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行政公文写作的规范、规律与技巧

博锐管理在线 2011年3月23日 作者:谭小芳

文章关键词: 行政   公文   写作   规律   技巧  
     古人说文无定法。作为公文写作来说,虽无定法,却有无形的规范和规律。根据实际工作体验,著名企管专家谭小芳老师认为公文写作有许多带有普遍性、规律性的东西,这也是写好公文必需把握住的。行政公文,是公务文书的简称,是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体,具有其它文体所没有的权威性,有法定的制作权限和确定的读者,有特定的行文格式(注意:比模式更进一步)并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。

公文写作的要求很高,尤其是要求起草者具有工作实践的基础,懂得工作中许多微妙的关节,而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。著名企管专家谭小芳老师(官网www.tanxiaofang.com)表示,公文语言功夫的核心是选词,选词一要根据所反映的客观实际需要,二要符合明晰、确切、简练的标准,三要根据具体的语言环境,为避免上下文重复而选择不同的词语,注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语,少用形象和描绘性词语和口语,不用方言土语,十分规范。

需要特别提出公文结构用语。一是开头用语,用来表示行文目的、依据、原因,伴随情况等。如:为(了)、关于、由于、对于、根据、按(遵、依)照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如:为要(荷、盼)、是荷、特此通知(报告、函告)等。三是过渡用语。如为(对、因、据)此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如:经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称:我、本;第二人称:你、贵;第三人称:该。等等。著名企管专家谭小芳老师(预定公文写作培训,请联系13733187876)表示,行政公文从不同的角度分类,可从不同的方面,揭示了公文的特征或属性:

(一)按适用范围来划分

《办法》规定的公文有十三种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。

(二)按行文方向来划分

可分为下行文、上行文和平行文。

(三)按缓急程度来划分

可分为特急、急件、一般文件三类。

(四)按保密级别来划分

可分为三个等级:绝密、机密和秘密。

在实践中,谭小芳老师建议各单位规范公文格式,提高公文质量的措施——

(一)提高认识,加强领导

规范公文格式,防止格式的随意性,维护其规范的体式,对于进一步提高公文的处理效率,推动机关正常工作的开展,有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。谭老师建议各级要加强对公文处理工作的领导,不仅明确分管领导分管,安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核,而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守。

(二)加强文秘队伍建设

适应新形势下公文处理工作的需要,必须建设一支思想素质好、工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。加强文秘人员的政治理论学习,不断提高他们的理论和政策水平,使之认识到文秘岗位肩负的重任,树立一丝不苟、精益求精的工作作风,增强干好工作的自觉性。谭老师建议加强文秘人员的业务培训,积极创造条件,支持文秘人员参加业务知识的培训学习,尽快提高业务素质。

(三)健全制度,规范程序

各级各单位应根据《办法》和上级的实施意见,相应制定本单位公文处理的实施细则,建立健全有关的公文处理制度,严格发文处理中的拟稿、审核、校对、印制等每一道程序,做到有章可依,照章办事,形成公文处理规范化的运行机制。谭老师建议各单位坚持公文处理由办公室统一把关办理的原则,防止“政出多门”。对某些格式问题,要做出统一规定,保证规范的公文格式落到实处。

国家行政公文有12类13种,即命令(令);议案;决定;指示;公告、通告;通知;通报;报告;请示;批复;函;会议纪要。公文主文结构,是指除了公文格式(外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置)之外的公文核心部分。这一部分的写作,是公文写作的难点。

一、标题

1.规范式:三部分,即:发文机关+事由+文种

――用于重要、庄重的公务

2.灵活式

A二部分:一是发文机关+文种

(以上标题下可加时间)

二是事由+文种

三是“转发+始发机关及原通知标题”

B一部分:只有文种

――常是不大重要的公务,带周知性

★带发文机关的标题下面如写发文时间,则须用括号,公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。

二、正文

1.主送机关(面向机关全体人员或者社会群体的,公务是周知的、重大的,常常不写;注意工作实际中组织关系)

2.正文

A.原由:一是依据:

#情况:叙述时间、单位、地点、人物和事件等;常用“目前…”类时间状语;简介人物及事迹

#文件:常用“根据…”;往往是一句话

#意义:议论:常用“是…”

#作用:常用“将使…”

二是目的:常用“为…”

原由部分可省略,或只省略依据、目的之一。

B事项:(内容多而重要的分条列项即列出层义,或用小标题或用句子表达)

1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系,独立性强,但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广,条理性强。

并列式内容之间的序码可用数字式,也可用分段式;段中并列的内容可用数字、分号(;),也可用句子并列式。

要求重轻有序:重要的放在前边,依次类推。

2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进,每一部分也不可缺少,前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密,能说明问题。

在一篇公文中,两种方法可以互相交叉,即以一种方法为主,在某一部分即某一层次中用另一种方法。

注意:自此以下常运用序码。顺序是一、(一)、1、(1)共四层。

不重要内容分项可用分段甚至加分号(;)的形式。

C结尾:(可以不要)常见有:

一是各文种专用语如:“请予批准”、“特此通知”等。

二是希望、号召类。

从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。

请示模式

请示是向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文,一事一文。上级应在一定的时限内批复。

【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如:《×××学校关于创办<校园文学>报的请示》。可以省去发文机关。

【主送机关】接受请求的直接上级机关,在标题下面一行顶格写起。

只写一个,如需同时送其它机关,应用抄报(在文末左下角写明)形式。

【正文】

1.请求缘由。一写情况依据(往往用“目前”开头),二写目的说明(用“为...”开头)。

2.请求事项。分层分项写清具体要求,并说透理由,提出充足的事实和理论根据。同时,依据实际情况,提出切实可行的处理意见,作为上级机关进行判断和指示的参考。

3.结尾。只是一句祈使性的话:“当否,请批复”或“以上如无不当,请批准”。

【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后(隔一行)注明附件名称和顺序。

【印章、发文时间】

报告模式

报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复,行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议,成为报告。

【标题】一般是:“事由+报告”。

【主送机关】与请示相同。

【正文】种类繁多,正文内容有差异。为学习方便,把报告大致分为二种:

一是综合性报告正文,或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。

1.情况简述:工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式(议论判断)、说明式(用“为了…”)等。百字上下。

2.成绩做法:这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。

3.经验教训:要有观点、看法和规律,又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。

4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。

各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。

二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题,特点是专项、特殊,一事一报。

1.概述情况。讲清工作开展情况,或问题发生的原委,事项的起因和经过。

2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验,或分析存在的问题及原因,或说明工作做法,或写出群众反映。

3.提出意见。写基本看法,解决问题的建议和办法。

报告要用事实说话,以叙述为主,叙议结合。

【结尾】一般用“特此报告”,“以上报告如无不妥,请批转各地执行”等习惯用语,有的不写。如有附件,

与请求相同写法。

最后写发文机关或个人,盖章,写发文时间。

通知模式

通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种:发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。

【标题】灵活,甚至只有“通知”这一部分(内容不大重要又是周知的)。但批转性通知的标题按照《办法》

“准确简要”的规定,省略文种,即:“批转(或转发)+(始发机关)原文标题”。

【主送机关】直接上级。

【正文】

发布性通知和批转性通知的正文:“主体(发布或转发的文件)+批语”。如:“现将《***办法》发给你们,请认真贯彻执行。”

事项性通知:原由+事项+结语(特此通知)

会议通知:名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等

任免通知:格式固定

【附件】可有可无

【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。

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