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节省会议时间,高效会议管理

博锐管理在线 2011年8月22日 作者:谭小芳

文章关键词: 节省会议时间   高效会议管理  
     为了节省会议时间,应采取的措施和有效办法是:

  不开与议题无关人员的“陪坐会”;

  不开名为开会,实为游山玩水的“旅游会”;

  权衡轻重缓急,抓住重点,不开“扯皮会”;

  发挥民主,集思广益,不开家长式的“包办会”;

  联系实际,解决问题,不开传声筒式的“本本会”;

  不开七时开会、八时到、九时领导做报告的“迟到会”;

  会前做好准备,不开无目的、无意义或议题不明确的“糊涂会”;

  讲究实效,不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”。

  有效率的决策者并不多见,而轻闲的管理者更少。可以毫不夸张地说:“企业中80%的开会时间是浪费掉的”。笔者看到太多企业会议杂乱、效率低下,实在令人心痛。在相当多的企业,其会议的效率正好与开会时间成反比,即会议时间越长效率越低。应该三言两语、讲清要求或注意事项就能结束的会议,也有人能天马行空地扯上二小时。本来三分钟应该讲清楚的内容,他也可以侃上半小时。往往说者信口开河,听者心猿意马。会议效率之低,到了企业员工“听说开会就头疼”的地步。如何改变这种状况呢?我还是那句老话:加强会议管理!

  不知是小时候电视看得太多,还是从前“计划经济”时留下的“遗毒”太深,现在的很多民营企业的管理者看上去几乎与“省委书记”无二,十分有“领导派头”,说话必打官腔,言必谈“开会”。诚然,“开会”是在任何一种组织中落实“管理”工作的重要形式之一,不可或缺。但如果事物仅仅停留在“会”开了没有,而不是“事儿”办了没有的程度的话,那么“会议”本身就仅仅流于了形式,成了为“开会”而“开的会”,“开会”这件事儿就会成为一种在民营企业中极为可笑的“官僚主义”的典型象征(尽管在事业机关中这样的事情司空见惯,但人家那是吃的“皇粮”,有国家养着呢,而你是民企,你的“食儿”得自个儿“挣”,千万别搞错了角色)。

  当然,也许每个人都幻想着自己拥有一个“梦幻般的团队”,做事儿刷刷刷,利索得不行——遇到问题赶紧开会,会开完了弟兄们立马儿行动,齐心协力,三下五除二就把事儿漂亮地办了,根本不需要你操心——多爽!这种执行力不是盖的!问题是,你是否拥有这样的“梦之队”?恐怕绝大部分时候让你郁闷甚至痛苦的事儿是——甭管你开了多少会,基本上说的都是“重复”的话,讲的都是“重复”的事儿——意味着你的“会”开得极没效率,开了也等于白开,因为什么事儿都没解决,什么事儿都没办成。也就是说,你这就叫为了“开会”而“开的会”,或者也可以称之为典型的“官僚主义”——甭管事儿干没干成,反正“会”我开了,“事儿”我布置了(意味着我已经尽到了自己的职责),没干成是“他们”的事儿,和“我”无关。

  您是否每天包裹于无数会议之中,常常分身乏术?您的公司是否因为会议效率低下还在错失良机?面临这样的处境,您是否找到了破解的好方法?一个又一个无效的会议正在上演,无论是经理人还是其他团队成员,大家都在漫长而无效的会议中饱受折磨!经常会有人批评我们的“文山文海”现象,据一些学者测算,各级领导参加会议的时间占工作时间的1/5~1/3。如何减少会议、提高会议效率成为共同的呼声。著名企管专家谭小芳老师表示,无效的会议不仅浪费了有限而宝贵的时间资源,而且大大降低了组织的效率,是团队执行力的敌人。经理人身为团队的管理者,他的会议管理能力直接决定着会议的成效。因此,经理人必须成为一名优秀的会议管理者。

  谈到精简会议的话题,政府部门似乎最有发言权。谭小芳老师表示,“文山会海”早已经是个老话题,甚至有民谣曰:“管理就是收费,干部就是开会”,可见大家对政府部门会议多、领导干部整天忙开会的负面印象之深。到底政府部门会议有多少呢?可以看一则新闻报道:

  往年的3月份,机关干部忙“跑会”那是常有的事——各个领域前一年的总结表彰大会、新一年的工作部署大会,基本上都集中在这个月份召开,再加上各种各样的常规会议、临时会议,会议之多,不可胜数。有时,一天开四五个会,一个会开两三个小时,那也不是啥稀罕事。只是个中滋味只有自己知道罢了。可喜的是,近年来从国家到省市区各级领导干部都开始关注精简会议的话题,并且开始遵循“先梳理、后治理”的思路,采用多种方法来切实有效地精简会议。下面还是回到我们的企业话题来。

  一般我们的企业所需要开的会议类型也比较多:如每周生产例会、每周客户服务例会、每月销售会议、以及董事会例行会议等常规性会议,也要举行围绕某一个工作事件、处理某几项事情的临时会议。然而,企管专家谭小芳老师却在调研和培训中看到——无论是季度营销会议还是年终的总结大会,现在越来越受到各级人员的抵制。拿他们的话讲:领导发言、优秀员工发言、颁奖、吃饭……不仅毫无新意、毫无实质意义,而且对这些在市场过惯了优哉游哉生活的营销人来说更是一种煎熬。

  我想,会议管理效率低下的主要原因是:企业常常需要开会,在会议中讨论企业的发展问题,但是如果会议管理不当,会造成大量的无效会议,仅仅只沟通了思想,但却产生不了实质性作用。70%的会议是无效会议,会议中70%的时间是无效时间。正确的会议目的应该是:交流信息、解决问题和作出决策,而失败会议的目的被歪曲为:开会只是例行公事;开会成为领导或是部门负责人展示权威的手段;开会成为领导的脱口秀。

  开会是我们的日常工作方式,开好会自然也是我们的日常技能。在国外的MBA课堂上,会议管理经常作为课程来教授,在职业培训中,会议管理则是必备项目。如何确定开会的必要性、如何选择议题和参与人、如何估算会议成本、如何安排发言时间、如何组织讨论、如何形成共识、如何表决、如何落实决议等,还有会务工作,都需要认真考虑。维持会议的秩序和纪律,不同意见者的声音能够被有效表达,都必须靠稳妥的方式予以规定,并在流程中有效执行,这些都体现着会议程序的必要性和严肃性。会议最常见的问题包括会议繁多无实质内容、不能准时开始、缺乏中心和主题、会议时间过长、互相重复空话套话等。开会的效率,反映了一个组织、一个团队和个人的基础管理水平。谭小芳老师结合多年职业心得所讲授的高效会议管理技巧,秉承时代精神,带领您开启高效会议的金钥匙!高效的会议能产生高效率与高效益,低效的会议成本高、效率低、效益差,让我们把握时机,掌握技巧,开高水平高收益率的会议。那么,有何收益呢?

  ☆了解会议的目的、种类和体系

  ☆掌握有效为会议做准备的要领

  ☆掌握会议中的沟通和反馈技巧

  ☆了解会议效率不高的原因及对策

  ☆掌握会议主持人的会议管理技巧

  ☆学会提高会议效率和质量的技巧

  如今,世界上各大、中、小型企业正积极地进行会议革命。我了解到,日产汽车靠着会议革命,省下了60亿日元成本,未来三年预计还可省下300亿日元!针对现代社会会议多的特点,提出会议管理的新主张,对涉及到会议的方方面面加以阐述,以提高会议效果、降低会议成本、促进会议管理效率为宗旨,谭小芳老师认为,会议的低效直接导致管理低效,有些企业的会议到了不得不优化的阶段了。但是如何优化呢?会议组织管理活动在所有工作环节上,必须体现出高效的要求,做好如下几个工作:

  第一,会议的方式必须是优化的结果,即会议所采用的方式,必须是在能够达到会议目标的所有方式中的最佳方式。

  第二,参加会议的人员必须是优化的结果。参加会议的人员,既要符合合法性,又要符合合理性,使参加会议的人员体现出最佳构成。

  第三,会议议题的确定必须是优化的结果,即在每一个会议召开之前,会务工作人员要根据会议的职权,根据会议各个议题的轻重缓急和会议领导者的安排,对计划提交会议的议题,进行必要的梳理和优化。

  第四,会议决策的形成也必须是优化的结果。为达到对会议决策方案的优化,这就要求会议对任何一个决策结果的最终形成,要提供多个预选方案,以便进行比较、优化和抉择。这样,会议上决策的质量才能有保证。

  根据培训、会议实际运作流程中的环节及问题逐渐形成一个明细的服务手册样式,制订标准化、通用的会议工作手册或差错提示。假如每次会议完毕后,要求每人至少提炼出5个差错,10个人就可总结出50多个差错,汇集起来以后就会形成一个明细、有效、可操作的工作手册或差错指引,在以后类似的活动中,差错必然逐渐减少。整个团队能在总结的经验并在已形成文字而非口头相传的标准、流程基础上学习、修改、完善,工作品质自然提升。

  从开会这件事情可以看出,无论看似多么平凡、简单的事项,都可通过标准、规范避免低水平的循环,从大家司空见惯的开会可以入手训练科学管理基本方法的运用。标准化、流程化看似古板,不一定每项规定或指引就是正确无疑的表述,但它至少使每个人更容易在此蓝本的基础上发现差错,总结修改。它不一定保证每个人做得最好,但能帮助每个人达到合格水平。每个人都能做到有序运作,看起来单个人的效率、能动性不是很高,但加起来的效果肯定强于散漫、无序运作,能将低级错误的重复减至最低限度。

  企业管理者一般都喜欢开会,或者当面下命令,觉得这样沟通的互动效果更好一些。但若要认真整理分析一下所有沟通实现,就会发现很多时候不需要面对面,所以,我建议一般的沟通去用QQ、MSN等即时通讯手段,就可以解决大多数工作安排和跟进事项。我本人也试了一段时间,即使跟2米之外的同事了解一件事情,也习惯用QQ了,办公室安静多了,而且沟通内容保存,沟通的持续性也随之增强,每有精彩的讨论就会转帖给其他同事分享,公司工作效率自此高多了。总之,会议是人类走向文明的重要表现。通过谭老师的会议管理课程,力求帮助企业实现会议管理的科学化、不断提升会议的质量和效率,不仅是为了从根本上消除“会海”,更是为了使会议成为民主科学决策的工具。

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作者 谭小芳 的介绍:
谭小芳13733187876
著名营销策划人
著名国学企管导师
著名领导力训练专家
全球500强华人讲师
亚太地区十大金牌讲师
中华领导艺术研究院院长
中央电视台《对话》节目嘉宾
被众多媒体誉为中国领导力训练“教母”
北大、清华、复旦、人大总裁班特聘教授
著有《策动旅游》、《忠诚来自孝经》、《弟子规员工读本》、《影响力的博弈》等 ……
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