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高效会议管理四要素

博锐管理在线 2011年11月23日 作者:董栗序

文章关键词: 高效会议   管理  
     “会儿不议,议而不决,决而未行,行而未果”是对当今会议的一种写照。很多管理者认为,浪费时间的三个企业活动中,肯定有会议,占调查总数57%认为,会议有一半时间都浪费掉了,是无效的。但浪费在哪里又都不知道。

  如何使会议更富有成效,是每一个管理者都关心的问题。会议是企业管理活动中重要的一种手段,是集思广益的取道,群策群力的重要方式,而会议管理需要技巧。

  一个富有成效的会议要抓住四个要素:会议体系设计、会议组织准备、会议主持、参会者,缺一不可。

  首先是会议体系设计。开什么会?为什么开这个会?会议目的和预期?解决什么问题?有没有通过其它方式解决而不用开会?根据85:15比例,体系占85%,单体会议占15%,因此首先是企业会议系统建设与设计,包括战略类、运营类、标准化例会类等。

  其次会议策划组织准备。会议主题确定、议程、时间地点的选择、确定决策方式和参会者选择等各个细节准备,都直接决定这个会议是否具有成效。一些要素如果选择不当,就会变成低效或无效。主题不明确、没有明确的目标(区别于目的)、议程设计不合理、时间地点选择不对、有经验的人和决定权的人缺席、当事人没参加、没有达成决议、有决议没有后续追踪监督等等,诸如此类,都和最终结果有很大关系。

  再次会议主持。侧重主持人准备能力技巧,包括主持人有没有用心做调查报告、有无主持控场能力、会议决策技巧、决策工具使用、沟通反馈技巧、总结归纳能力、应对意外情况发生、化解冲突、会议记录监督协助等,在整个会议中起决定性作用。

  最后是参会者。是否选对参会者?参会者有没有做充分准备?是否愿意或具备良好表达沟通能力?有没有全身心投入参与其中(还是做个旁观者)?有没有发言?会后有没有按照决议分工去执行等,他们是会议重要组成部分,因为最终一切落地还是要靠大家去不折不扣去执行。开会是大家的事而不单单是主持人的事,也是会议决议的执行者。如果不积极参与,或是“陪会者”,或没有参与的意愿能力,最后也是不了了之。

  会议是否有效涉及到很多方面,缺一不可。从会议体系的设计、会议组织准备、主持人能力、参会者积极参与等,都会影响到会议的效果,只有严格把关、控制、整合、规范好每个要素细节,熟练运用好工具流程模板,掌握好技巧,最后会议才会富有成效。



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