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试论高校基建档案信息化管理

《环球市场信息导报》 2013年5月14日 作者:樊雪飞

文章关键词: 高校基建档案   信息化管理  
    本文通过分析研究了高校基建档案的特点、问题以及管理现状,进一步提出了基建档案信息化管理的必要性,并提出了相应的运行方式。
     1、高校基本建设项目档案的特点

  1.1档案项目专业内容具有复杂性

  基建档案涉及自动控制、消防、地质、建筑、结构、给排水、气象、环保、空调、电信、供变电、采暖等多种专业内容,有机的融合了这些专业就产生了基建档案专业内容的复杂性。

  1.2档案与工程进度相比具有滞后性

  在基建活动中产生基建档案,它对基建工程特征、内容和过程进行真实地反映,相对于所反映的基建项目存在一种必然的滞后关系。另外,作为基建档案的特殊性,通常建设项目在竣工验收过程中,大部分只按竣工检查把资料整理好用于验收,当完成验收工作后,经过整改,还需对基建项目的归档按照高校档案管理细则要求实施进一步的整理,所以,这也表现出档案的全部形成相比于工程完成相对滞后。

  1.3档案材料具有广泛的来源

  基本建设项目从项目建议书的提出到全面竣工验收工程,基建档案的材料来源涉及到设计部门的论证设计、政府部门审批、监理单位监理、施工单位建设、质检部门评定质量过程,以及设备供货、材料单位等,所以说基建档案的材料具有广泛的来源。

  1.4档案的不可替代性和长久性

  一份完整、系统的基本建设工程(项目)档案,在建设工程(项目) 维护、管理、使用、扩建、改建中是不可缺少的依据,所以在很长一段时间内它可以发挥作用。又因基建档案中有很多图纸存在,对建筑物的内部构造可以更为直观地进行反映,因此在利用的过程中是别的文件无法替代的。

  1.5档案数量具有庞大性

  基本建设项目因其参与单位多,涉及专业广,项目归档文件套数多,以及投资规模大等因素,使得基建档案最终形成的数量与其他专业技术活动形成的档案要多很多。

  1.6项目全过程具有完整性

  在基建项目建设中,基建档案包含了从项目建议书提出、设计招标、签订有关合同、进行可行性研究、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘察、工程施工、竣工验收等全过程形成的资料、文件,全面、资料、充分的显现整个工程的来龙去脉。

  2、在管理利用中原始的基建档案存在的弊端

  2.1. 纸质档案利用存在问题  档案工作的最终目的是档案利用,档案的价值也是通过一次次的利用中得以体现。通常来讲,有三种方式提供档案利用:第一,提供利用根据档案内容编写的参考资料;第二,提供利用档案复制件;第三提供利用档案原件。基建档案提供利用的主要方式主要以后两种居多。从目前基建档案的状况看,因长期提供利用原件,导致许多图纸严重破损,而且没有其他备份可供复制。再有在整理档案的过程中部分高校的档案管理员,考虑到防止日后利用中的遗失问题及档案的完整性,基本用线把一栋楼的同种图纸装订在一起,这样其完整性虽然保证了,然而利用起来非常不方便,图纸又多又大,带给复印极大的难度。

  2.2建档质量较低

  有些档案管理人员缺乏认识基本建设工程信息的来龙去脉,不能及时整理、分类收集到的资料,常常简单装订、随意放置,这样无法保持工程档案的准确性、成套性、系统性,对档案的内在质量直接产生影响。

  3、运作基建档案信息化的管理方式

  3.1建立基建档案业务标准和管理制度

  就是根据基建档案信息化的要求制定数字档案和电子文件的管理标准和办法,确定搭建系统平台的技术规范和功能要求,制定信息及网络安全管理制度,立足于依法治档在制度上保证基建档案信息化建设。如电子案卷质量标准的制定,使分类组卷接近或达到最好水平;数字接收档案标准的制定,使电子归档质得以确保;制定计算机网络标引、检索、整理、鉴定、著录、利用等标准,统一化、规范化档案信息管理工作。

  3.2实现基建档案馆藏数字化、归档自动化

  就是通过自动化网络办公,其管理形式以创建和流转电子文件为特征,其形成的档案无疑以电子文件的形式产生,必须实现自动化管理电子文件的归档。

  3.3拟定实施计划

  按照总体规划的基建档案,拟订详细的分期实施方案。分期实施方案要对国家信息化战略开展进程、技术支持能力、档案发展和管理需求、经费投入保障、工作环境以及人力资源状况等因素进行充分考虑。

  3.4开发辅助决策支持系统和开放基建档案共享信息

  基建档案信息化的根本目首先是对基建档案资源深入、广泛地进行开发利用,使基建档案利用价值最大限度地提高;其次是使基建档案管理的基础性地位和作用得以有效提升,在工程建设方面充分发挥基建档案信息带给决策者的辅助决策作用。所以,建立和开发档案共享信息系统使基建档案信息化的核心工作,辅助开发和应用决策管理系统,然而共享的同时必须要高度重视授权管理和保密鉴定,真正实现基建档案的利用价值。

  3.5业务培训和队伍建设

  对档案管理人员来讲档案信息化是新事物,为了社会化、知识化开发档案信息和技术应用,不仅要求档案员不仅具有档案管理方面的知识,还要具有企业管理方面的知识,并对计算机能够熟练操作和应用,因此专兼职档案人员必须积极参加一些业务学习、专业知识培训,对专家写的优秀档案论文进行研究,使其自身各方面的素质尽快提高,成为一名合格的、出色的档案工作管理员、档案信息和管理开发者。

  总之,随着高校规模的逐渐扩大,其基本建设将得到加速发展,所形成的基建档案属于学校的宝贵财富,它历史记录了学校的基本建设,对学校基础设施的整体水平也将进行反映。基建档案工作具有极强的管理性,它的信息化管理水平好坏,与学校现代化程度密切相连,因此对基建档案管理的现代化问题我们必须从档案事业的发展趋势来研究,努力做好基建档案的信息化管理,从而与形势发展相适应,使学校的整体需要获得满足。

  参考文献:

  [1] 陈晓伟,吴欣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].机电兵船档案.2009年05期

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