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大数据在烟草商业企业采购管理中的应用

《环球市场信息导报》 2016年5月19日 作者:钏建

文章关键词: 大数据   烟草企业  
     随着信息技术的不断进步,在当前烟草商业企业采购管理中,信息化管理在不停影响着企业管理模式的改进,从采购计划制定、项目启动、采购过程、合同签订、供货、验收结算等方方面面,IT系统都在帮助采购部门及各相关部门更高效、更准确地完成相应的业务流程,同时也为企业提供了越来越多的宝贵数据。近年来,大数据技术作为未来IT技术发展的热门方向,已经开始逐渐渗透到烟草行业的管理和营运工作中。但大部分企业还仅仅只是停留在数据的存储、查阅等基本应用领域内,对如何开发和利用好大数据仍是一片空白。针对企业本身业务运行模式,尤其是在采购领域内,充分研究发挥出大数据分析的巨大潜力,优化采购供应链的运行能力,是互联网+时代下提升工作高效运作模式的最佳的方式之一,同时也能够为企业带来显著的社会效益和经济效益。

在当前烟草商业企业的运行模式中,大部分企业已经实现了利用信息化平台对整个企业各项业务进行管理,随之带来了整个企业数据存储量爆炸式的增长,其中企业的采购管理业务对数据存储量的要求尤为突出,需要将各类不同的物资、服务项目的整个采购过程数据全部进行收集,利用往年数据对来年采购工作提供决策依据。但目前不同州市公司间采购数据格式、存储形式和信息资源是相对独立的,常常发生基础数据重复设置和不同系统间数据接口故障。因此,利用大数据技术来构建一个统一的标准化采购数据仓库显得尤为必要,可以将不同的州市公司的采购数据和内部分散的原始数据汇集在一起,通过收集、归纳、转换和加载等形式形成一个整体的中心数据集,不但解决了现有系统资源共享难的问题,而且利用相关技术和软件工具,可以直接从企业信息中心数据库中集中、随机地提取、分析数据。

大数据与数据挖掘技术

大数据的概念比较宽泛,通俗来讲就是规模巨大、数量众多的数据集。国际数据公司(IDC)则将大数据定义为拥有体量大、快速化、类型杂、价值大四个特征的数据集合。大数据来自多种数据源,并且数据种类和格式很丰富,具有很高的商业价值。对于大数据中的内容经过科学收集、归类、整理后,再加以排列、组合、分析,最终变成为十分有用的信息。其数据集越大,处理难度越大,但是,处理后的应用价值也就越大。

大数据的价值体现,核心关键在于对数据的挖掘。大数据是将数据整合在一起,数据挖掘(Data Mining)就是从整合的海量数据中提取、转换、分析,从中获得潜在的、有价值的信息,这些信息是隐含的、事先未知的,它可以表示为概念、规则、模式等形式。数据挖掘也是一门交叉学科,它把人们对数据的应用从低层次的简单查询,提升到从数据中挖掘知识,提供决策支持。从商业角度来看,数据挖掘是一种商业信息处理技术,即是按照企业既定的业务目标,对大量的业务数据进行转换、分析,从中提取出有商业价值的信息,使得企业可以更合理地进行销售分析与预测,帮助企业做出更有利的决策,提高市场的竞争能力。

大数据对于采购部门的重要性

数据挖掘、分析的概念其实在上世纪就已经提出,当时主要是利用一些分析模型来对车间的生产流程进行优化。但随着技术的进步,大数据的分析使用已经被越来越多的企业所采用。特别是对于企业的采购部门来说,大数据技术有着更为重要的意义。随着市场的变化发展,对于采购部门来说,供应链已经开始变得越来越复杂,采购需求的个性化需求越来越多,整个外部市场也开始变得更为复杂,采用大数据与数据挖掘技术,能够使采购部门在企业中发挥更大的战略作用,将有限的采购资源合理的分配到整个供应链环节中,优化企业资源在各个环节的分配,在加强产品质量、降低管理风险的同时,能够有效杜绝对物资的浪费,降低企业的实际运行成本,增加企业效益。

大数据在烟草商业企业采购管理中的应用

目前,烟草商业企业信息化经过多年的发展,已经建立的包含计划申报、审定、执行、使用、结算等涵盖采购工作全过程的信息平台,平台上每天都会产生大量的采购管理数据产生,但数据仅仅只停留在存储和查询功能上,有必要对现有的数据进行数据挖掘,提炼出对企业管理有效和有用的信息,为制定合理有效的采购计划和经营策略提供数据支持。

用于大规模的数据统一。目前,对于烟草商业企业来说,采购工作分为五种采购方式和三种采购形式,同时涵盖了对评标评委、招标代理机构、供应商管理等多方面的内容。但由于历史的发展原因,虽然目前对上述工作已经实现了信息化管理,但是由于不同地区发展水平不同,各项数据的采集汇总管理方式各不相同,很多地区都是靠人工来进行手工汇总,不仅机械还增加了不少工作量。而采用大数据管理,统一各项数据采集管理模式,定义好数据的不同类型,首先能够极大的降低以往繁琐的数据录入工作,各项数据格式统一,报表自动生成,能够极大的提高工作效率;其次通过大规模的数据统一,不同地区、州市、乃至各省之间都能够实现数据的共享,对市场价格分析、供应商综合管理以及不同物资间的规格差异等都能够有着更为直观有效的了解,能够更好的把握住市场的价格波动,摸清各个供应商的信誉及产品质量,能够有效降低采购风险;再次由于数据统一化管理,监管部门通过网络能够更为直观的了解到各个公司的采购实际情况,进一步提高了对采购的规范管理,能够有效降低企业的廉政风险。

用于对市场行情的分析把握。对于烟草商业企业采购工作来说,大宗物资的市场行情变化对企业的效益影响非常大,尤其是对烟用物资。烟用物资的采购数量多,采购金额巨大,如果能够及时把握住市场的行情变化,以更为合理的价格采购到质量更好的物资,对降低企业经营成本有着尤为重要的意义。通过采用大数据技术,对往年的采购数据进行分析,同时依靠先进的分析模型,能够有效的找出市场规律,提前对市场价格进行预测,有效规避市场风险;通过对供应商投标文件定量收集一些成本参数,综合分析挖掘供应商的真实成本及实际服务水平,以更好的协助采购部门进行价格谈判。

用于对企业精益管理的支撑。企业精益管理的核心就是降低成本、提高质量、实现价值最大化。这些方面都离不开对采购工作的优化。但优化采购不能只是凭空想象,需要大量的数据作为支撑。通过大数据技术,对以往的海量采购数据进行数据挖掘,利用采用复杂的优化模型,能够找出企业采购成本和实际业务需求的平衡点,能够更有效的降低企业运营成本,真正提高精益管理水平。

用于对企业资源的合理分配。对于经营多年的企业来说,采购过多少物资设备?具体哪些物资被使用在了哪些部门?企业现有多少台电脑?多少桌椅板凳?这些很多已经无从查起。如果对所有现有的物资设备进行盘查,本身就是一个巨大的工程,而且只能靠人工去完成,费时费力。同时随着时间的推移,新进的物资设备又如何进行盘点管理又是一件麻烦事。而采用大数据技术后,每一件物资设备都可以进行数据采集并汇总,形成一个物资库存数据库,能够准确的反应出每一件物资的使用情况,既能够降低物资盘点的工作量,同时也加强了对物资的规范使用,为采购计划决策部门提供真实的数据情况,减少对物资计划胡乱填报、随意浪费等问题的发生。

大数据技术在烟草行业中面临的风险以及解决方法

目前对于烟草商业企业来说,实现大数据管理技术并不是太大的难题,但也存在着一定的风险。首先是数据的错误操作问题,由于不同的从业人员对数据操作的水平不一,在进行数据采集时难免会出现数据的错误操作,出现数据不匹配,可能会引发数据断裂等一系列的连带反应,甚至可能会出现数据事故;其次是大数据的安全性问题,利用大数据技术,海量的数据将被进行汇总挖掘分析,其中很多数据都是行业的保密数据,存储系统的物理损坏、黑客攻击、内部数据泄露、网络安全等问题都会引起数据丢失、泄密等各种安全问题。为了减少和避免数据安全问题的发生,在推广大数据技术的同时,需要加强对从业人员的业务培训,进一步细分数据库的访问权限和内控管理,提高个人电脑的安全性。同时,在建设大数据的同时,需要对数据系统进行冗余处理,采用更高效能的数据存储体系来有效降低物理故障的风险。

总体上来说,大数据是未来信息化管理发展应用的必然趋势,在烟草商业企业采购中的应用将对企业管理带来根本上的飞跃,但也存在一定的风险性。对大数据的应用进行有益的探讨,如何有效降低其风险,提高效益,降低企业的经营成本,这将是烟草企业精益管理中的一个重要课题。



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