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中学档案的信息化管理

《环球市场信息导报》 2013年5月17日 作者:王美言

文章关键词: 中学档案   信息化管理  
    档案管理中,传统纸质管理技术目前受到了数字档案管理技术的全面冲击,其传统的管理模式在数字化档案管理时代中显得有些力不从心。因此中学在对学生档案进行管理过程中实现信息化改革具有十分重要的现实意义。
     伴随着目前社会科学技术的不断向前发展以及信息化技术向社会生活各个领域的深入,在以网络技术和计算机技术为核心的现代信息管理大环境下,已经对人类社会的每个部分都造成不同程度的影响。而在档案管理中,传统纸质档案管理技术目前受到了数字档案管理技术的全面冲击,其传统的档案管理模式在数字化档案的管理过程中显得有些力不从心。所以中学在对学生档案进行管理过程中实现信息化改革具有十分重要的现实意义。

  一、我国中学档案信息化管理所存在的问题

  管理信息化设施较为薄弱。在对学生档案实现信息化管理的过程中需要依靠一定的现代化管理设备,这些设备相对而言价格不菲。但是我国很多中学自身能力有限,尤其很多乡镇中学,经费方面本来就很困难,无法承担对这些现代化设备款项带来的压力。有些学校虽然引进了先进的管理技术,但是由于管理模式的制约以及自身能力问题,无法真正达到信息化管理的要求。比如在信息管理系统中包括数据统计、信息检索、资源网络共享、档案文件管理等多项功能,但是有些学校只对单一或者是部分功能进行使用,很多功能都无法得到开发利用。

  档案信息网络化建设不完善。 目前在很多中学的网络化管理过程中,只考虑到了对校园网络办公系统以及校内局域网的建立,并没有考虑到校园内的学生档案信息化管理,这就导致了虽然在很多方面中学实现了网络化管理,但是在档案管理方面还走的是传统管理模式,处于和现代网络技术和计算机技术相脱节的状态,档案的信息化管理由于无法和其他部门的数据库以及相关应用软件相连接,无法实现档案信息的资源共享。同时档案的信息化管理还需要建立在一定的管理规范的基础上,但是目前很多学校对该管理手段没有足够的重视,在网络化建设过程中忽视了对管理规范上的统一,这些规范应该包括档案馆藏数字化标准、信息系统的开发和应用、各个学校之间的数据库连接等多方面的内容。

  档案信息化管理的程度不够。 随着我国在教育体制上的不断深化改革,各地都加大了对中学的教育投入,很多学校在办学格局上也发生了改变,在教学规模扩大的过程中,需要管理的档案数量也在逐年增多,这给学校档案管理工作造成了不同程度的压力。如果可以充分的利用现有的数字化信息技术,将原始档案转换为电子数据,将纸质档案进行数字化处理,在实际管理过程中就会显得更为高效和便捷。但是由于技术、资金、发展规模等多方面原因的制约,很多中学尤其是乡镇中学无法达到这种管理程度。

  管理意识薄弱和管理人才的缺乏。就中学档案信息化管理的相关认识而言,部分地区部分中学在相关意识上比较薄弱,他们或者是认为在档案管理过程中大量的采用信息化管理技术没有那个必要;或者是简单的认为信息化管理就是单指依靠计算机来对档案进行管理。还有个别学校认为学校的主要职能在于教学工作,对于档案管理一直没有给予足够的重视,更别说信息化管理。同时,目前即使很多学校开始采用信息化管理系统,但是缺乏大量的熟悉档案管理和信息化管理系统、技术的管理人才,这也在很大程度上阻碍了我国中学档案的信息化管理发展。

  二、中学档案信息化管理的几点完善

  做好档案信息化管理的基础设施建设。 档案工作的信息化建设已经与学校管理和教学的现代化进程密切相关,必须把档案信息化建设的这项工作纳入到校园的信息化建设工作当中。档案信息化建设的顺利开展,学校需要制定周密科学的计划,实施长远的规划,以及建立良好的管理机制,从而体现学校发展对档案工作的要求以及档案管理上的需要。同时,学校需要重视硬件设施和人员的配备,不盲目追求“高、精、尖”,结合学校自身实际情况,力求经济投入最小化,实现效益最大化,使有限的人力、物力、财力得到最大限度发挥。

  完善档案管理的网络化建设。单独地使用档案管理系统已不能适应办公自动化的要求,必须把档案管理系统接入到校园网,使之成为数字化校园的一个子系统,并使之与其他软件系统连接,形成一个巨大的信息网络,实现信息资源高度共享化。目前,学校使用的软件系统和档案管理系统是独立存在的,需要存档的数据信息不能直接导入,致使档案管理不及时,信息传递速度慢,利用滞后。根据系统特征建立相应的接口程序,使各软件系统中的数据信息能方便、直接地导入档案管理系统中,通过与校园网连接,实现区域学校之间的网上查询和信息传递。

  提高档案的数字化管理程度。作为档案信息化管理的基础性内容,如果不能实现档案管理的数字化,信息化就无从谈起。中学档案本身属于档案管理中的基础部门,管理人员相对较少,资金不足,如果要求中学所有的档案内容都实现数字化目前也不现实,同时将会消耗大量的物力财力,没有必要。所以在数字化管理强化过程中需要对档案利用率进行认定,对利用率较高的档案进行优先管理,具体可以考虑学生学籍档案、教师考核、教师分工、课程设置、考试成绩等内容的档案,这些档案的利用率一般较高。在传统的管理模式下这些档案都是纸质档案,所以中学档案室应该优先实现这些档案的数字化转换,将其内容以数字信息的方式依靠计算机来进行储存,从而利用计算机进行快速的查找和检索。

  提高管理者的管理意识和管理水平。随着数字化校园建设的不断深入,中学的管理者以及具体的管理人员要充分的认识到信息化的重要性,正确认识信息化管理所包含的内容,明确其管理手段、管理模式以及管理要求。为此,档案管理人员不仅要掌握传统的档案管理知识与技能,而且必须懂得计算机操作、数据库管理、网络管理等的基本技能。要有一支本领过硬的专业队伍,就必须重视对档案人员的培养,采用实行持证上岗、举办不定期业务培训班等措施,提高专业技术水平,保证档案信息化建设工作稳步向前。

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