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企业应收账款管理建议

《环球市场信息导报》 2014年1月25日 作者:张琳、赵云峰

文章关键词: 企业   应收账款管理  
    在竞争激烈的市场经济中,赊销作为促销产品、扩大市场的重要手段之一,已越来越被广大企业所广泛采用。随之而来的是企业资产负债表上“应收账款”余额的不断增大,以及越来越凸显的坏账风险。如何正确运用赊销、如何加强应收账款的管理逐渐演变成为现代企业营运资金管理的重要环节。
     随着市场竞争日益激烈,赊销作为促销产品、占有市场的重要手段之一,在被广大企业所广泛采用的同时,企业资产负债表上“应收账款”余额的不断增大,坏账风险也越来越凸显。正确运用赊销、加强应收账款的管理将成为现代企业营运资金管理的重要环节。

  应收账款是企业拥有的一项很常见且非常重要的资产,它的安全及质量直接影响到企业的可用资源、损益情况、现金流量,甚至影响着企业的发展及壮大。然而,在现代企业管理制度中,应收账款管理似乎并没有引起各界充分的重视。部分企业经营者一味强调把企业做大做强却忽视了做精,对潜伏在日益增长的销售业绩背后那不可小觑的坏账风险存一丝侥幸。

  应收账款是指对企业因赊销商品、提供劳务过程中形成的应向客户收取、但尚未收取的款项,包括应向客户收取的全部款项和价外费用,如代垫的运杂费、保险费,以及应向购货单位收取的增值税等。应收账款是企业的一项很常见并且十分重要的资产,它的安全性及质量会影响到企业的资源、损益情况、现金流量,甚至对企业的发展也有十分重要的影响。

  目前,在现代企业管理制度中,应收账款管理还存在一些问题,本文将针对这些问题,提出相应的对策。

  一、企业应收账款管理存在的问题。

  应收账款管理制度不够健全。在现代企业中,对于应收账款的管理制度还不健全。如果没有健全的管理制度作为基础,对应收账款的相关工作进行约束,必将加大财务风险。在一些企业,对于合同管理、销售管理、应收账款日常管理均没有系统的制度,没有对具体操作步骤的操作规范和经办人的权责利加以规定。制度的不够健全,一方面加大了应收账款管理的难度。另一方面,对应收账款的安全回收也没有保障。同时,由于制度缺失,也使内部审计无据可依,无法发挥其在保证各项工作顺利开展、保护公司财产安全方面的积极作用。

  部门职责分工不够明确。在一些企业中,目前对应收账款的管理工作尚没有明确的分工。赊销客户的审核及赊销额度的审批职责在相关部门,但审批结束后,对实际业务开展执行情况及额度使用的跟踪和监督,并没有相关的部门进行负责。如果业务执行正常,则并未显现出风险。但是,如果客户支付困能,出现逾期或坏账,由于没有预前跟踪和监督,将对企业造成严重的损失。当出现问题时,由于部门分工的不明确,没有相关部门进行承担,最有利的追索时机将而延误,对风险点没有及时把控,造成应收账款管理中存在的重大隐患。

  坏账管理有待加强。坏账管理是应收账款管理的一项重要内容。对于一些企业而言,由于管理制度不够健全,管理手段存在缺失,经常有大额坏账产生,但在坏账的确认及处理方面缺乏统一的方法和标准。具体的操作方法往往是等到年中及年末审计的时候,委托会计师事务所代为确认并作相应的账务调整。由于企业对坏账的确认及处理程序存在着一定的认知不足,也给应收账款的管理带来了一定的盲目性和随意性。

  应收账款的运用力度不够。应收账款产生后,如果加以利用将会给企业带来实质性的价值。如果不加以利用管理,安全足额回收将存在一定的不确定性,给企业带来风险。在目前的一些企业中,在新业务模式的探索方面缺乏足够的动力,所以目前其对应收账款的管理仅仅停留在风险的防范上,却没有采用外部的力量杜绝风险,更没有发掘其利用空间。这实际上是一种资源闲置与浪费,尤其是对于一家资金短缺的企业来说,运用新的资产管理手段,合理利用应收账款,合理降低坏账风险,能给企业发展带来意想不到的收获。同时,还应开拓其他领域及方式来管理应收账款。

  信用管理有待加强。信用管理分为事前管理、事中管理、事后管理三个阶段。在一些企业中,信用管理基本停留在事前管理阶段,尚未形成系统管理。对一个企业来说,如果拥有大额赊销业务,是一个相当危险的信号。赊销客户的审批、赊销额度的设定,缺乏客观、公正、成文的筛选指标和评判标准,给公司应收账款的安全性埋下了隐患。信用管理的系统化、全程化,亟待推行。

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  二、企业应收账款的管理建议

  建立健全应收账款管理制度。加强应收账款管理,是应收账款管理制度中最重要的一个环节。只有在应收账款到期前采取必要措施防止坏账产生,才能化被动为主动,如若等到应收账款已经逾期,很难避免损失。

  首先,建立内部控制度。ERP系统销售合同的制定、收款、开提单、开发票等流程,必须职责明确、互相牵制。对于赊销业务而言,赊销额度设定岗位和实际业务操作岗位必须分开,定价岗位和实际业务操作岗位必须分开。

  其次,应建立定期拜访客户制度。定期拜访客户,可以及时了解客户的需求及客户对企业提供产品及服务的意见,也可以加深买卖双方对合同条款理解上的偏差,防止因理解有误造成的合同执行问题。同时还应密切关注客户动态,做好应收账款的跟踪、监控工作。密切关注客户动态,尽早发现客户资金、经营或产权方面发生的重大变化或即将发生的征兆。一旦客户出现经营困难或支付不足的现象,立即采取行动结清欠款。在日常的管理当中,要对客户今后的经营情况、偿付能力进行追踪分析,及时了解客户的现金持有情况及周转情况。通过各种信息渠道,动态跟踪客户,及时了解客户、尤其是大额赊销客户的经营状况及产权情况,防止客户由于陷入经济纠纷或其他突发事件而面临倒闭、破产等现象的发生。

  再次,应建立应收账款预警制度,定期分析应收账款账龄。一般来说,应收账款账龄最长,其催收难度越大,催回的可能性也越小。因此,做好应收账款的账龄分析工作,显得尤为重要。分析结果如果显示,企业的赊销客户中,有相当大一部分是在信用期外付款,且逾期时间较长,则必须马上采取行动,调整企业信用政策,重新梳理赊销客户,努力提高收现效率,降低坏账风险。

  最后,不断完善收账政策。当应收账款遭到客户拖欠或拒付时,首先分析现行的信用标准及信用审批制度是否存在问题,是否有不合理的地方,然后对违约客户的信用等级重新调查摸底,重新设定其赊销额度。对于恶意拖欠、诚信度低的客户,应加紧前期欠款的催收力度,尽快结清欠款,然后将其从赊销客户中除名,不再对其开展赊销业务。若催收无效,必要时可借助法律手段,根据合同、发货单、验收单等文本资料,向法院申诉债权。

  明确部门分工,强化部门职责。应收账款管理不是公司内某一个部门的责任,这项工作因其涉及面之广,重要性之大,需要企业内部各个部门充分沟通,通力协作 。因此必须明确部门分工,强化部门职责。

  对于企业的财务部来说,应负责以下内容:对应收账款进行核算与定期分析;及时、足额提取坏账准备;负责坏账处理的相关财务操作;定期跟客户对账,收集并保存相关的函证、对账资料;协调和支持应收账款的催收工作;配合关于应收账款案件的诉讼工作。

  对于风险管理部门来说,应负责以下内容:根据销售部门提供的客户资料,同时通过合理的、公正的途径对客户进行信用调查,科学、客观评估客户,审核信用额度;审核销售合同,对合同条款进行检查、推敲,审核是否有重大遗漏或者是否有显失公允的条款存在,最好能聘请专业的律师当顾问;在具体业务执行过程中,通过ERP系统对客户信用额度的使用情况进行实时监控;掌握客户的资信情况,随时了解客户出现的不正常信号,及时反映到相关部门,并提出处理意见;负责制定和实施公司的信用政策;可以引入专业的保险机构,对应收账款进行投保,当出险时,负责跟保险机构之间的沟通;当进入法律诉讼阶段时,具体负责案件的跟踪和配合。

  积极采取措施,合理运用应收账款。随着市场经济的发展,应收账款应从崭新的、科学的角度在合理利用应收账款、合理降低应收账款风险。

  首先,引入保险机制。当应收账款的规模达到一定程度的时候,可以考虑引入保险机制,即将应收账款纳入信用范围,参与投保,让专业的、独立的信用评级和保险机构来为企业的应收账款提供强有力的保证。这种险种主要承保由于客户未付款(含长期拖欠或丧失清偿能力)造成的损失。

  其次,引入应收账款保理业务。保理是保付代理的简称,是指保理商与债权人签订协议,转让其对应收账款的部分或全部权利与义务,并收取一定对价的过程。它是实务贸易中以托收、赊账方式结算货款时,销售方为了避免收汇风险而采用的一种请求第三者(保理商)承担风险责任的做法。保理商要可提供应收账款的催收、信用风险控制与坏账担保等服务。

  加强坏账管理。在日常财务工作中,企业面对瞬息万变的市场,即使采用严格的信用政策,只要有商业信用存在,那么坏账损失的发生也很难避免。因此,在实际工作中,企业应当遵循稳健性原则,对坏账损失的可能性预先进行充分估计,当应收账款满足确认坏账条件时,及时将其确认为坏账。发生的坏账损失,由公司法律部及时予以审核。在核实过程中,如果发现涉及有关单位或个人责任的,必须追查其责任。对应该由有关单位或个人承担的责任损失,有争议的,应当采取法律手段追索。在追偿应由责任人或保险公司承担的损失后,才能确认资产损失,并履行审批手续。

  加强企业信用管理,严格信用审批。信用管理指企业为提高竞争力、扩大市场占有率而进行的以信用销售为主要管理内容的管理活动。

  首先,应加强企业信用管理。现代企业的信用管理和信用风险控制已经从单纯的事后控制发展到了事前、事中、事后控制相结合的全过程控制和管理模式。

  前期信用管理:信用调查和信用评估机制。信用调查作为整个信用管理机制的第一道关口,是三个机制中最基础的一项内容。该项工作是否到位、客户的选择是否正确,对应收账款的安全性影响巨大。当企业遇到一个新客户时,或者老客户条件发生改变需要重新加以评估时,企业不应仅仅着眼于客户的表面现象,而应通过各种途径,取得客观、公正、全面的信息,包括该客户其他供应商或合作伙伴对它的评价,当地税务局对其的印象等,从而对客户各方面的情况,包括财务状况、信誉条件等有一个深入的了解,进而再决定是否跟它合作,是否能对其进行赊销,赊销额度如何设置等。

  中期信用管理:债权保障机制。债权保障机制是三个机制中最重要的一项内容,包括合约条款的确定、密切关注合同执行情况、发现风险及时采取应急措施等等。

  后期信用管理:应收账款管理和追收机制。应收账款管理和追收机制是信用管理的后防线。如果前面几项工作出现问题,客户发生逾期情况,则应立即采取措施追收欠款,其中不排除使用法律手段。

  其次,制定严格的赊销客户及赊销额度审批流程。由相关部门提交《赊销客户审批表》,在表中列示该客户股东背景、财务状况、现有的业务规模及业务远景规划,以及过去几年跟公司的合作情况等等。审批表提交公司风险管理部审批,同时由财务部及公司总经理会签。

  随着我国市场经济的进一步完善,垄断现象逐渐消失,大多数企业都是站在相同的起跑线上进行公平的竞争,于是,抢占有限的市场资源和客户资源,成为企业之间竞争的最主要内容。除了在产品、服务上创造差异性之外,应收账款作为一种促销手段,越来越多地被应用于销售环节。由此产生的财务风险和坏账风险不容小觑。我们只有采取积极的应收账款管理方法,才能有效地化解上述风险,促使企业健康、有序发展。

  同时,赊销规模的日益扩大,应收账款管理已成为企业财务管理的重要内容之一。应收账款是企业参与竞争的产物,是由企业拥有或控制的、需经过一定的时间才能够使用的一项资产。其何时能被企业所利用,能为企业的再生产经营服务,取决于它什么时候能真正转变为现金流入。这一过程的长短,对企业来说具有重大的影响,历年来都是企业管理的重点,因此需引起了绝大多数企业的重视。

  此外,应收账款的管理与整个社会信用基础的完善性、信用体系的完备性有着非常密切的联系。在西方国家,企业信用管理已发展成为一门重要的社会学科,而在中国,由于整个社会的信用基础还比较薄弱,社会信用体系还不完备,因而企业信用管理尚处于摸索阶段。同时,由于我国大部分企业应收账款管理意识还比较薄弱,管理手段比较单一,所以大部分企业还没有建立起比较完善的信用管理体制。今后,随着我国与世界交往密切程度的不断提高,以及世界经济一体化的步伐不断加快,我国的市场经济将会进一步发展,我国的民主法制建设也将进一步完善,我国的社会信用基础也将随之逐步建立并完善。

  应收账款管理是否有效,直接关系到企业商业信用政策的运用是否成功,从而影响到企业的资金周转和经济效益的大小,甚至影响到企业的生存发展。本文通过对应收账款管理的研究,针对企业应收账款管理中存在的问题,进行分析问题产生的原因,从而针对问题根源,有针对性地提出改进意见,对症下药,量体裁衣,从而明确企业应收账款管理的重要性及迫切性,同时为具体管理指明方向和道路。

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