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管理者时间管理的艺术 ——和德鲁克学习做一个高效率的管理者

《环球市场信息导报》 2016年11月1日 作者:李宏宇、滕宏旭

文章关键词: 时间管理  
    管理者需要处理的问题多,千头万绪。而且管理问题的紧迫性也要求管理者的效率的高效。成功的管理者都是运用时间的高手,据说苹果公司的创始人乔布斯每天早上四点起来工作,到早上九点就完成了一天的工作,剩下的时间用来思考和享受生活。可是,随着社会的发展,管理者的工作越来越无序,很多管理者常常把“太忙了”,因此,管理者如何高效利用时间是非常值得研究的。
     时间及时间管理的重要性

有这样一个问题:时间上最长又最短的东西是什么?答案是时间。人的生命就是由时间组成,人和人的区别不在于智商,更重要的是对于时间的运用。鲁迅先生说:浪费时间等于自杀,浪费别人的时间更等于谋杀。因此,时间对于人的重要性不必多言。前人的研究主要在个人的时间管理上面,然而对于管理者来说,时间更加是重要。因为管理者需要处理的问题多,千头万绪。而且管理问题的紧迫性也要求管理者的效率的高效。成功的管理者都是运用时间的高手,据说苹果公司的创始人乔布斯每天早上四点起来工作,到早上九点就完成了一天的工作,剩下的时间用来思考和享受生活。可是,随着社会的发展,管理者的工作越来越无序,很多管理者常常把“太忙了”挂在嘴边。

 

管理者时间管理的艺术

作为高校教师,在平时的工作中,我有大量的教学、科研、讲座工作,还要去企业调研讲课,因此在工作中如何安排好时间非常重要。结合我的工作,我给管理者介绍几个时间管理的艺术。

合理规划好时间。管理者必须规划好时间,列出一天、一周、一个月、一年的工作计划,按照“近密远疏”的原则,把工作合力安排,把时间步骤安排的紧密、合理,只有这样才能让工作有条不紊,让自己的时间游刃有余。

抓紧时间做好重要不紧急的事情。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。这就是关于时间管理的“四象限法则”。

很多人以为要多做重要而且紧急的事情,其实恰恰相反。管理者要做第二象限,也就是重要但是不紧急的事情上。这二象限不同于第一象限,这一象限的事件不具有时间上的紧迫性,但是,它具有重大的影响,对于个人或者企业的存在和发展以及周围环境的建立维护,都具有重大的意义。未雨绸缪,这是我国古代的一个成语,它的意思是说在下雨之前或者是不下雨的时候要先修缮房屋门窗,以防备下雨的时候挨雨淋。我经常拿大学生身边的例子如:体育锻炼、英语学习、专业课学习,这些事平时要抓紧,付出大量的时间和经历,否则的话,到考试之前,很多人会措手不及。

 

懂得授权——管理者自己有更多的空余

授权,又叫做放权或者分权,是指管理者把原本属于自己的权力或者职责暂时或者永久、全部或者部分授予下属个人或者下属团队的过程。管理者由于能力、知识、时间、精力的限制,干工作不可能面面俱到。因此,必须学会大胆授权下属,才能给自己留出空间去思考重大问题,同时也给下属一定的工作的空间,发挥一定的主观能动性的余地。这样不仅提高了下属的能力,而且给下属工作的主动性、责任心都有很大的加强。下属会感觉到得到重用、得到信任,工作会有更大的责任感。很多管理者不懂得授权的艺术,做事情眉毛胡子一把抓,事无巨细、事必躬亲,往往把自己搞得焦头烂额,工作和生活都得不到平衡。

四、善于利用零碎时间。当前,时间的碎片化现象严重,管理者的一天会被各种活动分成若干个碎片化的时间。因此,管理者应该学会珍惜时间,尤其利用好碎片化的时间,只有这样才能高效利用时间。

五、杜绝时间浪费。领导人应该珍惜时间,杜绝时间浪费的现象。很多领导人乐意参加各种活动,疲于应付。例如:出息各种宴请、剪裁、开幕仪式,习近平同志号召干部多回家吃饭,不要老在外面吃饭。领导人应该注意休息,不要熬夜。很多领导人经常熬夜,很多人是由于上面说的,疲于应付,参加各种活动,也有人深夜工作,批改文件,或者开会、参加各种活动。在给全国县委书记培训的课程当中,习近平同志亲自授课。授课过程中,习近平同志讲到时间管理的问题。他习近平同志建议干部们,12点前睡觉,不要熬夜,有工作第二天继续工作。这样才能保持旺盛的精力。

 

杜绝拖延症——凡事不拖延,远离拖延症

现代社会,由于生活节奏加快,管理者的工作也是千头万绪,因此,很多人出现了拖延症的坏习惯。例如,很多工作必须等到最后期限才去完成。我本人在工作当中就很有这方面的很严重的问题,基于研究以及对自己学习工作的反思,我想到了以下几个方法来克服拖延症。

凡事不要追求完美——给自己一个低的起点。我们所拖延的大多数任务,都是因为我们把它想得太难了,太痛苦了,当我们把起点放低,我们会立即去做。很多事情,总想着准备好了再去行动,实际上,不如慢慢开始,毕竟万事开头难。

创建任务列表——让任务清清楚楚。管理者每天做的事情一定是多头的,但是,创建好工作列表,就可以把一天的工作分清主次先后,列出最后期限,使得自己的工作任务清清楚楚。

切断干扰源——让自己更加专注。在我们的生活中有很多干扰源,例如手机、电脑、网络等,当我们想要专心做一件事情的时候,尤其是在做一件很想拖延到明天的事情时,一个他人的短信也许就可以让我们转移注意力,去干其他事情,甚至很难再回到最初的状态。管理者要做的就是简化周围所有的干扰源,把所有认为可能会打断我们专注状态的东西全部通通切断。

禁止多任务操作——变得简单高效。虽然说我们的大脑是多任务操作系统,我们可以一边唱歌一边洗澡,一边上课一边玩手机,一边写作业一边看电视,一边听音乐一边走路。但有的时候,单一性的工作可以让我们保持高度的注意力,让我们更快的完成任务,从而减少拖延的次数,进一步培养立即完成工作的好习惯。

作为管理者,只有高效利用时间,才能实现卓有成效。高效利用时间,必须学会合理规划好时间、集中时间做好重要不紧急的事情、善于利用零碎时间、杜绝时间浪费,杜绝拖延,才能成为卓有成效管理者。德鲁克的《卓有成效的管理者》对时间的管理非常深刻,在学习和工作中,我也受益颇丰。好好把握自己的时间,好好利用时间,才可以成为一个高效的管理者。

(作者单位:河北民族师范学院)




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