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单位公文写作必须发挥业务科室的基础性作用

《环球市场信息导报》 2012年4月16日 作者:潘羿安

文章关键词: 单位公文写作   业务科室   基础性作用  
     当今社会,公文在实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达决策中发挥着越来越重要的作用,它是公共管理的首要环节,贯穿于整个公共管理过程的始终。按现行体制及惯例分工,各单位、各系统包括公文写作在内的公文办理,主要由办公室(含秘书部门,下简称“办公室”)承担,业务科室予以适当配合。但是,随着经济社会的快速发展,迫切需要改革和创新单位的公文写作机制,充分发挥业务科室的基础性作用。经验证明,充分发挥业务科室在公文写作中的基础性作用,需做好四个方面的工作。

  1.走出“一条新路”——增强业务科室发挥公文写作的“基础性作用”意识

  发挥业务科室在公文写作中的基础性作用,首先应教育和引导业务科室弄清公文办理“基础性作用”的三个含义,从而树立起“基础性作用”的光荣意识和责任意识。

  业务科室是单位公文办理的“绿叶”。实际上,目前在相当多的党政机关职能部门的《公文办理制度》都有这样的规定:公文分办:上级政府(部门)、下级政府及非隶属部门(如外地政府、党群部门等)来文,按文件内容分办,单项内容的由对应业务科室提出意见,涉及多项内容的则分送对应内容的多个业务科室提出意见;信访件按内容由对应的业务科室提出意见;领导指定科室提出意见的公文或信访件按领导批示分办,办公室督促落实;在业务科室提出意见的基础上,由办公室审核、领导审定后以单位名义制发。从这些制度和流程可以看出,单位的公文办理和公文写作,没有业务科室的基础性工作和对办公室的积极配合,光靠办公室的单打独斗是难能完成任务的。单位要注意加强这方面的内容教育,增强业务体科室的责任意识和光荣感,激发他们发挥好“绿叶”作用的内动力。

  业务科室是单位公文写作的“支柱”。众所周知,党的机关公文分为14种,行政机关公文分为13种,加上日用公文16种,除了命令、决定、决议、指示、通知、领导讲话以及人事任命等文种的文稿,办公室(或人事部门)可以单独完成拟稿之外,凡涉及内容广泛的业务工作“情况报告”、解决带有技术性质业务问题的“请示”、指示下级业务开展的“批复”、协商各种业务工作的“函”,以及日常公文中的“调研报告”、“工作总结”、“工作计划”、“领导讲话”等综合性文稿的拟稿任务,就需要业务科室完成大量的基础性工作。尤其是在新形势下,现行政策纷繁复杂,具体情况发展迅速,各种问题变化急速,办公室不可能及时、完整、准确地了解公文撰写涉及到的方方面面全部情况,这就更加需要业务科室给予基础性、决定性的支撑,才有可能使办公室高质高效起完成好单位的公文办理任务。

  (三)业务科室是单位公文执行的“主体”。从行政管理学的角度说,单位科室的执行主要指的是执行正确决策的速度、力度和程度,归根结底是执行正确决策的能力。包括公文写作在内的公文办理,其延伸的下一步是产生新的决策和新决策的贯彻执行。对于操作层面的业务科室来说,他们是贯彻一切决策的执行主体和指导主体,也就是公文办理延伸的新决策执行主体。他们由于在公文办理阶段已经并入其中,对延伸的新决策已经心中有数,因此在新决策产生后能够快速产生认同,执行就会更加主动、有力和彻底。

  2.搭建“一座新桥”——努力提高业务科室公文写作的基本素质

  发挥业务科室在公文写作中的基础性作用,单位领导和办公室不能简单地向业务科室布置拟稿任务了事,而是切实发挥办公室对业务科室的指导和帮带作用,为业务科室搭起能够担当公文拟稿任务的桥梁。

  抓好全员培训,进行公文处理基本理论普及。单位应加强公文拟稿的规范化管理,明确科室职责,加强全员常用公文基本知识业务培训,由公文写作专家或公文写作的优秀人员讲授写作技巧,交流写作心得,提升综合写作水平,并组织全体人员经常进行公文写作模拟练习,全面提升科室人员掌握公文的基本格式、基本要素和基本写作要求、文字表达能力和文稿拟稿水平,努力形成一套符合单位实际需要的公文拟稿组织协作体系。

  结合实际传帮带,促进公文写作任务完成。各单位办公室是公文办理工作的管理机构,主管本单位公文办理工作并负责指导业务科室的公文办理工作。办公室人员要切实提高公文办理素质,尤其要成为公文拟写的行家里手,不仅要指导业务科室准确地做好的公文办理工作,而且要发挥传帮带的作用,紧密结合公文办理任务进行具体指导和帮助,为业务处室提供相关政策和资料,帮助他们解决遇到的难题,在实践中提高业务科室公文办理的能力,不断提高业务科室公文写作的水平和效率。

  发挥科室领导人骨干作用,推动单位公文写作整体能力提高。业务科室领导人是单位党组织和行政领导的得力助手、上下沟通的坚强桥梁、执行任务一线的正确指挥、下属人员的良师益友、内外联系的坚固纽带和各种业务的行家里手。因此只有提高科室领导人的公文办理能力,充分发挥他们的公文办理骨干作用,单位各项公文写作任务分工才能得到规范执行,公文写作质量才能得到保障。从某种意义上讲,科室领导人公文办理骨干作用发挥水平的高低决定着单位公文写作整体能力的强弱。

  3.布成“一盘新棋”——引导业务科室履行好公文写作的基础职责

  充分发挥业务科室在公文写作中的基础性作用,需要单位领导加强对业务科室的引导和协调,使业务科室与办公室形成功能互补,通心合力下好公文写作“一盘棋”。

  要引导业务科室用“一盘棋”观念去指导公文起草工作。一个单位是一个整体,公文写作具有“一盘棋”特点,每一个科室就是这盘棋上的一兵一卒,缺一个子就会破坏这个整体的完整性,离开了这个整体,科室单独完成公文写作任务就十分困难,科室只有牢固树立“整体”观念,自觉地服从公文写作“一盘棋”的分工,在办公室的统一协调下,步调一致、令行禁止,按期完成自己的分工任务,公文写作这盘棋才能下得顺利。

  要引导业务科室用“同心”去完成公文起草任务。“同心山成玉,协力土变金”,单位党组织和领导要引导业务科室树立“同心”的理念,处理好本科室工作与单位全局工作的关系,在完成公文起草任务中做到和办公室思想同心、目标同向、工作同步;坚持“同心”的立场,强化自我积极性和主动性,凝聚本科室智慧力量,发挥本科室的优势作用;按照“同心”的要求,与为公室及各科室相互支持,补台不拆台、补位不缺位,努力形成“分工分责不分家、齐心合力共同抓”的良好格局。

  要引导业务科室发扬“精益求精”精神去完成公文起草工作。首先要健全和完善公文拟稿的程序,明确公文拟稿、审稿、签发的流程及质量标准要求。业务科室应按照标准要求及时收集反馈信息,发挥调查核实的责任,使文稿准确无误。为防止文稿情况失实、政策使用失当、公文调节失真,科室和办公室要做到互相尊重,互相谅解,有困难抢着上,有荣誉争着让,有经验大家学习,有教训大家吸取,以高度负责和通力互助精神,全程把好公文起草准确关,杜绝单位公文办理事故发生。

  4.建起“一个新规”——用激励机制长久调动业务科室公文写作的积极性,

  以往各单位对业务科室的工作评价,公文办理从未进入对其表彰和奖励的视线。要想发挥好业务科室在公文办理中的基础性作用,就要建起一个新规,把这项工作列入单位强化、施行、总结、表彰和奖励的制度,让“笔杆子”有为有位,成为长久激发业务科室提高文字功底的外动力。

  把公文办理作为“培养秀才”的重要任务抓紧抓好。毛主席早在1958年中央杭州会议上强调指出:“省委书记要研究理论,培养秀才,要研究文法、考据、词章”,并说:“大家都要注意培养秀才”(注:引自李锐《杭州会议 1958.1.上旬》个人图书网收藏于2010-11-26)。无论过去、现在、还是将来,包括公处理工作在内的文字工作,在任何单位都是必不可少的,并且有越来越重要的趋势。这就需要各级各单位把公文办理作为机关单位全员共同完成的责任内容,把提高文字工作能力列入全员必须完成的责任素质,并为大家积极创造各种学习、实践、提高文字工作能力的条件,以此调动大家“书山有路勤为径,学海无涯苦作丹”的积极性。

  用公文写作评比制度不断激活科室积极因素。公文写作是领导决策过程中一项重要的参谋工作,属于精神生产范畴, 这种精神生产是写作人员以客观事物和所获得的感受与认识作为先决条件的,没有深厚的情感作基础,要想写好公文那是不可能的。因此,单位应建立健全公文写作评比制度,定期精选一篇或几篇各种文种,组织大家进行比照分析,进行佳作展示,进行经验介绍,让大家从中受到教益,得到启发,使佳作作者增强荣誉感,使全体人员激活积极因素,增强写作信心,为工作任务的完成和事业的发展提供雄厚的力量保障和智力保障。

  用激励机制巩固和发展“众心合力提高公文办理水平”的良好氛围。单位发挥好业务科室在公文办理中的基础性作用,不是一时一事的权宜之计,而是需要长久坚持的内部工作机制。为此单位要有能够吸引人、能够调动人的动力激励有效机制,把公文写作列为机关人员必具的业务素质之一来加强,把完善和强化责任制度同履职评比结合起来,对认真负责做好拟稿工作的人员,要给予奖励和表彰;对不能认真履行拟稿职责造成失职渎职的人员,要予以追究和惩罚,增强责任心、培育责任感;同时应该把文字工作能力作为选拔中层以上干部的必备条件之一,以此提高文字工作的应有地位、增强钻研公文写作自豪感,不断巩固和发展“你追我赶学习写作技能、众心合力提高公文办理水平”的良好氛围。

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