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中专学校档案管理应走管理与服务并重之路

《环球市场信息导报》 2016年9月1日 作者:赵明霞

    在我们国家的建设与发展中,中专学校一直为社会输送大量的专业技术人才。因此,在档案管理工作中,要注重走加强管理与服务并重的道路。各级各类院校应该采取新的管理理念、管理方法,让档案管理工作发挥出中重要的作用。
     我们学校的中专学校发展迅速,在新中国成立以后,形成了新的学校建制。一般来说,中专学校分为国家、省、市三个级别,学校齐全,专业分类,为国家培养大批的专业技术人才,为国家与社会主义建设发展做出了巨大的贡献。自从改革开放以来,中国经济迅速发展取得了举世瞩目的陈旧,这与中专学校的发展有着非常密切的关系。当前,我们国家中专教育形成了国家、政府、社会为一体的模式,具体到中专的教育实践,改革、发展、新的教育观念都成为中专教育发展的关键。在这种新形势下,如何促进档案管理工作创新呢?笔者认为,需要走管理与服务并重的道路。

当前中专学校档案管理存在的主要问题

档案管理的思想比较陈旧。在许多中专学校档案管理中,指导思想与管理观念依然停留在传统的认识上,重视档案的管理工作,轻视档案的服务工作,重视档案的收集、整理与归档,忽视档案的查询与运用,档案被封锁在档案柜中几年都不懂是常有的事情,不少学校的档案管理人员认为只要将档案室看管好,不丢失、不损害就可以,其实这是一种错误的认识,档案管理的主要目的就是方便教职工的使用,提高使用效率。还有的中专学校,将档案室看管的过于紧密,一般人都进不去,更不要提使用了,这种远离教学实践、远离教职工日常生活的管理工作,管理效果是不会提高的。

档案资料的手机与整理方式比较落后。在传统的档案管理中,档案室一般是由人事部、办公室、政治部负责,有的甚至是贴上闲人免进的字样,一般员工多不敢理它太近。若是需要查询资料,步骤非常的繁杂,需要严格登记、非常麻烦。在这种情况下,一些档案管理人员认为自己是主要机关的工作人员,自认为高人一等,高高在上,与普通职工联系的比较少。虽然档案管理改革之后,档案管理有效性不断提高,档案室依然是门庭冷落,根本的原因就是管理与服务工作做的不好,很多学校没有办法探索出档案管理工作的新方法、新思路。

档案收集上的问题。在档案的收集中,采取的依然是老套的教学方法,重视人事干部、政工干部的档案,忽视教育教学档案、学生档案的整理。档案管理是一个复杂的有机的体系,政工干部的档案收集与管理十分重要,但是也需要与教学政策、教师学生相互联系才能发挥出自身的作用,但是学校一般都忽视教学档案的整理,造成档案管理工作不完整、不科学、有效性难以得到有效的提升。

 

中专学校档案管理与服务并重之路

中专学校在社会的变革与发展中起着非常重要的作用,为社会输送了大量的德才兼备的人才,学校的档案管理工作需要顺应社会发展的趋势,走管理与服务并重的道路,具体来说,需要做到一些几点:

打破传统的档案管理的观念。在中专学校的档案管理中,要彻底的变革传统的重视人事干部档案管理、轻视教学业务管理的现象,在原有档案管理的模式上,不断地改革、实施、完善。学校的档案管理必须注重整体。有的学校领导部门在改革自身的发展中,只是注重学校教学规模、教学质量、学生素质、就业率等方方面面,忽视学校档案管理的创新,学校难以实现整体的进步与发展。因此,学校的领导部门要及时的转变工作理念,为档案管理奠定坚实的基础,

在学校的档案管理中,要注重“管理好”与“运用好”相一致的策略。在中专学校档案管理中,要打破传统的重管理、轻运用的现状,打破档案管理区常年无人光顾的现象,打破档案管理静止的尴尬局面,只有让档案得以运用,才能发挥出其自身的价值。需要注意的是,在档案运用中,要将档案资料进行分类,什么可以运用,什么资料可以公开,什么资料需要谨慎处理,这都需要档案管理人员进行深入的研究与思考,以方便广大教职工的运用,提升档案管理的工作效率。

加强档案管理的设施设备建设。档案管理需要有自己专门的部门与办公地点,在办公室内部还要分别设置管理区域,管理不同类型的档案,在这个过程中,需要引进先进的设施设备,做好档案保护工作,防止出现档案归档错误、潮湿、虫蛀等现象,确保安保服务工作。

培养专业的管理人员。档案管理人员需要专业的人才进行管理,这些人才需要具有专业的管理理论知识,特别是学校中的管理人员,还要熟悉教育教学活动,与教学实践、学生实践紧密结合。因此,要对在职人员进行培训,除了加强其理论知识的学习,提升其基本技能,还要这些人员走出档案室,走入实际的教学环节,真正的参与到教学活动中,对学校的重大活动、重大工作、重要人员都要有清晰的认识,在档案管理工作的时候,更好的收集资料,更好地对档案进行归档,成为高素质、专业化的管理人员,提升档案管理的有效性。因此,档案管理工作必须加强管理人员的培训,为档案的管理与服务工作奠定坚实的基础。

坚持扎实、严谨、求真务实的工作作风。档案的管理工作具有较强的复杂性,工作量大,工作压力大,要想做好不容易,因此在工作中要培养档案共组人员求真务实的工作作风,树立全心全意为人民服务的工作理念,在档案管理中,可以采取现代化的管理手段,采取电子管理、数字化管理等方式,对档案进行科学合理的分配与使用,方便人们更好地查阅与运用,促进档案工作管理小懒虫不断地提升。因此,在工作中,要加强档案工作人员的工作耐心,促进他们更好地为教职工服务。

总而言之,当前中专学校中,档案管理工作正在面临着新的问题与挑战,相关的领导者要结合实际的工作经验,结合档案管理的实际情况,采取有效的手段,加强档案管理工作,打破原有的封闭的管理体制,建设开放性的、创设性的管理方式,提升管理活动的有效性,提高档案的管理使用效率,走管理与服务并重的道路。

(作者单位:南阳文化艺术学校)

 




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