A$5:$F$81,5,0)+VLOOKUP("1012",总账科目余额表!$A$5:$F$81,5,0)”, “1001”、”1002”和“1012”分别表示“库存现金”、“银行存款”和“其他货币资金”。

通过设置特定接口资产负债表,达到财务数据的便捷导出导入,在一定程度上解决了手工录入的缺点,也解决了财务软件不能针对企业个性化输出财务报表的弊端。通过开放式按需编制数据接口,获取对口数据,解决不同企业之间数据接口数据不一致问题,可为分析财报数据打好坚实基础。

(作者单位:贵州商学院会计学院)

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